高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理的思考

陳貴屏+徐晨偉+陳建軍

摘 要：高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)是信息社會對高校學(xué)籍檔案管理工作的必然要求，也是促進教育教學(xué)改革、提高辦學(xué)層次的重要手段，科學(xué)有效的學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)至關(guān)重要。文章分析了高校學(xué)籍檔案信息化管理的特點及管理要求，發(fā)現(xiàn)在高校學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)過程中存在的問題并提出相應(yīng)的學(xué)籍檔案信息化管理建設(shè)的對策和建議。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；信息化管理；問題；對策

高校學(xué)籍檔案是高校學(xué)生在學(xué)習(xí)和社會實踐活動中直接形成的，對學(xué)校、社會和個人具有保存價值的歷史真實記錄[1]，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程和學(xué)校教學(xué)發(fā)展歷史的原始見證。它真實地反映了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)和生活等情況。學(xué)籍檔案為學(xué)校教學(xué)管理部門的決策等提供了有力依據(jù)，同時也是社會考核、選拔、聘用人才的參考因素，是一種重要的信息資源。

目前高校學(xué)籍檔案在管理和利用等多方面還存在一些問題，作為學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)積極研究學(xué)籍檔案的信息化管理辦法，對于利用學(xué)籍檔案的信息功能，促進學(xué)校教學(xué)改革、管理及學(xué)生就業(yè)等工作都具有深遠而重大的意義。

1 高校學(xué)籍檔案的特點及管理要求

學(xué)籍檔案是在教學(xué)管理過程中由學(xué)生、教師、教務(wù)人員等多方面形成的，在其活動過程中有自己的規(guī)律和特點。

1、數(shù)量多

近年來，大學(xué)教育逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槠彰窠逃?，招生人?shù)急劇增加，從而畢業(yè)生人數(shù)不斷增加，直接導(dǎo)致學(xué)籍檔案數(shù)量膨脹，加大了學(xué)籍檔案管理的難度。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案的管理方式將無法應(yīng)對日益增多的信息量的保存和利用。

2、來源分散

學(xué)籍檔案形成于教學(xué)過程中的各項活動，由不同部門提供的材料匯總而成。通常學(xué)籍卡由學(xué)生及班主任在每一學(xué)期結(jié)束及畢業(yè)時填寫；成績單由學(xué)院教務(wù)管理員于學(xué)生畢業(yè)時在成績系統(tǒng)里打??；電子學(xué)籍信息由教務(wù)處在日常管理中形成。因此給學(xué)籍檔案的收集帶來一些不便。各個部門都有自己的管理系統(tǒng)，如果不能及時的共享信息，會造成不必要的重復(fù)勞動。

3、內(nèi)容復(fù)雜

學(xué)籍卡主要記錄學(xué)生入學(xué)時的基本狀況、家庭情況、平時學(xué)習(xí)過程中的表現(xiàn)等；成績單反映大學(xué)期間所修課程的名稱、學(xué)分、成績以及畢業(yè)論文（設(shè)計）、等級考試等；電子學(xué)籍信息包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的全部基本信息，如身份證號、政治面貌、性別、民族、籍貫、學(xué)號、年級、班級、學(xué)院、專業(yè)、學(xué)制、學(xué)位等。

4、時間跨度

由于高校的教育教學(xué)工作，主要是按學(xué)期來開展，時間上有階段性和持續(xù)性的特征。同一年入校的學(xué)生，畢業(yè)時間上有的會不同，以原所屬班級為歸檔單位，對立卷整理和日后查找工作均會造成不便。因此以畢業(yè)時所在班級來歸檔學(xué)籍材料，對畢結(jié)業(yè)、肄業(yè)、退學(xué)、延長畢業(yè)等各類情況及時審批需離?；蚶^續(xù)留校，從根本上保證了學(xué)籍檔案立卷的精準度[2]。

2 高校學(xué)籍檔案管理存在的問題

1.從事檔案管理工作的人員較少

高校為了做好檔案管理工作，成立檔案室并且配備了管理人員做專門工作。然而，工作人員較少，不能滿足高校檔案的管理需求，而且有些人員并沒有從事過檔案管理工作，沒有接受過專業(yè)教育和培訓(xùn)。檔案管理工作還是延用老的管理模式和方法，沒有創(chuàng)新性。

2.二級學(xué)院沒有專門從事學(xué)籍檔案管理的工作人員

目前，隨著高校人事制度改革的深入，在引入人才要求。方面提出了更高的學(xué)校側(cè)重于高精尖人才的引入，對于行政、學(xué)生工作、教輔等一些急需工作人員的崗位只能采取校聘或院聘的方式解決，這些外聘人員的典型特點就是不穩(wěn)定、流動性大。對學(xué)籍檔案管理工作意識淡薄，不熟悉，不重視。有些學(xué)校將在校生的學(xué)籍檔案分散在學(xué)工辦、班主任處，甚至讓學(xué)生自行保管，最終造成學(xué)籍檔案損壞或遺失，給學(xué)校的學(xué)籍管理工作造成了損失。

