新形勢下辦公室工作的探索與思考

周雅順+杜永仁

[摘要]本文通過梳理現(xiàn)有研究成果，分析新形勢下辦公室工作的諸多變化，并結(jié)合實踐經(jīng)驗，從辦公室工作人員素養(yǎng)的提升、辦公室工作協(xié)調(diào)工作功能及原則、辦公室現(xiàn)代技術(shù)的掌握等方面展開探索與思考。

[關(guān)鍵詞]新形勢；辦公室工作；實踐經(jīng)驗

[中圖分類號]C931.4 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-3115（2017）20-0075-02

辦公室是黨政機關(guān)、社會團體及企事業(yè)單位工作運轉(zhuǎn)的樞紐，處于上傳下達、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方中發(fā)揮著重要作用，被形象地稱為“參謀部”“后勤部”“調(diào)度室”。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和社會的進步，辦公室工作在精心輔政、總攬全局、協(xié)調(diào)工作等方面尤為重要。

一、新形勢下辦公室工作的探索

（一）辦公室人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1.要有扎實的文字功底

文字水平，是一個工作人員素質(zhì)的綜合反映，也是辦公室人員的最基本要求。一篇好材料只有經(jīng)過調(diào)研、加工、提煉、歸納、總結(jié)等復(fù)雜過程，才能使成形的文章具有“真、實、準(zhǔn)、啟”的特點。辦公室人員是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，其文字工作主要有兩點：一是記錄和抄寫，二是文稿起草。具體來說，記錄包括領(lǐng)導(dǎo)的口授、接待者的記錄、會議紀要和電話記錄等；抄寫是對字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾畫的文稿進行謄寫，以便于繼續(xù)修改或打印。起草文稿是辦公室工作的主要部分，常常由領(lǐng)導(dǎo)和辦公室合作進行。有時是領(lǐng)導(dǎo)親自動手，辦公室人員幫助謄寫及做一些資料的收集、補充和核實；有時是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，辦公室人員記錄后負責(zé)文字的加工整理；有時是領(lǐng)導(dǎo)辦公會形成的要點，然后由辦公室人員據(jù)此收集材料，推敲觀點，形成文字；還有領(lǐng)導(dǎo)只出題目，辦公室人員從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改。為此，辦公室人員在起草和整理文稿時應(yīng)把自己的意見和想法寫上去，供領(lǐng)導(dǎo)參考和決斷。這樣形成的文稿才能真實、全面、有效，并使之成為集體性的行動。

2.要有敏銳的政治頭腦

一個人的理論素質(zhì)高低和其理論學(xué)習(xí)密不可分，平時要勤學(xué)善思。古語云：“腹有詩書氣自華?！本褪钦f肚子里有知識，人的氣質(zhì)就會得到升華，眼界、境界都不一樣。對事關(guān)政治性的問題，要善于從政治上觀察、分析和處理問題，不能隨波逐流，人云亦云。

（二）辦公室人員應(yīng)具備的能力

1.要勤奮學(xué)習(xí)

辦公室人員應(yīng)本著“君子儉身，常若有過”的態(tài)度，對知識永遠保持一種旺盛的好奇心、新鮮感和求知感。要養(yǎng)成一種坐得下來、靜得下來、鉆得進去的學(xué)習(xí)習(xí)慣。正如王國維在《人間詞話》中傳說：“古今之成大事業(yè)、大學(xué)問者，必經(jīng)過三種之境界?！敝挥腥琊囁瓶实膶W(xué)習(xí)，學(xué)以致用，才能達到推動工作的目的。

2.要有頓悟能力

辦公室的工作是與人打交道，是一個單位的窗口和紐帶。辦公室人員要主動、積極地與人交往，要與方方面面的人交朋友，建立工作友情。另外，還要盡可能地準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖和基層的反映，為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀和助手。

3.要有較強的親和力

有副對聯(lián)寫道：“世事洞明皆學(xué)問，人情練達即文章?！痹诠ぷ髦幸c同事及他人建立融洽的協(xié)作關(guān)系，從而增強彼此之間的信任感和認同感。

