我國電子文件管理研究發(fā)展?fàn)顩r與特點探析
——基于1988-2013年國內(nèi)期刊的文獻(xiàn)計量分析

尚昌紅 江媛媛

（東南大學(xué)檔案館南京210096）

我國電子文件管理研究發(fā)展?fàn)顩r與特點探析
——基于1988-2013年國內(nèi)期刊的文獻(xiàn)計量分析

尚昌紅 江媛媛

（東南大學(xué)檔案館南京210096）

電子文件逐漸成為人類社會主要的信息記錄方式，電子文件管理也成為時下研究熱點。本文以“電子文件管理”為主題檢索出的數(shù)據(jù)為樣本，通過對1988—2013年樣本文獻(xiàn)量年度分布、作者、機(jī)構(gòu)、主題等方面進(jìn)行統(tǒng)計分析，以期可以大致把握我國電子文件管理研究狀況和特點，針對總結(jié)出的問題提出對策，為我國今后的電子文件管理研究提供參考。

電子文件管理文獻(xiàn)計量學(xué)統(tǒng)計分析對策

G270.7

A

2017-04-29

隨著計算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的迅猛發(fā)展，電子文件以其無可比擬的優(yōu)勢逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件成為人類社會主要的信息記錄方式[1]4-7，因而，電子文件管理逐漸成為檔案學(xué)研究的熱點領(lǐng)域。筆者試圖通過對我國電子文件管理研究的文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計分析，期望可以大致把握我國電子文件管理研究狀況和特點，從而為我國今后的電子文件管理研究提供參考。

一、數(shù)據(jù)來源

本文筆者以中國期刊全文數(shù)據(jù)庫（CNKI）為背景，以“主題”為“電子文件管理”進(jìn)行檢索，得出數(shù)據(jù)樣本進(jìn)行統(tǒng)計分析。徐欣在其文章《我國20年來電子文件管理的實踐探索與理論研究及其發(fā)展趨勢》中提到我國首次發(fā)表有關(guān)電子文件管理的文章是《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》[2]4-7，因此筆者將統(tǒng)計年度定為1988—2013年，再剔除一些無用文獻(xiàn)，共檢索出有效論文總量為2033篇。對檢索結(jié)果用EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，利用文獻(xiàn)計量學(xué)的方法進(jìn)行分析[3]54-58。

二、我國電子文件管理研究文獻(xiàn)量年度分布統(tǒng)計分析

科學(xué)文獻(xiàn)的增長與科學(xué)知識的增長有著極為密切的聯(lián)系，科學(xué)文獻(xiàn)數(shù)量的變化直接反映了科學(xué)知識量的變化情況，因此科學(xué)文獻(xiàn)的數(shù)量是衡量科學(xué)知識量的重要尺度之一[4]4-45。1988—2013年電子文件管理研究文獻(xiàn)量的統(tǒng)計分析結(jié)果表明，雖然我國從1988年就已經(jīng)有對電子文件管理進(jìn)行研究的論文，由許士平翻譯，美國羅伯特·F·威廉斯撰寫發(fā)表的《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》一文，載于《檔案學(xué)通訊》1988年01期，開啟了我國電子文件管理領(lǐng)域研究的新紀(jì)元,但直至1996年9年間，也只有4篇，1989年、1991—1995年間都沒有相關(guān)文章,發(fā)展速度非常的緩慢，屬于電子文件管理研究的萌芽期。

由圖1可以看出，我國電子文件管理研究論文的數(shù)量整體上是在增長的，尤其從1996年以后增長趨勢更加明顯快速。1996—2013年間，2001、2004、2007、2008和2011年都分別呈現(xiàn)出了較大幅度的數(shù)量增長和回落現(xiàn)象。2001年到2002年電子文件管理研究的文獻(xiàn)數(shù)量雖然不多，但是兩年的增幅達(dá)到了102%。2004年到2007年間研究文獻(xiàn)的數(shù)量也一直在持續(xù)快速增長，雖然2003至2004年間文獻(xiàn)量出現(xiàn)了一點小小的回落，也可能是誤差使然，但是這并不影響對整體趨勢的判斷。因此，從數(shù)量上看，2001—2007年可謂是電子文件管理研究的蓬勃發(fā)展時期。究其原因是2001年電子政務(wù)建設(shè)提上日程，各級檔案部門積極參與，為電子文件管理的研究提供了契機(jī)。然而，研究達(dá)到高潮之后，文獻(xiàn)數(shù)量急速下降，一定程度上說明了電子文件管理的研究出現(xiàn)了瓶頸，研究隊伍需要冷靜下來重新尋找研究思路，而馮惠玲電子文件管理國家戰(zhàn)略研究的提出，為電子文件管理的研究開辟了新視野，帶來了轉(zhuǎn)機(jī)，文獻(xiàn)量也隨著時間在穩(wěn)步回升，直至2011年又再次達(dá)到高峰。

