淺析如何通過(guò)加強(qiáng)檔案管理來(lái)優(yōu)化人事工作

張敏

摘 要：人事檔案是記錄一個(gè)人經(jīng)歷與表現(xiàn)的原始記錄。人事檔案管理對(duì)于單位來(lái)說(shuō)是開(kāi)展人事工作的重要依據(jù)。本文主要分析國(guó)有企業(yè)中人事檔案管理存在的問(wèn)題及產(chǎn)生原因，并提出加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策，進(jìn)一步優(yōu)化人事工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；優(yōu)化；國(guó)有企業(yè)

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案含義

人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。

一人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，因而，人事管理是人事檔案形成的條件。人事活動(dòng)通常有人才的選聘、培養(yǎng)、調(diào)動(dòng)等。

二人事檔案所記錄的是單位、企業(yè)員工個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等，能夠真實(shí)的反映其改變、發(fā)展的狀況，也是開(kāi)展人事工作的依據(jù)。

三人事檔案歸檔保存的形式比較多樣，主要是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，保存的方式越來(lái)越豐富，能夠更加全面的記錄其相關(guān)信息。

（二）人事檔案特點(diǎn)

人事檔案主要有集合性、認(rèn)可性、真實(shí)性、機(jī)密性、權(quán)威性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。

人事檔案的集合性主要體現(xiàn)在時(shí)間上，一個(gè)人在不同時(shí)間、不同企業(yè)的經(jīng)歷應(yīng)集合在一起，避免分散給檔案的利用帶來(lái)困難。

人事檔案不可隨意編造，也不能任意的就歸檔保存，必須是經(jīng)過(guò)組織以及人事部門(mén)的認(rèn)可。

真實(shí)是人事檔案的基本要求。不真實(shí)的檔案完全沒(méi)有價(jià)值。但是根據(jù)歷史經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，人事檔案的真實(shí)性是相對(duì)的，由于復(fù)雜原因，往往存在記載不實(shí)甚至是惡意扭曲的現(xiàn)象。

人事檔案涉及到個(gè)人隱私，因而在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)是需要保密的，不能對(duì)外開(kāi)放。

人事檔案正因?yàn)榫哂袡?quán)威性才可以作為人事活動(dòng)的重要依據(jù)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，想要了解一個(gè)人的基本狀況，最權(quán)威的方法就是查閱其人事檔案。

人事檔案自建立開(kāi)始并不是一層不變的，而是會(huì)隨著個(gè)人的發(fā)展而不斷補(bǔ)充、完善。概括而言就是“檔隨人走”，檔案隨著人員的流動(dòng)而流動(dòng)。

（三）人事檔案管理內(nèi)容

人事檔案管理內(nèi)容主要包括人事檔案的收集、鑒定、分類(lèi)、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等。

人事檔案的收集是進(jìn)行管理工作的起點(diǎn)，是先決條件。人事檔案的收集具有一定的難度，主要是因?yàn)椴牧鲜址稚?，需要通過(guò)不同的渠道來(lái)收集；而且形成的時(shí)間較長(zhǎng)，需要管理人員追蹤收集。

人事檔案的鑒定主要是為了確定檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性。檔案鑒定的難點(diǎn)在于重復(fù)無(wú)用的資料較多，需要耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間。

人事檔案的分類(lèi)主要是為了方便保管與利用。目前，人事檔案可分為十類(lèi)，已經(jīng)很細(xì)化，但是在類(lèi)目的設(shè)置以及內(nèi)容上還存在不科學(xué)、不平衡的問(wèn)題。

人事檔案的保管是管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)人事工作的開(kāi)展具有重要意義。人事檔案的保管一旦出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致無(wú)頭檔案、棄檔等現(xiàn)象。

人事檔案的利用最為重要的就是作為企業(yè)人事工作尤其是人事調(diào)動(dòng)的主要依據(jù)，因而，檔案材料的真實(shí)、完整十分關(guān)鍵。

