工程檔案管理創(chuàng)新實踐及應(yīng)用

齊恒

摘要：近年來，工程檔案管理創(chuàng)新及其應(yīng)用問題得到了業(yè)內(nèi)的廣泛關(guān)注，研究其相關(guān)課題有著重要意義。本文首先對相關(guān)內(nèi)容做了概述，分析了新時期工程檔案管理工作的特點。在探討當前工程檔案管理中存在問題的同時，結(jié)合相關(guān)實踐經(jīng)驗，分別從多個角度與方面提出了工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新對策，闡述了個人對此的幾點看法與認識，望有助于相關(guān)工作的實踐。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；創(chuàng)新；應(yīng)用

作為一項實際要求較高的實踐性工作，工程檔案管理創(chuàng)新的特殊性不言而喻。該項課題的研究，將會更好地提升對工程檔案管理存在問題的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進一步優(yōu)化該項工作的最終整體效果。

一、新時期工程檔案管理工作的特點

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。工程檔案管理工作主要是記錄從工程的招投標到工程施工過程再到后期的竣工等工作，包括工程施工的工程全部技術(shù)文件、施工過程中使用的資料、招投標合同以及工程驗收報告等資料。

新時期，工程檔案管理工作日益復(fù)雜，對于揚水管理處來說，其工程檔案管理工作具有以下幾個特點：第一，單位檔案類目比較多，工作量大，工程分為擴灌，固海，同心三大類。每類工程都包含多項資料，資料非常多，類目繁雜，而且還包括各個工程的財務(wù)資料等，都要進行管理，因此工作量非常大；第二，跨度比較大，涉及部門多。

二、當前工程檔案管理中存在的問題

正因為工程檔案管理具有重要意義，我們才要認真剖析其中仍然存在的問題，明晰我們在工程檔案管理過程中尚有哪些不足之處，以為下一步探究創(chuàng)新性解決策略提供指導(dǎo)方向。

（一）工程進度與檔案保存不同步

工程建設(shè)并非一朝一夕之功，而是一個持續(xù)性的漸進過程。所以工程檔案資料并不是一次性就可定檔保存的，需要隨著工程進度不斷補充完善。但從當前實踐情況來看，在工程建設(shè)和管理過程中，難以做到隨時隨地存儲工程資料。這就造成了工程進度與工程檔案保存不同步、不協(xié)調(diào)，從而不能通過工程檔案及時監(jiān)管工程進度情況。工程進度與檔案保存的不一致性是工程檔案管理的首要桎梏，給工程檔案資料的缺失埋下了隱患。

（二）整體工程檔案的保存有缺陷

工程檔案管理不論是從單項工程來講，還是從企業(yè)工程總體來講，都是一項龐雜而持續(xù)的工作，并且都具備整體性。單項工程的各個施工環(huán)節(jié)組成了工程整體，企業(yè)的各個單項工程組成了企業(yè)工程的整體。工程檔案管理既要包含單項工程的整體性，又要包括企業(yè)工程的整體性。但整體工程檔案的保存是存在缺陷的，主要表現(xiàn)在兩方面。一方面，單項工程的檔案管理中，個別重要環(huán)節(jié)存在缺失或根本沒有詳實記錄；另一方面，企業(yè)的工程檔案管理不能做到每項工程都建立完備的檔案體系，個別工程沒有檔案記錄。這樣的工程檔案管理必將越發(fā)流于形式，成為企業(yè)軟實力的雷區(qū)。

（三）對檔案管理的重視程度較低

無論是從各行各業(yè)的檔案管理來看，還是從單獨的工程檔案管理來看，檔案管理都尚未受到足夠的重視，主要體現(xiàn)在三個方面。第一，工程檔案管理人員的工作沒有得到足夠的重視，經(jīng)常被認為是無所事事的閑職。得不到關(guān)注的工作崗位，就難以使工作人員產(chǎn)生工作熱情。第二，工程檔案管理人員對本職工作沒有足夠的認識，認為檔案管理對于工程建設(shè)管理、對于企業(yè)都是無足輕重的。第三，工程檔案管理不僅包含前期理檔、歸檔等工作，還包括檔案的借閱等后期事項。但工程團隊沒有認識到工程檔案的重要作用，不重視先前檔案的指導(dǎo)意義，對檔案后期使用的重視程度極低。

三、工程建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新對策

（一）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案管理工作的開展

企業(yè)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不能像以往一樣忽視檔案管理工作，必須要將檔案管理工作納入企業(yè)的日常工作范圍，重視檔案管理工作的開展。在實際的工作開展過程當中，企業(yè)可以建立起重大工程建設(shè)項目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對參與項目建設(shè)的各個部門的文件資料的形成、積累和管理作出明確規(guī)定。選派專門的工作人員當工程項目辦公室，跟蹤收集項目建設(shè)各個階段的文件資料。檔案人員還需要參與到工程建設(shè)項目每天的例會當中，通過各種方式的應(yīng)用，及時了解工程建設(shè)項目的進展情況。在工程建設(shè)項目的竣工大會上，整理觀察是否項目在建設(shè)過程中有任何文件資料的遺漏，確保收集到的文件資料完整、全面。在收集整理檔案資料的過程中，工作人員需要緊緊圍繞制定的相關(guān)規(guī)定進行，以總體工程項目管理為主線，對實務(wù)檔案按照一定的規(guī)律進行分類真理，為今后檔案的查閱提供便利。

（二）根據(jù)實際情況制定檔案管理工作制度

制度的制定是確保工作順利進行的前提，沒有制度的約束，任何工作都難以有效開展。重大工程建設(shè)工程的檔案管理工作也一樣，必須建立嚴格的規(guī)章制度，合理分配好各個參建單位在項目建設(shè)過程中所承當?shù)呢熑?。明確項目建設(shè)的項目部門以及設(shè)備管理部門，還有項目建設(shè)的施工單位、質(zhì)量監(jiān)理單位，為這些部門提出明確的資料歸檔范圍和歸檔要求，并明確其中的責任人，如果任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題直接找到責任人，責任人必須承擔相應(yīng)的責任。

（三）建立起項目檔案自檢制度

重大工程項目在建設(shè)完成之后，建設(shè)單位要求各部門對項目檔案進行自檢，根據(jù)檔案資料的完整性、準確性以及系統(tǒng)性，尤其是對本部門所負責的項目中比較隱蔽的工程記錄進行檢查，還要重點檢查工程前期的文件，其他的還包括設(shè)計基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、質(zhì)量評定文件以及建立工作文件等。

四、結(jié)束語

綜上所述，加強對工程檔案管理創(chuàng)新及應(yīng)用的研究分析，對于其良好實踐效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的工程檔案管理過程中，應(yīng)該加強對其關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點要素的重視程度，并注重其具體實施措施與方法的科學(xué)性。