三、核心作者及作者機(jī)構(gòu)分布統(tǒng)計分析

1.核心作者的確定[5]82-85。文獻(xiàn)計量學(xué)上，電子文件管理研究的核心作者可以根據(jù)普賴斯定律加以確定。普賴斯定律指出，“杰出科學(xué)家”或“核心作者”應(yīng)該完成所有專業(yè)論文總和的一半，核心作者的最低發(fā)文量m值應(yīng)為：，其中nmax是指發(fā)文最多的作者所發(fā)表的論文數(shù)[6]191。為了保證與1988—2013年文獻(xiàn)總數(shù)量的正確對應(yīng)，每篇論文均以第一署名的作者進(jìn)行統(tǒng)計。經(jīng)統(tǒng)計，我國發(fā)文最多的作者所發(fā)的論文數(shù)量為31篇，即nmax=31，因此計算得m≈4.17，取m的最大整數(shù)4，即電子文件管理研究核心作者的最低發(fā)文量應(yīng)為4篇。統(tǒng)計文獻(xiàn)中發(fā)文4篇以上的作者共34人，共發(fā)文293篇，占被統(tǒng)計文獻(xiàn)總量的14.4%。單就核心作者文獻(xiàn)占總文獻(xiàn)的比例來看，14.4%并不高，但也說明一定的問題，一是我國電子文件管理研究核心作者在該領(lǐng)域中起到了一定的學(xué)科帶頭作用；二是我國電子文件管理領(lǐng)域的研究隊伍還是比較大的，而中堅研究力量稍顯不足。張正強(qiáng)以31篇相關(guān)研究文獻(xiàn)排在第一位。馮惠玲、劉家真、劉越男、安小米等電子文件管理研究領(lǐng)域的領(lǐng)軍人物也都赫然在列。

2.論文作者機(jī)構(gòu)分布[5]82-85?？偟膩碚f，我國電子文件管理研究的文獻(xiàn)作者主要分布在全國各地的大學(xué)、研究院的檔案專業(yè)或者各地的檔案機(jī)構(gòu)等。通過對前文檢索結(jié)果的作者機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計，結(jié)果表明發(fā)表10篇以上相關(guān)文獻(xiàn)的作者機(jī)構(gòu)有16所，具體如表1所示，按文獻(xiàn)量從多到少排序，這些機(jī)構(gòu)合計發(fā)文量約占被統(tǒng)計總文獻(xiàn)量的25.6%。

總結(jié)表1的特點可以看出我國電子文件管理研究的機(jī)構(gòu)分布呈現(xiàn)高校集中性，表現(xiàn)在兩個方面：第一，文獻(xiàn)量最多的前16所機(jī)構(gòu)中，高校有14所，占87.5%；第二，僅中國人民大學(xué)、南京政治學(xué)院、武漢大學(xué)三所大學(xué)的發(fā)文量就已超過16所學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)總文獻(xiàn)量的一半。

筆者認(rèn)為機(jī)構(gòu)分布呈現(xiàn)高校集中性主要是由于：首先，14所高校均設(shè)有檔案學(xué)類專業(yè)，部分高校受權(quán)設(shè)立碩士點和博士點。高校本身是學(xué)術(shù)基地，師生專業(yè)理論水平較高，學(xué)術(shù)力量強(qiáng)，可潛心從事理論研究，與外界工作部門也多機(jī)會聯(lián)系。電子文件管理是檔案學(xué)專業(yè)研究的熱點領(lǐng)域，高校檔案學(xué)專業(yè)師生依托高校獨特研究優(yōu)勢則更易出成果。另外，中國人民大學(xué)排在第一位也有其必然原因。中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)在中國檔案學(xué)領(lǐng)域創(chuàng)建最早、規(guī)模最大、師資和研究力量雄厚，其較早開始對電子文件管理進(jìn)行系列研究，時至今日，中國人民大學(xué)已經(jīng)形成一支實力強(qiáng)勁的電子文件管理研究隊伍和力量。表1中13位核心作者中中國人民大學(xué)的有7位。

