淺談中小型醫(yī)院后勤檔案管理中的問題與解決

李靜 王艷君 趙振國

[摘要] 隨著新醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)改對醫(yī)院管理與運行提出了更高的要求，在醫(yī)療機構中特別是中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作往往較為薄弱，如何正確認識并加大后勤檔案管理工作的力度，結合完善的工作流程與規(guī)章制度，利用現(xiàn)代化的電子檔案管理手段，提升中小型醫(yī)院管理水平與核心競爭力，有效促進醫(yī)院和諧、健康、可持續(xù)發(fā)展。此文主要列舉中小型醫(yī)院在后勤檔案管理工作中普遍存在的問題并提出有效解決方法，以供參考。

[關鍵詞] 中小型醫(yī)院；后勤檔案管理；問題；優(yōu)化途徑

[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2017）06（b）-0142-03

醫(yī)院后勤工作是整個醫(yī)院管理工作的基礎，是醫(yī)院工作中必不可少的重要組成部分，貫穿于醫(yī)院其他工作的每一個環(huán)節(jié)，它是醫(yī)院正常運轉的重要支持和保障系統(tǒng)，直接關系到醫(yī)院的醫(yī)療、教學及科研工作的正常運轉，關系到醫(yī)院的全局和健康持續(xù)的發(fā)展，是醫(yī)院管理工作的重中之重。強有力的后勤服務保障直接影響醫(yī)療工作的順利進行。失去后勤管理工作的支持，醫(yī)院是無法順利運行的，科學、高效的后勤保障可以提高醫(yī)療機構的核心競爭力，創(chuàng)造更優(yōu)異的醫(yī)療價值。

醫(yī)院后勤檔案記錄醫(yī)院運行的各種信息，往往關系到醫(yī)院規(guī)劃、建設及日常運行管理，是醫(yī)院后勤保障運行的第一手材料。醫(yī)院后勤檔案作為醫(yī)院檔案一部分，在醫(yī)院檔案管理中具有關鍵性地位，是醫(yī)院高效運轉的保障。醫(yī)院后勤檔案的建立和管理對推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義，即為醫(yī)院的建設、維修、管理服務，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務[1]，因此加強醫(yī)院后勤檔案管理與建設的意識應該逐漸增強。

1 中小型醫(yī)院后勤檔案管理工作概述

醫(yī)院的正常運行離不開改擴建、維修等基建項目；離不開引進先進的設備和設施；離不開持續(xù)的物資供應；離不開可靠的供水、供電、供氣。可以說，無時無刻不需要后勤保障，而高效有序的后勤工作離不開相關后勤檔案的管理與支持，檔案管理必然是醫(yī)院后勤工作的一個重要組成部分。醫(yī)院后勤檔案的種類包括：行政管理類檔案（如后勤人員結構檔案、規(guī)章制度、行政文件、會議紀要等）；物資管理類檔案（如資產(chǎn)設備檔案、產(chǎn)品資質溯源檔案、采購合同、招標采購檔案等）；日常運行類檔案（如水電氣、設備運行、醫(yī)療廢物處置管理與維修檔案等）；基建類檔案；外包服務類檔案等等[2]。

2 中小型醫(yī)院后勤檔案管理中主要存在的問題

2.1 人員隊伍不強、管理意識不足

中小型醫(yī)院中的后勤檔案管理隊伍普遍存在個人素質高低不等、綜合素質參差不齊的情況，往往還伴隨著檔案管理隊伍流動性大、人員不穩(wěn)定、人手短缺的情況。因為進入后勤部門工作的門檻低，許多醫(yī)院后勤管理干部是其他專業(yè)人員改行而來的[3]。而且醫(yī)院后勤管理教育與培訓體系相對滯后，資金投入少，造成人員整體素質偏低。往往在職的后勤檔案管理人員的檔案管理意識都不強，許多中小型醫(yī)院還是兼職人員在做檔案管理工作，他們對后勤檔案管理的有關知識和技能，特別是基本醫(yī)學知識和管理知識掌握有限。當今醫(yī)學科學技術迅猛發(fā)展，高、精、尖設備與技術不斷涌入醫(yī)院，與滯后的后勤管理模式和薄弱的后勤檔案管理水平形成巨大反差。后勤檔案管理人員作為后勤人員的一部分，其綜合素質如木桶效應般影響著醫(yī)院整體發(fā)展的速度。而且部分醫(yī)院后勤檔案管理者自身定位不清，檔案管理意識也比較薄弱，沒有全面了解檔案工作對醫(yī)院管理的影響。致使在資料收集方面不全面；資料歸檔方面不完整；檔案管理方面不到位，造成后勤檔案管理工作中脫節(jié)現(xiàn)象頻發(fā)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料流向不清、內(nèi)容不全的狀況，影響后勤檔案管理工作的有效進行。