3、制度不完善和管理水平低

高校在檔案管理方面建立了相對完善的管理制度，對學(xué)籍檔案管理提出了切實可行的意見，明確了相關(guān)部門職責(zé)，但缺乏具體實施細則，管理水平不高[3]。學(xué)生在校期間的材料種類多，數(shù)量大，從大量的材料中挑選出有保存價值的材料，是一項艱巨的工程?，F(xiàn)實情況是，學(xué)校二級職能部門有什么檔案就向校級檔案館移交什么檔案，不了解檔案的整理歸檔要求。校級檔案管理部門在整理、收集檔案的過程，經(jīng)常出現(xiàn)的情況是在等其他部門把整理好的材料送上門，結(jié)果本該當年交的材料，半年或一年以后才上交。

4、信息化水平不高

學(xué)籍檔案涉及教務(wù)處、學(xué)生處等全校若干部門，來源分散。一些高校的檔案管理部門偏向于收集紙質(zhì)材料，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已不再適用于大數(shù)據(jù)背景下的學(xué)籍檔案管理工作，必須采取信息化管理模式，提高學(xué)籍檔案管理的信息化水平。

3 改進高校學(xué)籍檔案管理的對策和建議

1.制定一套切實可行的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理體系

建立學(xué)籍檔案的信息庫，實現(xiàn)信息查詢的實時互動。隨著學(xué)籍檔案利用量的增多，方便并及時提供學(xué)籍檔案成為檔案工作者的共識。學(xué)籍異動檔案是經(jīng)常用到的，由于檔案內(nèi)容復(fù)雜，信息顯現(xiàn)的時續(xù)性，在檔案的提供利用中經(jīng)?？ぃ鐚⑦@些信息零散的檔案進行計算機管理，將大大方便查詢，并能提高檔案的查準率、查全率，減輕檔案部門的工作壓力。

2.電子載體保管同時兼顧紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料收集

由于數(shù)字化的學(xué)籍檔案信息比較脆弱，許多人為與自然因素都有可能使數(shù)據(jù)受損，具有不穩(wěn)定性。要確保個人學(xué)籍檔案信息的真實性、完整性，就要重視信息安全。在保存數(shù)字化學(xué)籍檔案信息的同時，保存紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料，以便在數(shù)字化學(xué)籍檔案信息丟失時，可以根據(jù)紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料上的信息重建數(shù)據(jù)庫。學(xué)籍檔案管理工作的核心是保護和提供真實的原始材料，雙套制管理既發(fā)揮了電子學(xué)籍檔案檢索直觀、存取方便、傳輸快捷等方面的優(yōu)越性，又保證了紙質(zhì)學(xué)籍檔案真實材料的原始記錄，二者要長期并存保管才能取長補短、互為補充[4]。

3.提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理是一項非常細致與繁瑣的工作，具有很強的政策性、專業(yè)性與程序性。學(xué)籍檔案管理人員隊伍的專業(yè)性與穩(wěn)定性直接影響著學(xué)籍檔案管理的準確性，進而影響學(xué)生的就業(yè)與前途。為了建立一支專業(yè)化學(xué)籍檔案管理人員隊伍，首先，必須實行崗前培訓(xùn)，對即將上崗做學(xué)籍檔案管理的人員預(yù)先做好培訓(xùn)，確保之后的工作能夠順利開展；其次，對已在崗的學(xué)籍管理人員要進行定期的培訓(xùn)和考核，了解新形勢下學(xué)籍檔案管理的模式和特點，使之在管理水平方面適應(yīng)新時期和新技術(shù)的要求； 再次，學(xué)校要制定出相應(yīng)的管理措施，實行獎懲制度，充分調(diào)動檔案管理人員積極性、主動性、創(chuàng)造性。

近年來，高等學(xué)校已認識到學(xué)生學(xué)籍檔案管理對學(xué)生、學(xué)校和社會的重要價值和意義。學(xué)籍檔案包含的不僅是學(xué)生的信息，更是學(xué)校為社會培養(yǎng)人才所積累的人才信息化數(shù)據(jù)。學(xué)籍檔案管理信息化是高校的一項重要工作，它將為高校和社會的穩(wěn)定和發(fā)展做出重大貢獻。

參考文獻

[1]宣治國.高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理探析[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報，2017（4）：162-164.

[2]謝君.基于高校檔案管理系統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式研究[J].辦公自動化雜志，2011（205）：13-39.

[3]宣治國.高等學(xué)校學(xué)籍檔案信息化管理探析[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報，2017（4）：162-164.

[4]林梅珍. 高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的思考[J].福建教育學(xué)院學(xué)報，2014（1）：107-110.

作者簡介

陳貴屏（1990-），女，漢，江蘇南通，碩士研究生，助教、研究方向：學(xué)籍管理。endprint