表1 發(fā)表電子文件管理文獻(xiàn)量最多的前16所機(jī)構(gòu)

四、基于詞頻的電子文件管理研究特點分析

為了總結(jié)我國電子文件管理研究主題的特點，筆者抽取核心作者的293篇論文為樣本，對論文的關(guān)鍵詞進(jìn)行逐個統(tǒng)計，提取的關(guān)鍵詞以CNKI數(shù)據(jù)庫提取的為準(zhǔn)，以保證統(tǒng)計結(jié)果的客觀性和可信度。經(jīng)過EXCEL統(tǒng)計，獲得原始關(guān)鍵詞共1018個，對詞義相同的關(guān)鍵詞作處理，為盡量使主題比較全面，選擇詞頻不小于4次，并且具有一定表征意義的關(guān)鍵詞作為分析我國電子文件管理研究主題的依據(jù)，從而確定了44個高頻關(guān)鍵詞（見表2）。

表2 電子文件管理核心作者論文的高頻關(guān)鍵詞統(tǒng)計

從高頻關(guān)鍵詞的統(tǒng)計結(jié)果可以總結(jié)出電子文件管理的以下幾個特征。

1.電子文件管理的研究建立在檔案學(xué)學(xué)科傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論研究的基礎(chǔ)之上。表2的高頻關(guān)鍵詞中，“紙質(zhì)檔案/紙質(zhì)文件”“檔案工作人員/檔案工作者”“檔案管理”無疑是傳統(tǒng)檔案學(xué)中的研究詞匯?！皯{證價值/憑證性”“原始性”“真實性”“可靠性”“完整性”等反映的正是檔案的本質(zhì)屬性，是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的核心價值所在，也應(yīng)當(dāng)是保管電子文件要具備的目標(biāo)屬性?！拔募芷诶碚摗薄拔募B續(xù)體理論”“前端控制”“全程管理”等是檔案學(xué)學(xué)科基礎(chǔ)理論的重要組成部分，對保證電子文件的目標(biāo)屬性提供了理論依據(jù)和思路。以上有關(guān)檔案學(xué)學(xué)科傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論的高頻詞匯共12個，占表2中詞匯數(shù)量的27%，如此高頻率地在電子文件管理研究中被提及，可見檔案學(xué)學(xué)科傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論仍然是電子文件管理理論研究的基石，而傳統(tǒng)基礎(chǔ)理論在電子文件管理研究中也得到了新的延續(xù)和發(fā)展。

2.電子文件管理研究是微觀與宏觀的結(jié)合研究。從統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以看出，電子文件管理研究的主題是微觀和宏觀兩方面相結(jié)合。范圍研究上，從對電子文件管理的某一具體環(huán)節(jié)“電子文件歸檔”“長期保存/電子文件保存”“風(fēng)險管理”的分解研究，到“管理流程/過程/環(huán)節(jié)”“管理方法（方式、策略）”“集成管理”的概括研究，再到“標(biāo)準(zhǔn)（化）/標(biāo)準(zhǔn)體系”“國際標(biāo)準(zhǔn)（化）”的綜合研究，最后上升到“頂層設(shè)計/國家戰(zhàn)略”研究的高度，技術(shù)研究上從“元數(shù)據(jù)”到“云存儲/云計算”的研究等等，它們所體現(xiàn)的是研究角度從微觀到宏觀的遞進(jìn)變化，是研究高度的不斷上升，是研究視野的不斷開闊，是研究思路的不斷轉(zhuǎn)變，是對電子文件管理研究體系的不斷完善。