2.2 醫(yī)院領導重視不足

因為醫(yī)療機構的主體工作還是保障醫(yī)療服務，“重臨床，輕后勤”的傳統(tǒng)觀念普遍存在。中小型醫(yī)院領導往往對后勤管理工作的重視程度相對不高，不注重后勤人才的引進與培養(yǎng)，對后勤檔案管理意識更是普遍薄弱。一些領導缺乏對檔案重要性的認識，甚至不了解《中華人民共和國檔案法》的相關要求，造成部分醫(yī)院缺乏自主貫徹、執(zhí)行有關法律法規(guī)的環(huán)境，從而致使檔案工作的全面規(guī)劃難以開展。而且許多中小型醫(yī)院的領導從人員配置、成本控制等方面考慮，并未設立專門的后勤檔案管理部門，不能通過高素質的人才隊伍實現(xiàn)對后勤檔案的有效管理與利用。還有些醫(yī)院領導對檔案重要性的認識不足，選人用人不當，甚至不關心檔案部門與相關工作人員，容易造成管理不科學，在一定程度上阻礙后勤檔案管理工作的開展，勢必會影響到醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。

2.3 管理流程不明、責任不清

許多中小型醫(yī)院因為對后勤檔案缺乏足夠重視，沒有制定相應的規(guī)章制度與管理辦法，造成后勤檔案管理非?；靵y，缺乏統(tǒng)一標準與體系。比如：沒有劃定后勤檔案管理的工作內(nèi)容；沒有規(guī)范檔案文件的范圍，工作人員不清楚哪些需要納入管理；沒有完善檔案移交流程與界定責任關系；沒有分類管理與責任人制度；沒有調閱權限管理等等。

由于以上種種原因，許多中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作不嚴謹甚至缺失。因職責落實不到位，許多后勤檔案資料沒有收文登記或沒有仔細保管并定期移交給上級檔案部門，而是隨手一放或者丟棄。還可能因為沒有管理制度與流程造成后勤檔案資料都零散地留存于不同的經(jīng)辦人手中，疏于管理。造成檔案沒有進行有效歸類管理及存檔工作，導致后勤檔案資料欠缺。許多中小型醫(yī)院忽視檔案收集、歸檔以及保管等有關工作，不重視在文件生成時進行監(jiān)督與指導，從而致使某些文件丟失，造成沒有必要的損失，使醫(yī)院的后勤基建及日常運行管理工作得不到有效的信息與數(shù)據(jù)支持，這樣既不利于檔案的開發(fā)與利用，又會影響到醫(yī)院工作的順利進行。

2.4 檔案種類多管理便利性不足

中小型醫(yī)院受空間、場地等因素限制，很少設立專門的后勤檔案室，很多資料沒有固定的儲存場所，不但檔案管理人員大多兼職擔任，辦公室也存在多用途使用情況，這樣就很難做好專項分類管理。因為后勤檔案資料中有很多合同、協(xié)議、批示等記錄著各種簽章信息，都需要保留原始狀態(tài)，所以多采用傳統(tǒng)形式的以紙質為媒介并輔以人工錄入的檔案記載與管理模式。但該種方法僅適合少量、有限的資料管理，而后勤檔案資料往往種類繁雜、數(shù)量龐大，即使輔以計算機錄入管理也會影響工作效率，實際工作中不但費時、費力、容易出錯，還影響查閱、追蹤，低效的后勤檔案管理方式造成便利性不足、利用率不高。

3 優(yōu)化中小型醫(yī)院后勤檔案管理的途徑

3.1 努力提高后勤檔案管理人員的綜合素質

加強后勤檔案管理工作的重點在于檔案管理者本身，可直接對檔案管理工作質量的高低造成影響。要求他們不僅具有極強的責任心還要有很強的專業(yè)性，而且能夠遵守與應對各種嚴格的要求與復雜程序。檔案工作的開展，離不開檔案人員，而一支專業(yè)水平高的檔案管理隊伍是提高檔案工作質量的基礎。檔案管理人員應該樹立責任感并不斷提高業(yè)務能力增強綜合素質。不能認為檔案只是機械地做好收集、分類、裝訂、編目等簡單工序，熟悉整理案卷流程就行，它不僅要求將文件轉化成檔案，積累檔案信息，更要不斷地熟悉后勤檔案的內(nèi)容、數(shù)量、成分、檔案材料的有機聯(lián)系。要做到深入研究檔案，搞好管理工作，使檔案資源得到有效的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案效益。中小型醫(yī)院需要招募與配置專門的檔案管理人才，設備檔案的管理人員既要懂得檔案管理知識，使其能夠完成檔案分類歸檔等專業(yè)工作；又要具備一定的醫(yī)學基礎，使其能夠充分了解臨床需求；還應具備后勤水電氣暖等相關專業(yè)知識，使其能夠參與到設備采購、運行、維護等各個環(huán)節(jié)的工作中。因此，不斷提高后勤檔案管理人員的綜合素質，構建一支專業(yè)的檔案管理隊伍是十分必要的。

