醫(yī)院檔案管理存在的問題及解決辦法

張一波

摘要：在現(xiàn)階段醫(yī)院的各項管理活動中，醫(yī)院的檔案管理處于特殊的發(fā)展地位。對醫(yī)院的檔案資料進行科學化的管理利用具有重要的意義，完善醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理是促進醫(yī)院更好更快發(fā)展的關鍵之處。本文對現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問題和相關管理策略進行深刻探析，旨在推動醫(yī)院檔案管理工作效率的有效提升。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；管理問題；實踐做法

現(xiàn)行的醫(yī)院檔案都真實記錄著醫(yī)院各項工作以及重要的信息記錄，是醫(yī)院運行發(fā)展的重要憑證。醫(yī)院檔案也屬于國家檔案的一部分，在社會發(fā)展的過程中具有重要的記錄作用。醫(yī)院相關的檔案管理人員要根據(jù)當前管理過程中存在的各類問題加以改革創(chuàng)新，從而促進我國醫(yī)療檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

一、現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識不強

從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多管理部門的領導對管理工作還處于忽視的階段，只注重醫(yī)院運營發(fā)展的過程，很少注重管理相關的具體活動。管理工作中受到過去傳統(tǒng)的思想觀念影響，沒有從根本上認識到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用。

2.檔案管理的范圍不明確

就目前醫(yī)院相關部門針對檔案管理還沒有制定出一個完整有效的管理辦法，檔案管理的內容也隨著社會的快速發(fā)展發(fā)生了相應的改變。當前醫(yī)院檔案管理沒有先進的經(jīng)驗可以參考，只能在時間的過程中加深各項管理工作的理解。長期的發(fā)展下去，會導致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實效性，影響了檔案的完整性。

3.檔案資源沒有被合理開發(fā)利用

當前大多數(shù)醫(yī)院對檔案的利用僅僅只作為查閱資料使用，沒能從本質上發(fā)揮出檔案的實際運用價值，對檔案所包含的內容沒有進行深層次的挖掘。有的醫(yī)院機構對檔案沒能進行完整全面的分類，這在一定程度上降低了檔案的使用率。

4.檔案缺乏現(xiàn)代化的管理理念

現(xiàn)階段由于許多醫(yī)療機構用地資源緊張，在后續(xù)的各項工作中降低了檔案室的布置面積，將其作為其他空間使用。在科學技術高度發(fā)展的今天，仍有許多醫(yī)院還采取人工錄入的方式進行信息的錄取和收集，導致檔案管理中的信息量受限，這在一定程度上限制了檔案資源的綜合利用。

二、解決醫(yī)院檔案管理中存在問題的具體辦法

1.加強相關人員的檔案管理意識

醫(yī)院相關管理部門對于檔案管理的重視程度是進行管理工作的重要前提，醫(yī)院的各個部門要將檔案管理的重要性進行全面的宣傳并執(zhí)行。通過各類研究討論會和參觀學習的方式為醫(yī)院員工講解檔案管理的重要意義，從而全面地提高醫(yī)務人員的管理意識。

2.建立檔案管理制度，完善規(guī)范化管理

醫(yī)院要加強檔案管理制度的建設，從根本上實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。首先對醫(yī)院現(xiàn)有的資料進行相應的整理分類，對檔案管理中所執(zhí)行的各個步驟加強管理，讓每項措施活動都能有規(guī)定的制度指導。最后將所有的檔案作為一個整體進行管理，對每個有效的資源進行分類，擴大檔案管理的綜合全面性。

3.充分發(fā)揮出檔案自身的社會價值

對當前醫(yī)院檔案資源進行有效管理的目的就是為了相關的工作提供重要的參考信息，所以檔案管理人員要運用各類方法對檔案資源進行有效合理的開發(fā)。定期組織各類研討會，對檔案所包含的信息進行系統(tǒng)的概述并記錄整合，為今后的各項工作作為有效的參考內容。在醫(yī)院各個部門之間搭建信息交流的平臺，更好地實現(xiàn)信息之間的交互使用，進一步擴大檔案自身所包括的各類價值。

4.加強檔案的現(xiàn)代化管理

在當前醫(yī)院檔案管理過程中，要想全面實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案所包括的內容逐漸增多，憑借過去傳統(tǒng)的技術和管理方法很難進行有效的管理，所以必須引進更多先進的技術設備，促進管理方式的科學化。以現(xiàn)代計算機技術取代過去手工管理，實現(xiàn)智能化的管理。運用計算機對各類檔案進行分類編號，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強了管理的科學化和有序性，符合當今社會發(fā)展的趨勢。

5.加強檔案管理人員隊伍建設

當前醫(yī)院檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴格的選取，而是由醫(yī)院其他相關部門人員進行調動的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專業(yè)的管理知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓學習就上崗工作。所以單位要加強檔案管理人員的招聘活動，選取更多優(yōu)秀的管理人才。經(jīng)過嚴格的刪選培訓才能上崗，從根本上提升醫(yī)院檔案管理人力資源的力量，從而進一步推動各項管理工作的有效開展。

三、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

當今社會經(jīng)濟高速發(fā)展，醫(yī)院各項管理運行過程都應建立在改革發(fā)展的基礎上進行。相關管理機構要以現(xiàn)代化的科學方法對醫(yī)院內部管理設備進行有效的維護，從根本上減少檔案管理系統(tǒng)自身存在的危害，提高管理的實效性。制定科學合理的管理體系，完善檔案管理的各項流程，維護信息資源的穩(wěn)定和有效利用率。從當前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的實際情況來看，要完成各類監(jiān)督運行的工作，就需要對系統(tǒng)整體的運行情況進行有效的把握，明確各項任務的流動情況，在一定程度上保障電子檔案的完整有效性。在檔案管理工作的創(chuàng)新中充分展示出檔案管理的相應職能，做好各類文件檔案的分類管理，將科學化的管理過程吸取到工作的環(huán)節(jié)中，從而提升檔案管理的整體效率。

四、結語

要想實現(xiàn)醫(yī)院各項工作的長遠發(fā)展，醫(yī)院相關部門就要對檔案管理工作高度重視，對管理工作進行全面的創(chuàng)新。改變過去傳統(tǒng)的管理理念，實現(xiàn)管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案管理工作更好更快地發(fā)展。

參考文獻

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