關(guān)于企業(yè)文書檔案的管理實施研究

摘 要：在社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展中，各個領(lǐng)域的企業(yè)建設(shè)都取得了全新的突破，擁有了更好的發(fā)展機遇和前景。對于企業(yè)而言，檔案管理現(xiàn)代化是提升檔案管理質(zhì)量，拓寬管理途徑的主要方式，而企業(yè)文書是企業(yè)檔案管理中的一項關(guān)鍵組成，所以就要強化企業(yè)文書檔案的管理，確保企業(yè)文書檔案管理能夠緊跟時代的發(fā)展步伐和方向，為企業(yè)的管理提供更多的可能，從而促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書；檔案管理；研究與分析

企業(yè)文書檔案是企業(yè)檔案管理中的一項重要組成部分，在企業(yè)的工作和發(fā)展中具有十分重要的作用。在開展企業(yè)文書檔案管理工作中，要創(chuàng)建健全的檔案文書工作機制，這樣就能夠降低檔案管理人員的勞動強度，促進(jìn)工作效率，確保企業(yè)文書檔案管理能夠緊跟時代的發(fā)展趨勢，促進(jìn)企業(yè)更好更快的發(fā)展。

1 增強企業(yè)文書檔案管理意識

當(dāng)前的企業(yè)檔案管理意識實質(zhì)上指的是創(chuàng)新和優(yōu)化意識，這也是其在社會檔案意識中的關(guān)鍵部分，企業(yè)檔案意識的主要來源就是員工對檔案的認(rèn)知程度，以及對檔案的需求程度。企業(yè)檔案意識是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理最優(yōu)化的基礎(chǔ)，其中主要包括三個等級：第一是企業(yè)決策層，企業(yè)的決策層能夠為檔案管理工作在物質(zhì)、組織等方面提供支持，決策層對檔案管理的政策方針以及支持程度等方面都與企業(yè)檔案管理的深度有著直接的影響和關(guān)聯(lián)；第二是中層領(lǐng)導(dǎo)干部，他們對企業(yè)文書檔案工作具有一定的理解，對檔案工作存在的價值和作用以及管理方式掌握的比較具體，也是決定文書檔案管理的主要力量；第三是檔案管理人員，他們是檔案的主要管理者和維護者，同其他部門的聯(lián)系和溝通也最為頻繁，對檔案的重要作用也有一定的認(rèn)知，能夠掌握和理解文書檔案的各項需求和管理方式，他們的意識和工作能力等對企業(yè)檔案管理質(zhì)量有著決定性的影響。

2 增強文書檔案管理水平

2.1 強化規(guī)范性管理

實現(xiàn)檔案工作管理的規(guī)范性是檔案管理工作的重點，也是加強檔案事業(yè)不斷發(fā)展的確切保障，做好文書處理工作實質(zhì)上就是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化的前提和基礎(chǔ)。所以，要做好文書工作與檔案工作的規(guī)范性連接，強化部門間的溝通與協(xié)作，充分的做好收集等方面的工作，創(chuàng)建科學(xué)合理的管理機制在工作程序中著手。具體而言，首先要將公文制法把握好，公文制發(fā)是促進(jìn)方案工作規(guī)范性的基礎(chǔ)條件，公文是檔案的前身，而檔案室公文的歸宿，二者之間是相輔相成的關(guān)系。所以，要加強公文的制作，嚴(yán)格的按照公文的制定和相關(guān)要求來發(fā)送公文。其次，要加強檔案的分類管理工作，對文書檔案歸檔和整理嚴(yán)格的執(zhí)行，進(jìn)而提升歸檔的質(zhì)量。最后，要根據(jù)企業(yè)的實際情況，合理的利用計算機技術(shù)，強化文書檔案管理和歸檔工作的有序進(jìn)行。

2.2 強化信息化管理

現(xiàn)階段，計算機技術(shù)取得了快速的發(fā)展，計算機技術(shù)在企業(yè)的工作中也得到了更好的應(yīng)用，對促進(jìn)檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化具有重要的意義。企業(yè)檔案管理信息化程度與企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)之間有著必要聯(lián)系。企業(yè)文書檔案管理人員在實際的工作中樂意運用計算機技術(shù)來創(chuàng)建健全的信息，利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案圖、聲、文的一體化歸檔、整理、存儲和傳輸，縮小了企業(yè)檔案的占用空間。將已經(jīng)存在的檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化整理，建成目錄查詢系統(tǒng)，結(jié)合檔案用戶的實際需求來自行選擇，更好的實現(xiàn)資源的共享。利用計算機技術(shù)也能夠?qū)n案案卷題名、存儲位置、借還時間等及時且準(zhǔn)確的記錄，實現(xiàn)檔案流通全過程的自動化。此外，通過建立網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，在信息預(yù)覽條件允許的基礎(chǔ)上，就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的運用和查閱，創(chuàng)建有利的條件，提升企業(yè)文書檔案管理水平。

