新時期人事檔案管理信息化建設研究

楊柳

摘 要：伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理逐漸進入信息化時代，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，并保證檔案的安全性。在我國實施人事檔案的信息化管理具有重要意義，可有效保證我國的發(fā)展和經(jīng)濟建設，故而，應采取有效措施，加快我國人事檔案管理信息化建設的步伐。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案管理；信息化建設

我國的經(jīng)濟發(fā)展推動信息技術(shù)的進步，同時，各個領(lǐng)域中積極使用信息技術(shù)手段，提高自身的工作質(zhì)量和效率，人事檔案管理同樣采用信息技術(shù)手段，強化管理工作，提升管理工作水平的同時，加強人事檔案的安全性。

一、新時期人事檔案管理信息化建設的重要意義

首先，促進人事檔案管理更加現(xiàn)代化、專業(yè)化。目前，在信息技術(shù)發(fā)展的推動下，人們對信息資源了解甚多，人事檔案管理為與社會發(fā)展狀態(tài)保持一致，積極實行信息化建設。人事檔案管理工作人員隨著社會的發(fā)展，不斷更新管理理念，創(chuàng)新管理方式，將現(xiàn)代化、專業(yè)化的檔案管理方式作為發(fā)展目標，并可利用信息技術(shù)手段，最終實現(xiàn)這一管理目標[1]。

其次，人事檔案管理的信息化，可以實現(xiàn)人事資源的共享。人事資源的共享，可以加快我國的經(jīng)濟建設，提升各個領(lǐng)域的服務水平，進而提高人民的生活質(zhì)量。實現(xiàn)資源的共享，對我國的發(fā)展具有重要意義，而資源共享需要實現(xiàn)我國人事檔案管理的信息化建設，可見，檔案信息化建設在我國的社會發(fā)展中占據(jù)重要地位。

最后，方便人事檔案信息的查詢工作。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，由于檔案均是紙質(zhì)材料，查詢資料較為困難，而檔案管理信息化能夠有效提高查詢資料的效率，可以通過計算機以及管理軟件快速搜索需要查詢的資料，減少查詢時間。因此，應加快人事檔案管理的信息化建設。

二、新時期人事檔案管理信息化建設研究

（一）加大資金投入，引進先進的技術(shù)設備

新時期人事檔案管理的信息化建設，需要以信息技術(shù)作為支持。因此，在條件允許的情況下，應加大信息化建設的資金投入，引進先進的技術(shù)設備，確保人事檔案管理信息化建設的順利實施。檔案管理信息化建設信息的存儲、查詢、傳遞以及共享，都需要技術(shù)設備提供條件，才能使檔案信息化管理發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，提高管理效率和質(zhì)量。同時，加大資金投入，引進先進的技術(shù)設備，從長遠的眼光看，課有效減少管理中所需的人力資源，從而減少管理成本，可以增加其經(jīng)濟效益[2]。故而，資金的投入是為長久的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，實際上并沒有增加人事檔案管理成本。

先進的技術(shù)設備是人事檔案管理信息化建設中的重要組成部分。技術(shù)設備是實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)條件，可有增加信息存儲量，并且避免管理部門搬遷造成人事檔案的丟失等現(xiàn)象，并且可以通過計算機加設防火墻或是其他密保設施，對于盜竊人事檔案的行為可以直接進行反擊，同時，向后臺管理系統(tǒng)發(fā)送報警信號，有利于提高管理質(zhì)量。

（二）提升檔案管理人員的工作水平

對人事檔案管理工作人員統(tǒng)一進行培訓，使其了解信息化的管理方式，并正確使用信息技術(shù)設備。可以聘請專業(yè)的信息化管理技術(shù)人員到工作現(xiàn)場進行指導，因檔案管理的工作人員本身具有管理工作經(jīng)驗，只需要對其進行信息化設備使用的技術(shù)培訓，可以快速提高其使用先進設備的能力，結(jié)合自身的管理經(jīng)驗，可以有效提高檔案管理工作效率。此外，也可以選擇具有信息技術(shù)能力的人員進行人事檔案管理培訓，使其明確檔案管理有關(guān)信息存儲、查閱或是借閱等流程，快速進入工作狀態(tài)，有效提高人事檔案管理工作質(zhì)量。

（三）強化人事檔案的安全管理

人事檔案管理的信息化建設，在提高管理工作效率、實現(xiàn)人事資源共享的同時，也為檔案資料帶來安全隱患。人事檔案資料泄露對我國的經(jīng)濟建設和發(fā)展有著嚴重影響，因此，在人事檔案管理信息化建設中，應提高工作人員的安全意識，強化人事檔案的安全管理，防止人事資料泄露。人事檔案資料的安全管理應從技術(shù)手段、設備支持等多個方面進行，從而提高安全管理工作效率[3]。同時，提高管理工作人員的素質(zhì)，使其具有較高的專業(yè)管理能力，根據(jù)人事檔案的管理要求，對檔案資料進行詳細劃分和備份，進而實現(xiàn)人事檔案信息的安全管理，并提高安全管理的有效性。此外，還要結(jié)合管理工作的實際情況和工作人員的工作狀態(tài)等，完善激勵措施，提高管理工作人員的待遇，能夠有效避免工作人員受到外界的誘惑，進一步提高檔案資料的安全性。

三、總結(jié)

近年來，在新時期的環(huán)境下，隨著信息技術(shù)使用的不斷深入，人事檔案管理信息化建設已經(jīng)受到更多的重視。因此，應從加大資金投入、提升檔案管理工作人員的水平以及加強人事檔案的安全管理等多個方面實施建設，加快人事檔案管理信息化建設進程，并提高信息化管理的有效性。

參考文獻：

[1]徐輝.關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設探析[J].辦公室業(yè)務，2017（01）：28+46.

[2]胡艷華.新時期人事檔案管理信息化建設策略探究[J].人力資源管理，2016（07）：310-311.

[3]李瑞蓮，胡春梅.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].人力資源管理，2015（05）：267.endprint