3.電子文件管理研究主題始終順應(yīng)著社會主題的變化。表2的關(guān)鍵詞中，“辦公自動化”“電子政務(wù)”“頂層設(shè)計/國家戰(zhàn)略”“云計算”其實都在一定程度上反映了當(dāng)時的社會主題，它們是時代發(fā)展的產(chǎn)物。20世紀(jì)80年代，隨著電子計算機(jī)的慢慢普及，現(xiàn)代化設(shè)備的不斷更新?lián)Q代，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公室由傳統(tǒng)手工辦公進(jìn)入自動化辦公時代，電子文件開始產(chǎn)生，我國電子文件管理的研究也開始萌芽并慢慢發(fā)展。2001年，國務(wù)院辦公廳制定了全國政府系統(tǒng)政務(wù)信息化建設(shè)的五年計劃，確立了我國大體用3—5年時間建設(shè)以“三網(wǎng)一庫”為基本架構(gòu)的政務(wù)信息化框架[7]41。各級檔案部門積極參與電子政務(wù)建設(shè)，電子政務(wù)背景下的電子文件管理研究成為一個新視點[8]29-33。2006年5月，馮惠玲等在《檔案學(xué)通訊》上發(fā)表了《電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議》一文，指出我國電子文件管理缺乏頂層設(shè)計[9]4-8。2010年，頂層設(shè)計變成政治詞匯，出現(xiàn)于中共中央關(guān)于“十二五”規(guī)劃的建議當(dāng)中，也證明了我國檔案學(xué)者提出電子文件管理頂層設(shè)計的前瞻性和正確性。如今我們進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，電子文件管理不乏與云計算、云存儲有關(guān)的研究文章。

4.電子文件管理技術(shù)研究是重點，法制建設(shè)研究是弱勢。統(tǒng)計結(jié)果中，除去“電子文件”和“電子文件管理”，關(guān)鍵詞“元數(shù)據(jù)”的詞頻最高67次，緊接著“電子文件管理系統(tǒng)/文件管理系統(tǒng)”33次，“功能/功能需求”25次、“信息安全”“信息技術(shù)”“背景信息”“計算機(jī)系統(tǒng)”“云存儲/云計算”等技術(shù)詞匯也都是在高頻詞匯表中，可見電子文件管理研究領(lǐng)域?qū)夹g(shù)研究的熱衷，但是這種技術(shù)研究多停留在理論層面，對于技術(shù)實現(xiàn)的研究卻不多，深度研究更少。

僅通過表2中的44個高頻統(tǒng)計詞匯并不能全面反映電子文件管理研究領(lǐng)域的研究主題，它只能一定程度上反映當(dāng)前的研究熱點，但是這也能從反面揭示出研究的薄弱點所在。例如，表2中沒有法規(guī)制度相關(guān)的字眼，可見這在目前電子文件管理研究領(lǐng)域是弱勢。

五、存在的問題及提出的對策

筆者通過核心作者、機(jī)構(gòu)的分析，發(fā)現(xiàn)電子文件管理研究核心作者和機(jī)構(gòu)分布不平衡，集中于高校；對核心期刊的統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)核心期刊關(guān)于電子文件管理研究的載文數(shù)量和質(zhì)量分布有差異；對研究主題的詞頻統(tǒng)計，分析出電子文件管理理論層面研究多，實際管理工作研究少；技術(shù)研究多而不深刻；研究重復(fù)性大，卻忽視了薄弱領(lǐng)域的研究等等，進(jìn)而影響了電子文件管理研究的廣度和深度。筆者認(rèn)為，這些問題的存在很大程度上是由于檔案研究人才的分布不均，知識結(jié)構(gòu)狹窄片面和研究創(chuàng)新能力匱乏造成的。

隨著信息化程度越來越高，檔案人才不再只是埋首“故紙堆”，需要具備多元的知識結(jié)構(gòu)，過硬的實踐操作技能[10]87-91，為了職業(yè)發(fā)展，還需要具備一定的研究創(chuàng)新能力。筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面入手改善狀況：