2.3 一體化管理

企業(yè)文書檔案一體化管理實際上就是結(jié)合文件運動周期理論，將已經(jīng)完成的文件管理以及項目檔案管理歸檔在一個系統(tǒng)中，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃來進(jìn)行，建立緊密的關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)相互促進(jìn)，相互發(fā)展的目的。從文件材料形成開始，就要結(jié)合檔案管理的各項要求來進(jìn)行，更好的保證文件案卷的質(zhì)量。文檔管理一體化對于企業(yè)文書檔案管理而言，具有十分關(guān)鍵的作用，能夠促進(jìn)檔案的收集更加完整、準(zhǔn)確和安全，能夠?qū)崿F(xiàn)對文檔超前的合理控制，提升信息檢索的有效性，促進(jìn)工作效率，增強人、財、物的有效運用，也是日后文書檔案管理的發(fā)展趨勢。所以，現(xiàn)代化的文書檔案管理中要實現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的同時歸檔，這樣就能夠相互促進(jìn)，實現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化。

3 增強企業(yè)文書檔案管理的重要作用分析

3.1 是提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量的關(guān)鍵

對于企業(yè)而言，要想實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量的穩(wěn)定和提升，就要實現(xiàn)對企業(yè)各項信息的綜合性管理，不斷的提升信息管理程度，滿足企業(yè)在發(fā)展中的實際需要。根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)文書檔案管理的具體情況來看，文書檔案已經(jīng)逐漸成為企業(yè)提高經(jīng)營質(zhì)量的關(guān)鍵，對整個企業(yè)的經(jīng)營都具有實質(zhì)作用，確保企業(yè)經(jīng)營管理的成效。

3.2 對提升文件管理水平具有重要意義

企業(yè)文書檔案管理主要針對的是重要文件，這些重要文件直接決定了企業(yè)未來的發(fā)展走勢，對提升企業(yè)管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展而言具有重要的作用。所以，現(xiàn)階段企業(yè)文書檔案管理中，文件管理質(zhì)量與文書檔案管理質(zhì)量之間有著必然的聯(lián)系，對提升文件管理質(zhì)量而言具有重要意義。

4 企業(yè)文書檔案管理的要點分析

4.1 企業(yè)文書檔案管理要主次分明

為了進(jìn)一步提升企業(yè)文書檔案管理的質(zhì)量，要在重點文件管理中實行分類管理，保證在文書檔案管理過程中的主次分明，進(jìn)而更好的滿足企業(yè)的實際需要。根據(jù)這一情況，在開展企業(yè)文書檔案管理工作中，要進(jìn)行文件的梯度管理和分類管理，滿足文書檔案主次分明的實際要求，提高企業(yè)檔案管理的整體效果，實現(xiàn)企業(yè)的全面發(fā)展。

4.2 要做好重點文件的管理

結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的能力情況以及企業(yè)文書檔案管理所容納的限度，在實際的企業(yè)文書檔案管理工作中不可能對每項管理的面面俱到。根據(jù)這種情況，企業(yè)方面要對文書檔案管理做好重點文件的管理工作，對文件按照實際需求以及重要程度上做出考量，進(jìn)行確切的劃分，提出具有針對性的具體對策，從而提升重點文件的管理質(zhì)量水平，滿足企業(yè)的實際需求，促進(jìn)企業(yè)的更好更快發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)的實際管理工作中，要想促進(jìn)經(jīng)營管理，就要結(jié)合企業(yè)的實際情況，認(rèn)真的開展文書檔案管理工作，將文書檔案工作進(jìn)行細(xì)致的劃分，強化對這項工作的理解和認(rèn)識，將企業(yè)的發(fā)展作為文書檔案管理的具體目標(biāo)，在實際的管理過程中做好規(guī)劃，充分的利用先進(jìn)技術(shù)，做到管理的規(guī)范性和一體化，這樣就能夠促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

張艷（1971-），女，漢族，黑龍江省大慶市人，黑龍江省大慶市第一采油廠信息中心，文書檔案員，助理館員職稱，主要從事研究方向：文書檔案管理。endprint