加強(qiáng)高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作探析

楊洪云

（青島大學(xué)青島266071）

加強(qiáng)高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作探析

楊洪云

（青島大學(xué)青島266071）

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為一項重要的基礎(chǔ)性工作，在高校檔案管理中處于薄弱環(huán)節(jié)。本文從加強(qiáng)對其重要性的認(rèn)識入手，提出注重實效，采用現(xiàn)場指導(dǎo)和遠(yuǎn)程指導(dǎo)兩種指導(dǎo)方式，探索創(chuàng)新團(tuán)隊指導(dǎo)法和宣傳式指導(dǎo)法并加強(qiáng)指導(dǎo)隊伍建設(shè)，進(jìn)而提高高校檔案管理水平。

高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)指導(dǎo)方法

G271

A

2017-05-12

關(guān)于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，《中華人民共和國檔案法》第七條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)”[1]；2008年8月教育部和國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，將“貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)”[2]等內(nèi)容明確為高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)。由此可見，高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是一項非常重要且有法可依的基礎(chǔ)性工作。

雖然檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作如此重要，然而高校的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作卻始終處于薄弱環(huán)節(jié)，沒有專門的指導(dǎo)部門，沒有專職的指導(dǎo)人員，仍然采用傳統(tǒng)、單一的指導(dǎo)方法，收集的案卷規(guī)范性差，歸檔不及時，甚至由于立卷部門兼職檔案人員流動頻繁造成檔案資料遺失情況也時有發(fā)生，導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的根本原因是對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重要性認(rèn)識不足和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作不到位，為了更好地發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的作用，應(yīng)重點加強(qiáng)以下兩方面工作。

一、加強(qiáng)對高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重要性的認(rèn)識

1.高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)的重要途徑。近三十年來，我國檔案事業(yè)有了巨大的發(fā)展，自1987年頒布檔案法之后，陸續(xù)制定了各行各業(yè)檔案管理的方針、政策、辦法、實施細(xì)則等一系列的法規(guī)文件，逐步建立健全了檔案管理、檔案工作制度，這些法律法規(guī)從根本上保證了檔案事業(yè)健康、有序地發(fā)展，通過檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作去貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和方針政策，也是高校檔案機(jī)構(gòu)管理職責(zé)的體現(xiàn)。

2.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是實現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理的根本保證。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案工作的起點，對立卷部門進(jìn)行有效的前端控制，規(guī)范其工作程序，將不利于檔案工作的苗頭及時遏制住，從源頭上保證了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案質(zhì)量不僅豐富優(yōu)化了館藏，提高了檔案利用率，更是實現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理的根本保證。

3.高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是開展檔案宣傳教育活動的窗口。由于高校實行部門立卷歸檔制度，所以說檔案工作滲透到學(xué)校的各個部門，以檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)為契機(jī)，與各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和兼職檔案人員廣泛接觸聯(lián)系，讓更多的師生認(rèn)識和了解檔案，增強(qiáng)檔案意識，學(xué)會重視利用檔案，這樣檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作又成為很好宣傳檔案教育活動的窗口。

二、高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作存在的問題及對策

1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。從高校檔案館組織機(jī)構(gòu)看，絕大多數(shù)高校沒有設(shè)置檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，即使設(shè)有檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，其部門職能也是收集、整理的同時兼做檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，所以說“重收集、輕指導(dǎo)”現(xiàn)象是不爭的事實。

首先高校檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，在人員編制允許的情況下，給檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作一席之地，設(shè)立檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)理論研究上下功夫，探索形成一套完整的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)理論體系，理論指導(dǎo)實踐，實踐不斷豐富理論；在人員不足的情況下，也要統(tǒng)籌兼顧，系統(tǒng)培訓(xùn)身兼多職的檔案館工作人員做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作；其次提高檔案工作人員對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重要性的認(rèn)識，把在歸檔、整理、保管和利用等工作環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的問題反饋到指導(dǎo)工作中，及時糾正，保證案卷質(zhì)量，提升認(rèn)識和指導(dǎo)能力。這樣才能更好地發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重要作用，進(jìn)而提高高校檔案工作管理水平。

