辦公文員在企業(yè)運轉中的作用及應具備的基本素養(yǎng)

秦麗莉

【摘要】本文論述了辦公文員在企業(yè)運轉中的作用、辦公室文員應具備的基本素養(yǎng)，在公司領導跟同事之間起到一個連接橋梁的作用。

【關鍵詞】辦公文員 作用 基本素養(yǎng)

文員一職作為企業(yè)的基礎性崗位，在企業(yè)中是非常重要的。身為文員在公司領導跟同事之間起到的是一個橋梁的作用，方便于兩者之間的工作更好的展開。隨著現(xiàn)代化社會的進步，文員的工作內(nèi)容不再局限于接聽電話、接待人員等事情，而是緊跟時代的發(fā)展步伐，朝著多樣化多面化發(fā)展，所需要掌握的知識也是更加豐富。

一.辦公文員在企業(yè)運轉中的作用

1.1現(xiàn)代文員的職能窗口介紹

文員一職總體來說，可分為三大類：行政、前臺跟辦公文員。辦公室文員工作具有瑣碎、繁復、承上啟下、左右協(xié)調等特點。文員是公司的基層崗位，簡單來說都從事著處理文件等工作。有些大企業(yè)對文員有著具體的分類，同樣的要求也會比較高，也給了文員某一方面的一些決策力，這也可能是踏入管理的第一步

在21世紀，辦公室文員只有有著多樣化的綜合素質，才能在企業(yè)中充分發(fā)揮辦公文員的作用。

1.2文字書寫及資料整理的作用

這是在企業(yè)中最基本也是必要的作用，是企業(yè)內(nèi)部管理的一部分。無論是起草內(nèi)部生產(chǎn)還是對文字材料的書面報告都需要文員這個崗位來完成。文員在企業(yè)中需要不斷提高文字資料的寫作質量，這是最基礎的過程，以便于更簡單、簡潔的進行業(yè)務描述或總結有關于生產(chǎn)和操作的數(shù)據(jù)、信息和其他材料。另一方面，企業(yè)中一些文件的整理、歸門別類、收集等也需要文員這個崗位去做。企業(yè)文件的整理不僅是對企業(yè)歷屆成果的累積匯總，同時也是對今后的發(fā)展起到非常重要的借鑒及指導作用。因此，完善、高效的企業(yè)文件管理不僅有利于生產(chǎn)和運作部門快速準確的找到相關的有效資料，也是企業(yè)文化和企業(yè)管理成果中不可分割的一部分。

1.3幫手與管家的作用

辦公室文員的工作包攬了公司的方方面面，在公司里面接觸的事物跟人也是最廣泛、最全面的。一般情況下，文員都做一些文字處理、資料數(shù)據(jù)整理、復印等辦公室的日常事務。所以當領導想要了解公司近況或往年相關數(shù)據(jù)時，通常都是需要文員去整理及提供。另外，決策人員要決定某些事情時，也是需要文員在旁的，因為文員是對公司內(nèi)部及外部資料了解最全面的人。這有助于決策者決策的內(nèi)容更符合公司的近況。所以文員也起到了幫手的作用，間接參與到?jīng)Q策過程中。簡單來說，要想盡快了解公司的情況，文員無疑是最快的。所以辦公室文員也相當于一個“管家婆”的存在。

1.4連接領導與員工的橋梁

除了上述所講到的作用之外，辦公室文員在公司中還發(fā)揮著上傳下達、承上啟下、代表公司形象的作用。在公司中，領導有什么指示，都需要文員與員工溝通并傳達領導的重要內(nèi)容。各部門業(yè)務之間有相關信息往來時，也需要文員來進行信息傳遞。另外，當有來訪者或其他人員，文員需對外來人員分出輕重緩急之分。對待外來人員要言行舉止得體，這是外來人員對公司的初步印象，身為文員一職代表的不僅僅是個人，更是公司對外所展示的形象。

二.辦公室文員應具備的基本素養(yǎng)

2.1熱愛自己的崗位

辦公室工作應正視同事，并聽從領導安排。同時也要學習領導是怎么去管理團隊，還要向同事學習他們是怎樣去對待自己的崗位的。在辦公室工作是鍛練自己、完善自我、增長社會經(jīng)驗的最佳平臺。不僅是站在自己的立場，還是公司的角度，都必須以精神高度集中負責任的態(tài)度，全面貫徹科學發(fā)展觀，忠于事業(yè)，熱愛自己的工作。

2.2學習牛兒吃苦耐勞的精神

辦公室文員的工作內(nèi)容繁瑣且多，偶爾也會加班。這個崗位不僅要主動服務，也要被動服務，有的時候還會吃力不討好，被人們誤解和反感，甚至還會被當作撒氣筒。但是不管怎樣，我們都要有一個好的心情，好的態(tài)度去面對。辦公室工作人員要耐得住孤獨，不急功近利，就像蠟燭一樣，燃燒了自己照亮了職業(yè)生涯。

2.3保持著持續(xù)上升的精神狀態(tài)

辦公室工作人員也代表著企業(yè)形象，要充分發(fā)揮年輕人的活力，要樂于接受新鮮事物，工作中要靈活運用，行動敏捷，這樣就能發(fā)揮出好的效果。另外，保持積極的心態(tài)，保持對事業(yè)的熱情，保持良好的心理狀態(tài)。

2.4守住做人的底線

每個工作人員都要樹立正確的三觀，也就是人生觀、價值觀和世界觀。工作生活中要誠實守信，服從領導安排，友愛自己的同事，努力培養(yǎng)集富有責任感、付出、寬容、樂觀、感恩為一體的現(xiàn)代辦公室文員。endprint