事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

杜文婷

摘 要 隨著事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，傳統(tǒng)的人事管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求，事業(yè)單位逐漸適應(yīng)形勢(shì)變化，提高對(duì)人事管理工作的認(rèn)識(shí)，向現(xiàn)代化人力資源管理理念轉(zhuǎn)變。事業(yè)單位人事檔案管理工作作為重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對(duì)人才選拔、晉升、薪酬、培訓(xùn)等方面具有重大的影響，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理還存在諸多的問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題必須高度重視并采取有效措施予以解決，才能全面發(fā)揮人事檔案管理的功能。本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出了具體的解決對(duì)策，以期為相關(guān)工作的研究和實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位；人事檔案管理；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 2095-6363（2017）15-0143-02

人事檔案是事業(yè)單位人才選拔和任用的重要參考依據(jù)。人事檔案是否規(guī)范、健全、科學(xué)、管理到位，直接影響到事業(yè)單位工作效率。當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠、管理制度不完善、管理人員素質(zhì)和技能滿(mǎn)足不了現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)要求、檔案信息化建設(shè)水平不足等，這些都嚴(yán)重制約著事業(yè)單位人事檔案管理向著科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和多樣化方向發(fā)展，因此加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作基本內(nèi)涵

人事檔案主要是記錄和反映個(gè)人基本學(xué)習(xí)、工作情況的綜合文件材料，對(duì)個(gè)人各個(gè)年齡段的學(xué)習(xí)、工作等狀況進(jìn)行全面記錄，是單位選拔、任用等工作的重要參考依據(jù)。通過(guò)收集、整理、記錄和保管人事檔案，建立完整的個(gè)人人事檔案，為單位人事管理工作有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。隨著事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足事業(yè)單位發(fā)展需求，必須要將人事檔案管理改革和創(chuàng)新提到重要日程予以

重視。

近年來(lái)國(guó)家在干部選拔、職稱(chēng)評(píng)聘、人才流動(dòng)管理等方面不斷進(jìn)行改革，向著現(xiàn)代化人力資源管理方式轉(zhuǎn)變，人事檔案管理工作在事業(yè)單位管理基礎(chǔ)工作中擔(dān)任角色，但當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理方式守舊、不科學(xué)，管理水平不高，管理力量薄弱，在人事選拔、任用和績(jī)效考核等工作中參考意義不強(qiáng)，這些都不利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序順利開(kāi)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的具體問(wèn)題

1）人事檔案管理工作重視程度不夠。事業(yè)單位人事檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，屬于“幕后工作”類(lèi)型，在領(lǐng)導(dǎo)和大多數(shù)員工眼里，認(rèn)識(shí)檔案管理就是抄寫(xiě)、記錄和存檔，屬于事后整理工作，只要按部就班開(kāi)展歸檔就可以了，按照上級(jí)檢查要求進(jìn)行補(bǔ)充完善就可以了，是人事部門(mén)檔案管理人員的事情，與其他人員無(wú)關(guān)，這些想法很難改變，使檔案管理工作始終處于滯后和被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，都是人事檔案管理人員自己手忙腳亂，除非干部自己提升選拔才想起補(bǔ)充完善，這些都不利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，也不能充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)和決策依據(jù)的功能。

2）人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。人事檔案管理涉及到人力資源管理工作的方方面面，需要及時(shí)登記、按規(guī)范歸檔，才能保證時(shí)效性和全面性。當(dāng)前干部職工在填寫(xiě)個(gè)人檔案時(shí)被動(dòng)應(yīng)付，隨意性很強(qiáng)，甚至與真實(shí)情況不符，這就造成檔案信息與實(shí)際個(gè)人其他材料信息不匹配、不一致，甚至很多人認(rèn)為這種工作可有可無(wú)，所以檔案管理部門(mén)職責(zé)不清晰、人員配置不到位。

3）人事檔案管理人員素質(zhì)和技能需要進(jìn)一步提高。人事檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，由于涉及到很多的材料、信息等，所以整理比較繁瑣，且要求專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，需要投入一定的財(cái)力、物力、人力，有專(zhuān)門(mén)的檔案室，專(zhuān)職檔案管理人員，各部門(mén)也要配置相應(yīng)的檔案負(fù)責(zé)人員，負(fù)責(zé)各層級(jí)檔案信息的收集、整理、上報(bào)和歸檔，這樣才能保證檔案管理工作的連續(xù)性、及時(shí)性、規(guī)范性。但是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作人員都是臨時(shí)借調(diào)或者由即將退休的人員擔(dān)任，素質(zhì)、技能、知識(shí)結(jié)構(gòu)和創(chuàng)新能力都不足，造成檔案整理不規(guī)范、不科學(xué)、不及時(shí)、不完善，加上檔案人員流動(dòng)性較大，單位培訓(xùn)力度不夠，這些都影響了檔案隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理水平提升。