3.2 加強醫(yī)院領導的重視

隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)療機構的管理者也在不斷從醫(yī)療視野向管理視野轉變，醫(yī)院后勤檔案工作已經(jīng)越來越引起管理者的重視，后勤部門應籍此向醫(yī)院領導申請更專業(yè)、綜合素質更強的后勤檔案管理隊伍。醫(yī)院如果能同時給后勤檔案管理人員提供大量培訓機會，使其學習相關的法律規(guī)章制度，充分掌握各種先進理論并且應用在個人工作上，后勤檔案管理工作一定能事半功倍。醫(yī)院管理者如果能加強檔案管理宣傳，號召并組織職工學習檔案工作的法律法規(guī)，一方面可以提高個人綜合素質，另一方面還能夠培養(yǎng)全員檔案意識，可以在很大程度上推動后勤檔案管理工作的發(fā)展。

3.3 規(guī)范化流程與完善的規(guī)章制度

當今醫(yī)院都在追求科學化、精細化管理，作為醫(yī)院運行保障的后勤管理更是如此。作為后勤管理重要組成部分的后勤檔案管理應具備規(guī)范化的流程，首先要明確責任人，確定資料流轉與交接流程，從資料收集、移交、歸檔、到保存與使用做好痕跡化管理；其次，要明確歸檔時間，及時進行資料收集，避免長時間疏于管理造成資料丟失與損毀；還要將歸檔范圍標準化、制度化，盡量保證資料齊全。例如，儀器設備類檔案資料往往包括購置申請、論證記錄、招標文件、供銷合同、購置發(fā)票復印件、安裝調試及驗收報告、設備操作保養(yǎng)及維修說明、隨機技術資料等。而購置安裝過程中又往往涉及：設備出廠清單、開箱驗收記錄、驗收報告、產(chǎn)品合格證、安裝手冊、設備說明書、設備圖紙等各類資料。設備使用中還會有：維修保養(yǎng)計劃與記錄、定期檢驗記錄、維修報告單、設備運行與事故記錄等。當設備需要報廢時需要有：設備報廢申請、報廢審批表、廠家或維保部門鑒定報告、報廢記錄等[4]。由此可見，每一份后勤檔案都包含許多內(nèi)容，從一臺儀器的購置申請到最終報廢都會有不同的檔案資料產(chǎn)生，每個階段都有相應的證明文件顯示其狀態(tài)?？茖W化、規(guī)范化、制度化的后勤檔案管理工作輔以齊全的檔案資料可以有效保障醫(yī)院的正常運轉。

3.4 加快信息化建設在檔案管理中的應用

現(xiàn)代電子信息技術的發(fā)展，推動了檔案管理的進程，伴隨新技術的快速發(fā)展與普遍使用，以往陳舊的管理手段已經(jīng)難以滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，而信息化的檔案管理工作，可以通過建立電子、網(wǎng)絡平臺，數(shù)字化處理的方式加強信息的管理，而且借助相關的檔案管理軟件、系統(tǒng)可以快速地將檔案進行錄入、新建案卷、全引目錄、二維碼打印、借還操作、在借統(tǒng)計、分類管理等檔案功能管理。

推行信息化檔案管理后，不但可以快速查找檔案，強化檔案的出入庫管理，對借出檔案進行跟蹤，防止丟失，遺漏，對檔案的操作進行全面的控制和管理，而且還能減少差錯提高管理效率，有效地對檔案流程和空間進行動態(tài)管理。在提高中小型醫(yī)院后勤檔案管理人員工作效率的同時，使檔案信息資源得到充分利用，更好地促進醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

4 結語

綜上所述，醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院的寶貴財富。中小型醫(yī)院因規(guī)模、人員、經(jīng)費等原因造成后勤檔案管理方面相對薄弱，還有許多可以提高的空間。在這個信息化高速發(fā)展的時代，伴隨著醫(yī)療改革的不斷深入，廣大中小型醫(yī)院需要加強領導，重視檔案工作，增強全員檔案意識，不斷提高后勤檔案管理隊伍的綜合素質，完善后勤檔案管理制度，規(guī)范后勤檔案資源整合流程，充分利用信息化手段加強后勤檔案管理，為醫(yī)院各項管理工作的有序進行保駕護航，由此更好地為醫(yī)院的發(fā)展與建設提供服務，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

[參考文獻]

[1] 薛劍鋒.醫(yī)院后勤檔案管理的重要性分析[J].才智，2014（34）：384.

[2] 殷艷華.醫(yī)院后勤檔案管理工作思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（21）：78.

[3] 官瑞霞，李冬盎.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（5）：132-133.

[4] 董泰平.淺析醫(yī)院后勤設備檔案的建設和管理[J].管理觀察，2015（16）：166-168.

（收稿日期：2017-03-13）