人事檔案的轉(zhuǎn)遞是管理工作重要一個(gè)環(huán)節(jié)。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)無(wú)法回執(zhí)甚至是檔案丟失的問(wèn)題，影響到單位正常的人事工作。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，不重視人事檔案管理工作，在人事檔案管理方面的投入較少，導(dǎo)致人事檔案管理的基本配備不全，管理人員綜合素養(yǎng)不足。國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部較少主動(dòng)過(guò)問(wèn)人事檔案管理工作，基本只在檢查關(guān)口給予一點(diǎn)關(guān)注。人事檔案管理人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，敷衍對(duì)待工作，加上領(lǐng)導(dǎo)不重視，基本處于“混日子”的狀態(tài)。我國(guó)人事檔案長(zhǎng)期以來(lái)都處于“重藏輕用”的狀態(tài)，在利用方面有位不足。國(guó)有企業(yè)中，只有領(lǐng)導(dǎo)與人事部門(mén)有權(quán)利用檔案。這種現(xiàn)狀是導(dǎo)致人們對(duì)其重視不足，管理意識(shí)不強(qiáng)的主要原因。

（二）人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)不足

國(guó)有企業(yè)中，從事檔案管理工作的人員本來(lái)數(shù)量就比較少，還處在不斷流失的狀況中。有的國(guó)有企業(yè)能夠做到專(zhuān)職檔案管理，有的國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員是兼職從事檔案管理，其本職工作并不是檔案管理。在這種情況下，人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)很難能達(dá)到要求。檔案管理的流動(dòng)性與不穩(wěn)定性很難吸引高素質(zhì)人才，而且容易促使人員的出走，難有工作經(jīng)驗(yàn)豐富的高素質(zhì)人才。人事檔案管理人員數(shù)量及綜合素養(yǎng)不足與檔案數(shù)量急劇增加，檔案管理工作越加繁重之間形成沖突與矛盾。導(dǎo)致這一問(wèn)題的原因之一前文所述國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作缺乏重視，對(duì)其投入不足。其次是檔案管理工作比較枯燥，待遇一般，吸引力較低。

（三）人事檔案質(zhì)量下降

目前，國(guó)有企業(yè)人事檔案質(zhì)量有下降的趨勢(shì)，可信度降低，缺乏較高的利用價(jià)值。人事檔案材料的內(nèi)容越來(lái)越空洞，多是記錄一個(gè)人的學(xué)歷、工資、政治面貌等情況，對(duì)于技術(shù)技能、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等著墨較少；定性結(jié)論多，定量描述少，讓人很難判斷一個(gè)人的綜合素質(zhì)與個(gè)人能力；官話(huà)、套話(huà)比較多，參考意義不大；最為嚴(yán)重的是內(nèi)容失真，年齡、工齡、黨齡等信息不真實(shí)，使得檔案的可信度降低。導(dǎo)致人事檔案質(zhì)量下降的原因有很多，一是，社會(huì)風(fēng)氣不良，普遍朝著“假、大、空”的方向發(fā)展，導(dǎo)致人事檔案隨之附和；二是檔案管理人員素質(zhì)不足，導(dǎo)致檔案質(zhì)量下降。

（四）人事檔案功能弱化

國(guó)有企業(yè)中對(duì)人事檔案的利用不足是普遍問(wèn)題，這嚴(yán)重弱化了檔案的功能，降低了檔案管理的價(jià)值。人事檔案的功能有很多，其中最為重要的就是作為開(kāi)展人事活動(dòng)的依據(jù)。人員的調(diào)動(dòng)、升遷、降職等需要根據(jù)其檔案信息來(lái)進(jìn)行。對(duì)人事檔案的利用不足導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)人員調(diào)動(dòng)可能存在一定的偏差，難以讓其他工作人員信服，影響到單位的團(tuán)結(jié)與凝聚力。導(dǎo)致人事檔案利用不足、功能弱化的原因很多，一是，人們對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)不足，缺乏利用意識(shí)；二是，對(duì)檔案內(nèi)容過(guò)度保護(hù)，僅限個(gè)別部門(mén)利用；三是，沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，人事檔案工作軟件利用不足。endprint