4.要有務(wù)實能力

一要對事業(yè)有春天般的熱情，愛崗敬業(yè)，任勞任怨；二要虛懷若谷，懷有寬容、體諒之心，在工作中多理解、幫助他人；三要有速記能力，養(yǎng)成勤動筆、隨手記事的習(xí)慣，做到不忘事、不漏事、不誤事。

傳統(tǒng)的觀念認為，辦公室工作就是給領(lǐng)導(dǎo)跑腿、拎包的跟班而已。在新的形勢下，辦公室人員要有真才實學(xué)的硬本事，正如鄧小平指出，領(lǐng)導(dǎo)干部是指揮部，指揮部不強，打仗一定會失敗。

（三）辦公室工作的協(xié)調(diào)及原則

1.與上級部門的協(xié)調(diào)

人們常說，每個單位的辦公室都是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。為此，辦公室要認真對待和妥善協(xié)調(diào)好上下級之間可能存在的矛盾，善于做好職工工作，維護好領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)和所屬職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)和職工之間的團結(jié)，做好“潤滑劑”。

領(lǐng)導(dǎo)之間因各自分管的部門工作不同，往往會從分管的工作出發(fā)，會給辦公室提出不同的要求，發(fā)出不同的指令，對此辦公室人員要胸懷全局，統(tǒng)籌兼顧，分清主次和輕重緩急。在安排工作計劃、會議和各類活動時，應(yīng)以正職領(lǐng)導(dǎo)為中心。對大是大非、事關(guān)全局的問題，必須多請示主要領(lǐng)導(dǎo)，按主要領(lǐng)導(dǎo)的意見去貫徹執(zhí)行。對領(lǐng)導(dǎo)之間即正職與副職、副職與副職之間的意見，要從有利于工作的角度進行及時溝通、消除誤會，努力使整個組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關(guān)系，以保證心往一處想，勁往一處使。

2.與同級職能部門的協(xié)調(diào)

一個單位部門很多，各部門有著很多協(xié)作關(guān)系、利益關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系，在實際工作中，由于部門性質(zhì)不同，部門人員的思想認識、工作能力和工作作風(fēng)等方面的差異，往往偏重于自身部門目標(biāo)的實現(xiàn)而忽視別的部門，以致于不能發(fā)揮整個組織的最大功效。為此，辦公室要站在單位全局的立場上要對各個職能部門進行協(xié)調(diào)，要學(xué)會“彈鋼琴”“牽牛要牽牛鼻子”，從而形成最佳合力。

3.辦公室協(xié)調(diào)工作中的原則

其一，不超越職權(quán)，按章辦事。要時刻擺正自己的位置，始終牢記自己是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，做到盡責(zé)不越職，參與不干預(yù)。如遇領(lǐng)導(dǎo)不在又有緊急事務(wù)需要處理時，要注意與有關(guān)部門、有關(guān)人員商量后慎重處理，并將處理的方案和結(jié)果及時匯報給領(lǐng)導(dǎo)。

其二，做好單位名片。辦公室的工作除日常事務(wù)外，多數(shù)工作是協(xié)助、輔助其他部門的。沒有轟轟烈烈的場面，沒有引人注目的動作，也沒有耀眼的光環(huán)。因而工作干了不少，但沒有顯著的成就。故而，辦公室工作人員一定要保持高姿態(tài)，任勞任怨，不爭功，不居功，淡泊名利，敢當(dāng)配角，當(dāng)好配角。

其三，要有擔(dān)當(dāng)意識。辦公室工作要做好計劃，其中最主要的是做好周和日的工作計劃。訂日計劃，可采用西方管理學(xué)家萊金提出的“ABC法”。然而，辦公室的工作往往是變化比計劃快，想不到的事情時常發(fā)生，是方方面面的中樞機構(gòu)，稍不注意，不是上不滿意，就是下有意見。于是，面對誤解和委屈，辦公室工作人員要受得住、不氣餒，要經(jīng)得起成功和挫折的考驗，認真對待，有則改之，無則加勉。endprint