第一，優(yōu)化檔案學(xué)專業(yè)課程設(shè)置，注重檔案人才多元知識結(jié)構(gòu)的構(gòu)建。許多高校的檔案學(xué)科課程體系中重視傳統(tǒng)理論知識的教育，往往忽略了時代發(fā)展所需要的一些知識和技能的培養(yǎng)，而導(dǎo)致檔案人才知識結(jié)構(gòu)狹窄，信息技術(shù)技能和法制知識就是其中很重要的兩個方面。信息技術(shù)日新月異，檔案研究隊伍中對電子文件管理技術(shù)的研究很多，卻并不深刻，而即使有些深度文章擺在讀者眼前，同領(lǐng)域內(nèi)的很多讀者由于自身知識結(jié)構(gòu)的限制理解起來也比較費力。法規(guī)制度建設(shè)方面，由于缺乏專門、系統(tǒng)的知識的灌輸，法制觀念淡薄，法律知識欠缺成為普遍存在的現(xiàn)象，更難言研究。因此，為消除這種不同學(xué)科背景帶來的理解和表達(dá)上的無力感，檔案高等教育機(jī)構(gòu)在檔案學(xué)課程的設(shè)置上，應(yīng)當(dāng)加大、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運維、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫搭建、計算機(jī)語言編程、檔案法制以及知識產(chǎn)權(quán)等方面課程設(shè)置力度，提高和強(qiáng)化學(xué)生對其掌握程度的要求，以爭取未來的話語權(quán)。

第二，發(fā)揮高校學(xué)術(shù)優(yōu)勢，培養(yǎng)檔案研究人才[11]31。高校可以憑借豐富的研究資源和機(jī)會為學(xué)生提供便利，導(dǎo)師可以正確引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)行研究，傳授豐富的研究經(jīng)驗和研究成果，培養(yǎng)學(xué)生的自主研究能力和自我拓展能力，打開學(xué)生的研究思路和視野，為學(xué)生未來的研究之路奠定堅實基礎(chǔ)。本文核心作者、機(jī)構(gòu)以及研究主題的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以為檔案人在高校、導(dǎo)師以及研究領(lǐng)域的選擇提供一定的參考價值。

第三，加強(qiáng)高校與實際工作部門的溝通合作。高校是電子文件管理理論研究的中堅力量，但是實際工作參與少，實際工作的研究自然也少。而實際檔案工作部門也有著一支龐大的檔案隊伍，他們雖直接從事檔案管理工作，但囿于隊伍中人員來源多樣，知識結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，再加上長期限制在工作崗位上而缺乏最新理論的指導(dǎo)，容易固步不前，研究上也難有突破。因此，應(yīng)當(dāng)互相發(fā)揮優(yōu)勢，加強(qiáng)合作。高?？梢越?jīng)常到實際工作部門進(jìn)行調(diào)研溝通，了解電子文件管理工作開展情況，利用理論優(yōu)勢提出解決對策。實際工作部門可經(jīng)常邀請高校相關(guān)專家來進(jìn)行講座或培訓(xùn)，汲取最新理論知識指導(dǎo)工作以迸發(fā)出新的思想火花。

第四，建立檔案專業(yè)的資格準(zhǔn)入制度，將電子文件管理納入必備素質(zhì)之列，促進(jìn)檔案從業(yè)人員的自我提升，提高檔案人才隊伍的整體水平。

第五，發(fā)揮核心期刊的陣地作用，把好文章質(zhì)量關(guān)。期刊都有一定的影響力，研究者對某領(lǐng)域當(dāng)前研究狀況的把握主要也是來自于對期刊文章的閱讀，受到潛移默化的影響，電子文件管理研究也不例外。期刊之間刊載文章的質(zhì)量有差異，對電子文件管理研究文章的吸納程度也不同，筆者希望通過前文對電子文件管理研究核心期刊統(tǒng)計分析結(jié)果，對讀者的選讀起到一定的借鑒意義。

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Analysis of Development Situation and Characteristics of Electronic Records Management Research in China----Based on Bibliometric Analysis of Domestic Journals from 1988 to 2013

Shang Changhong,Jiang Yuanyuan
(Archives of Southeast University,Nanjing 210096,China)

Electronic records gradually become a main way to record information of human society,and electronic records management also becomes a hot research topic in current times.The author retrieves the data as the samples with the theme of"electronic records management",and attempts to analyze the electronic recordsmanagement in China from five aspects as the distribution of paper amount per year,authors,institutions and research subjects from 1988 to 2013 to grasp the general situation and characteristics of electronic records management research,and to put forward the solutions aiming at the problems we find,and to provide a reference for future electronic records management research in China.

electronic records management; bibliometrics;statistical analysis;solution

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.10

尚昌紅,東南大學(xué)檔案館助理館員，研究方向為電子文件管理；江媛媛，東南大學(xué)檔案館館員，研究方向為電子文件管理。