三、人事檔案管理對(duì)策

（一）強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，首先要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部與人事檔案管理人員的檔案管理意識(shí)。具體的實(shí)施方法主要有兩點(diǎn)。一是，通過(guò)通過(guò)教育與輿論來(lái)培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)干部與管理人員的人事檔案管理意識(shí)，通過(guò)專(zhuān)題講座來(lái)灌輸人事檔案管理的重要性以及對(duì)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的意義。二是，充分利用所管理的人事檔案，對(duì)人才隊(duì)伍的狀況、年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)等做出分析，對(duì)人才隊(duì)伍做出預(yù)測(cè)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，這樣能夠引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，以確保其在人事檔案管理方面投入更多。

（二）提高人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)人事檔案管理來(lái)說(shuō)，檔案管理人員綜合素養(yǎng)的要求主要有四點(diǎn)：具有基本的專(zhuān)業(yè)能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)、熟悉本企業(yè)人員的基本狀況、具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力、具備良好的政治素質(zhì)與保密意識(shí)。提高管理人員綜合素養(yǎng)的具體做法包括：一是，加大人事檔案管理的投入，提高檔案管理工作收入水平，增強(qiáng)吸引力，以吸引高素質(zhì)人才，使得該工作崗位能夠長(zhǎng)久留住人才；二是做好管理人員的選聘、培養(yǎng)工作，不斷提高其業(yè)務(wù)水平與專(zhuān)業(yè)能力。

（三）維持人事檔案的高質(zhì)量

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，人事檔案材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整是體現(xiàn)其價(jià)值的核心所在，是保持其質(zhì)量的關(guān)鍵。因而，想要維持人事檔案的高質(zhì)量，就必須提高檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。具體做法是：一是，通過(guò)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)來(lái)確保檔案材料的質(zhì)量；二是，強(qiáng)化檔案材料的鑒別與挑選環(huán)節(jié)，篩除、過(guò)濾不真實(shí)、不準(zhǔn)確的信息，嚴(yán)把入檔材料審核關(guān)；三是，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)管，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部，要重視對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管，保證檔案管理工作與流程合乎規(guī)范，嚴(yán)厲打擊作假現(xiàn)象。

（四）改革人事檔案管理體制

目前，我國(guó)的人事檔案管理體制實(shí)行的是集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。集中統(tǒng)一是指人事檔案必須集中由組織、人事檔案部門(mén)統(tǒng)一管理，其他部門(mén)不能夠私自保存檔案。分級(jí)負(fù)責(zé)是指全國(guó)人事檔案工作，由各級(jí)組織人事部門(mén)根據(jù)其管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)人員的人事檔案材料。這種管理體制具有一定的弊端，一定程度上是限制了人事檔案的利用，弱化了其功能。改革人事檔案管理體制的具體方法是：一是，建立區(qū)域性人事檔案中心，也應(yīng)對(duì)人員流動(dòng)性越來(lái)越大的問(wèn)題；二是，實(shí)施人事代理，能夠進(jìn)一步深化國(guó)有企業(yè)人事制度改革，有利于人才資源的開(kāi)發(fā)、流動(dòng)與配置；三是，改革人事檔案管理方法，實(shí)行實(shí)體整理不裝訂方法，以便于檔案的利用。

（五）優(yōu)化人力資源管理系統(tǒng)

優(yōu)化國(guó)有企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的具體做法是：一是，完善人事檔案保管與移交制度，尤其是在人事調(diào)動(dòng)或者是職務(wù)變動(dòng)時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)，密切配合相關(guān)工作，主動(dòng)索要檔案材料，做好檔案的移交與保管，避免出現(xiàn)“無(wú)頭檔案”現(xiàn)象，當(dāng)然，這一過(guò)程中，個(gè)人也要主動(dòng)參與檔案移交工作，及時(shí)向企業(yè)索要檔案并完成移交；二是，完善人事檔案內(nèi)容制度，避免傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容的重復(fù)、單一、政治性強(qiáng)等問(wèn)題，要突出重點(diǎn)、具有個(gè)性與辨識(shí)度，更加全面；三是，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的考核與評(píng)估，以提高人事檔案管理水平，確保檔案管理的效率與質(zhì)量。

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