二、新形勢下辦公室工作的思考

（一）堅持與時俱進，以新認識履行新使命

社會發(fā)展的新形勢對辦公室工作提出了新挑戰(zhàn)。從學(xué)歷層次來說，最低要求是本科以上。普通高校畢業(yè)生在視野上比較開闊，長線的自考生（通過自己自學(xué)）在基礎(chǔ)知識上比較扎實，若二者具備者為佳。當(dāng)今社會已進入信息時代，信息化水平已成為衡量一個國家或地區(qū)國際競爭力、現(xiàn)代化程度和綜合實力的重要指標(biāo)。隨著互聯(lián)網(wǎng)等新興媒體的快速發(fā)展，大量的、多樣化的信息在為領(lǐng)導(dǎo)和辦公室提供借鑒的同時，也給其甄別信息真?zhèn)?、服?wù)領(lǐng)導(dǎo)決策帶來了新的挑戰(zhàn)。從服務(wù)意識來說，印度大詩人泰戈爾說過：“花朵的事業(yè)是美麗的，果實的事業(yè)是尊貴的，但我愿做一片綠葉，綠葉的事業(yè)是默默地垂著綠蔭的?！薄吧碓诒?，胸為帥謀”，多出大主意、好主意，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”和助手。為此，辦公室人員不是拍馬溜須的，而是真才實學(xué)的“多面手”。故而，培養(yǎng)專業(yè)化的辦公室人員是社會發(fā)展的需要。

（二）堅持改革創(chuàng)新，以新機制促進工作

在新形勢下，辦公室工作人員要關(guān)注細節(jié)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)員、勤務(wù)員、消防員。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。辦公室工作人員不僅要當(dāng)好“傳聲筒”“收音機”，即做好信息的傳遞工作，還要多學(xué)多思。如組織會議，會前要周密安排，注意會標(biāo)的制作是否獨樹一幟，會議服務(wù)項目（接待、食宿、車輛調(diào)派等）、會議議程是否妥當(dāng)緊湊，會場桌椅擺放是否整齊有序，燈光音響是否正常完好，桌簽有無錯字漏字，以確保會議順利進行。事實上，辦公室的任何一項工作都涉及全局，一份文件核發(fā)滯后就會導(dǎo)致整體工作安排和落實的延誤，一次會議安排上的紕漏可能會給集體造成無法彌補的損失。

（三）熟練掌握現(xiàn)代辦公技能與方法

自1985年國內(nèi)召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來，辦公自動化的要求日新月異，信息化建設(shè)越來越受到黨政、企業(yè)及社會團體的重視。一般單位都采用OA系統(tǒng)，該系統(tǒng)的優(yōu)勢在于自動化與協(xié)同辦公，有工作流程、知識管理、溝通交流和輔助辦公四大核心應(yīng)用。如對二級單位來說，文件的草擬、審核、簽發(fā)及費用報銷等不會因辦事人和領(lǐng)導(dǎo)出差或請假而耽擱；對職工來說，個人請假、個人工資，財務(wù)報銷等都可以通過現(xiàn)代辦公系統(tǒng)而實現(xiàn)。

（四）辦公室工作的獲得感

辦公室的工作特點是“忙”而“細”，故而辦公室人員應(yīng)牢固樹立“細節(jié)決定成敗”，越忙越要細心，越細心越不忙。只有腳踏實地，把每一件事都當(dāng)成大事、重要之事來做，才能把各項工作做好。辦公室工作人員每天要對自己的工作進行梳理，按輕重緩急進行處理，大事急事要快馬加鞭地辦理，小事要見縫插針地辦理，以保證事事有落實、件件有成效。在新形勢下，要與時俱進，不斷提高自身素質(zhì)，才能有獲得感。

三、結(jié)語

在新形勢下，辦公室工作既要繼承傳統(tǒng)辦公室工作的好的方法和經(jīng)驗，又要學(xué)習(xí)和運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，繼續(xù)發(fā)揮其“橋梁”“紐帶”“參謀”和“助手”的作用，從而達到落實領(lǐng)導(dǎo)意圖、意志來推動單位工作的發(fā)展。為此，辦公室工作人員只有具備過硬的素質(zhì)，才能在工作中游刃有余，確保辦公室工作高效運轉(zhuǎn)，以實現(xiàn)“辦文零瑕疵”“辦會零失誤”“辦事零差錯”的目標(biāo)。

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