2.注重實效，因地制宜地開展高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。隨著高校改革的不斷深入，信息化進(jìn)程不斷加快，檔案工作的社會環(huán)境發(fā)生了變化，檔案工作的管理運行模式也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，如果不顧外在條件的變化而一味固守原有的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式，不可避免地出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)針對性不強(qiáng)，重點不突出、指導(dǎo)效果不明顯等一些問題。

高校的部門立卷歸檔制度決定了對全校兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作任重而道遠(yuǎn)。以我校為例，立卷部門共計68個，兼職檔案人員多達(dá)130余人，形成了一支龐大的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作按高校十二大類別檔案分別進(jìn)行指導(dǎo)，以檔案館編制的《青島大學(xué)檔案實體分類法》和《青島大學(xué)檔案工作規(guī)范》為指導(dǎo)依據(jù)，對全校的檔案進(jìn)行實體分類以及收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作；以注重實用性、有效性、針對性，突出重點，實行全程控制，因地制宜地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作為指導(dǎo)原則；指導(dǎo)方法上主要采用現(xiàn)場指導(dǎo)和遠(yuǎn)程指導(dǎo)兩種方式（如圖所示），每種指導(dǎo)方式又分別包括四種指導(dǎo)方法，形成以現(xiàn)場指導(dǎo)為主、遠(yuǎn)程指導(dǎo)為輔，既有條塊指導(dǎo)，又有橫向補(bǔ)充，交叉使用，靈活方便的指導(dǎo)格局，收到很好效果。

（1）現(xiàn)場指導(dǎo)。集中培訓(xùn)指導(dǎo)法：是通過下發(fā)紙質(zhì)材料或制作PPT形式進(jìn)行的一種培訓(xùn)指導(dǎo)法。適用于大范圍的集中學(xué)習(xí)貫徹落實國家檔案法律法規(guī)，方針、政策、檔案管理辦法、本校關(guān)于檔案工作規(guī)章制度及普及檔案專業(yè)的理論知識，集中培訓(xùn)指導(dǎo)法具有集中省時間，全覆蓋效率高等特點。

專題培訓(xùn)指導(dǎo)法：適用于有相同問題需求的某一類別檔案和學(xué)校重大活動、突發(fā)事件等情況，比如對科研檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)都會根據(jù)上一年收集過程中發(fā)現(xiàn)的問題、將共性問題、個別現(xiàn)象、重點、難點歸納總結(jié)形成當(dāng)年的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思路，專題培訓(xùn)指導(dǎo)法具有針對性強(qiáng)、見效快等特點，往往會收到立竿見影的效果。

單獨指導(dǎo)法：適用于新成立部門和新上崗人員，以及重大活動，突發(fā)事件。涉及到學(xué)校的重大活動，突發(fā)事件，需要及時確定活動或者事件的歸檔范圍和保管期限，由幾個部門聯(lián)合舉辦和承辦的重大活動還要明確檔案責(zé)任人，以確保檔案資料的齊全完整。單獨指導(dǎo)法具有一對一，目的明確、易于溝通等特點。2016年青島市政府實行專項資金對我校校內(nèi)的宿舍樓進(jìn)行節(jié)能改造工程，由房產(chǎn)管理部門牽頭配合一家承辦公司，檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員首先對本校的房產(chǎn)部門和承辦公司就整個節(jié)能改造工程的檔案責(zé)任人及歸檔范圍予以明確，從為承辦單位提供各種圖紙開始，歷時四個半月把節(jié)能改造工程相關(guān)文件、節(jié)能改造后標(biāo)示圖紙、造價單等資料全部歸檔，為以后宿舍樓的改造維修提供完善的檔案材料。