4）沒(méi)有建立現(xiàn)代化人事檔案信息化管理體系。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化平臺(tái)建設(shè)逐漸應(yīng)用于各行各業(yè)，并發(fā)揮了顯著功效，但是當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平建設(shè)相對(duì)滯后，很多檔案整理、歸檔等還是依賴(lài)于手工抄寫(xiě)，不利于檔案的長(zhǎng)期保存、查詢(xún)和管理。

5）人事檔案歸檔和利用水平需要進(jìn)一步提升。人事檔案制作國(guó)家有專(zhuān)門(mén)的制度規(guī)范和要求，但是實(shí)際操作過(guò)程中，事業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)自身的實(shí)際和制度要求開(kāi)展分類(lèi)整理和歸檔，檔案歸檔隨意性強(qiáng)，很多材料、用紙等都不規(guī)范；人事檔案也沒(méi)有充分利用起來(lái)，只是提供簡(jiǎn)單的查閱和參考價(jià)值。

3 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的具體措施

1）加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提高對(duì)人事檔案管理工作重視程度。事業(yè)單位從高層管理者到基層職工，都要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，每個(gè)人都是檔案管理的重要參與者，一方面領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，將人事檔案管理改革和創(chuàng)新工作提上日程，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和檔案室，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，從而找出存在的問(wèn)題并加強(qiáng)監(jiān)督和整改。另一方面要加強(qiáng)培訓(xùn)，提升全員檔案管理素質(zhì)和技能，讓人人知曉檔案管理的重要性，并積極配合開(kāi)展此項(xiàng)工作。

2）嚴(yán)格規(guī)范，建立健全人事檔案管理制度。人事檔案管理工作必須要與實(shí)際工作相結(jié)合，隨時(shí)進(jìn)行歸檔和完善，所以要健全人事檔案管理制度，對(duì)各層級(jí)檔案管理人員的職責(zé)、檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理流程等進(jìn)行細(xì)化和明確；同時(shí)不斷學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)的檔案管理要求，完善事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度，分類(lèi)建立、有序推進(jìn)、及時(shí)歸檔，使檔案管理人員知曉和掌握國(guó)家相關(guān)的法律規(guī)定和單位內(nèi)部要求，促進(jìn)人事檔案管理制度落地。

3）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)和硬件設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的規(guī)范化水平。要加大資金投入，按照現(xiàn)代化檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，并配齊相應(yīng)的人員，建立檔案室管理制度，對(duì)檔案室的溫度環(huán)境、滅火設(shè)施、檔案柜、閱覽室等都配置到位。同時(shí)針對(duì)檔案管理規(guī)范和要求，將檔案管理內(nèi)容落實(shí)到每一個(gè)員工身上，明確每個(gè)人關(guān)于檔案工作的基本要求，及時(shí)上報(bào)、整理和歸檔。

4）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員隊(duì)伍整體素質(zhì)。人事檔案管理工作繁雜、系統(tǒng)，所以要求檔案管理人員要有高度的責(zé)任心和專(zhuān)業(yè)實(shí)操能力，所以要加強(qiáng)培訓(xùn)，定期開(kāi)展檔案法、檔案管理制度等內(nèi)容培訓(xùn)，提高檔案管理意識(shí)，并鼓勵(lì)檔案管理人員不斷借鑒和運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工具等優(yōu)化檔案管理具體工作，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)涵，完善檔案管理規(guī)范等。設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作有組織、有落實(shí)、有考核、重提升。

5）構(gòu)建人事檔案信息化管理平臺(tái)，提高檔案管理效率。要探索適合事業(yè)單位自身發(fā)展的現(xiàn)代化人事檔案信息管理平臺(tái)，依據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立內(nèi)部人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，分級(jí)設(shè)置權(quán)限和保密機(jī)制，形成集文字、圖片、聲音、視頻等一體化多元化的現(xiàn)代化電子檔案系統(tǒng)，提高檔案歸檔及時(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性，更好地便于查找和搜索。同時(shí)要加強(qiáng)人事檔案管理的利用，與事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作、人力資源管理各方面工作進(jìn)行緊密結(jié)合，避免檔案管理工作孤立，束之高閣，提高人事檔案利用率。

總之，事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化和完善是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全員參與，采取有效的管理方式和手段才能全面提升檔案管理水平，人事檔案管理完善與健全發(fā)展之路任重而道遠(yuǎn)。

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