小組研討式指導(dǎo)：適用于同一類檔案但基礎(chǔ)差異較大的立卷部門，采用小組討論的形式進(jìn)行指導(dǎo)，這種指導(dǎo)法具有直觀、感性、互動性強(qiáng)等特點，通過小組研討起到有則改之無則加勉的提示作用，做的好的部門對差一些的部門起到示范和引領(lǐng)作用能產(chǎn)生激勵效果。我校的教學(xué)類研究生檔案每年春季學(xué)期中就“研究生培養(yǎng)材料”的整理方法會把立卷單位按自然科學(xué)組和人文社科組兩個小組進(jìn)行研討式指導(dǎo)，兼職檔案人員通過互相學(xué)習(xí)，觀摩研討小組往年的案卷，有了比較，看到差距，形成一股推動前進(jìn)的力量。

（2）遠(yuǎn)程指導(dǎo)。遠(yuǎn)程指導(dǎo)作為一種輔助指導(dǎo)方法克服了現(xiàn)場指導(dǎo)在時空上的局限性，最大限度地實現(xiàn)了跨時空、全方位、實時、無縫隙地進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過電話、網(wǎng)站、QQ群、微信群等方式，可隨時答疑，解決問題，有效地提高了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作效率。

（3）勇于探索，創(chuàng)新指導(dǎo)方式。團(tuán)隊式指導(dǎo)：這是一種以團(tuán)隊的形式進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的拓展服務(wù)。2015年應(yīng)我校教學(xué)管理部門幫助其制定“教學(xué)文檔管理的規(guī)定”的要求，檔案館組成以副館長為首的業(yè)務(wù)指導(dǎo)團(tuán)隊，根據(jù)《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（〔87〕教辦字016號）、《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作審核評估范圍》（教高[2013]10號）、《高等學(xué)校教學(xué)管理要點》（教育部[1998]33號）等文件精神，結(jié)合我校實際情況，將72項教學(xué)文件材料納入管理范圍，并按教學(xué)文檔性質(zhì)分為管理類、師資類、教學(xué)運行類、教學(xué)研究類、實踐教學(xué)類、學(xué)籍學(xué)位類、質(zhì)量保障類等7類，逐項逐條確定其保存期限及保存方式，完善了教學(xué)職能部門的制度建設(shè)，規(guī)范了教學(xué)部門歸檔、存留的檔案和文檔。得到有關(guān)部門的充分肯定。以實際工作展示了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重要性和積極作用。

宣傳式指導(dǎo)：是指把檔案的專題講座同學(xué)校的其他活動有機(jī)結(jié)合起來進(jìn)行的一種間接式指導(dǎo)方式。例如，針對近幾年往屆畢業(yè)生丟失人事檔案，遺失畢業(yè)證書、學(xué)位證書，學(xué)生入學(xué)登記卡填寫不規(guī)范等問題，利用每年開學(xué)季的新生學(xué)前教育機(jī)會，開展“我與檔案”“檔案就在我們身邊”等形式的講座，拓展了培訓(xùn)對象，普及了檔案知識，強(qiáng)化了師生的檔案意識，均收到不凡的效果。

3.加強(qiáng)指導(dǎo)隊伍建設(shè)，提高高校檔案管理水平。高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)隊伍大多是收集、整理的同時兼做檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這種業(yè)務(wù)指導(dǎo)，更傾向于關(guān)注以收集、整理為目的的局部問題，無視或忽略了廣義上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的全局觀念和系統(tǒng)性。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在理論體系、檔案專業(yè)知識、指導(dǎo)服務(wù)理念、采用多元化的指導(dǎo)方法及應(yīng)用新技術(shù)能力等方面，需要高校檔案部門統(tǒng)籌安排、系統(tǒng)培訓(xùn)，加強(qiáng)對提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員綜合素質(zhì)對檔案工作管理水平重要影響的認(rèn)識，培養(yǎng)出既掌握檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)理論又有豐富的檔案專業(yè)知識，既熟悉檔案工作又能利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)隊伍，推動檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作邁上一個新臺階，提高高校檔案工作管理水平。

[1]中華人民共和國檔案法[S]．

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法[S]，2008-9-1.

[3]張平.試論高校檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作[J].檔案天地,2002（1）.

[4]毛少偉.對新時期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的幾點思考[J].檔案與建設(shè),2006（7）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.21