論如何做好煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略

朱淑杰

摘要：采購是企業(yè)供、產(chǎn)、銷的第一道環(huán)節(jié)。采購物美價廉的物資是企業(yè)生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和低成本的關(guān)鍵。因此，做好煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制就顯得非常重要，本文就內(nèi)部控制的策略，論述一些觀點和方法，期望有助企業(yè)改善物資采購工作管理。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

一、加強物資采購內(nèi)部控制的重要性

材料物資是企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的第一要素，沒有它就不能形成產(chǎn)品的實體。但是，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品既要質(zhì)優(yōu)，也要價廉才有競爭力。要做到這一點首先必須把好物資采購這一關(guān)。確保采購的物資質(zhì)量好，價格廉。為了達到這個目的就必須抓好物資采購的內(nèi)部控制，制定控制策略就顯得尤為重要了。

內(nèi)部控制好了，不僅能為企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量好，成本低的產(chǎn)品，也能為企業(yè)節(jié)約采購資金，減少庫存資金的占用，加速資金周轉(zhuǎn)，為企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化做出貢獻。

二、物資采購內(nèi)部控制存在的問題

當(dāng)前煤炭企業(yè)物資采購內(nèi)部控制存在的問題是：

（一）沒有一套完整的、科學(xué)的物資采購內(nèi)部控制辦法。導(dǎo)致采購的隨意性?；靵y性受不到有效的監(jiān)控。

（二）物資采購計劃的編制沒有和企業(yè)預(yù)算銜接，物資采購的資金得不到有效的管束。

（三）物資采購人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。對本企業(yè)產(chǎn)品所需物資的物理性能、化學(xué)成分，缺乏了解，無法做到采購經(jīng)濟適用的物資。

（四）指標(biāo)采購流于形式。雖然煤炭企業(yè)物資采購也搞指標(biāo)采購。但在實際操作中沒有完全按指標(biāo)程序辦理，大部分物資還是自由隨意采購。

（五）物資采購計劃編制不準(zhǔn)確，造成庫存物資積壓過多，占用企業(yè)大量資金，加大了企業(yè)財務(wù)成本。

除了上述還有很多問題就不累述了。很明顯，制定煤炭企業(yè)物資采購的內(nèi)部控制制度迫在眉睫，不搞不行。

三、煤炭企業(yè)物資采購的特點

煤炭企業(yè)屬于采掘業(yè)不同于其他工業(yè)制造業(yè)。它的物資采購的特點主要有三點：

（一）煤炭采購的物資沒有原材料，都是煤炭生產(chǎn)需用的輔助材料、備品備件、機器設(shè)備、生產(chǎn)工具。

（二）扎實企業(yè)采購物資相對固定，采購物資的批量也相對穩(wěn)定。

（三）煤炭企業(yè)生產(chǎn)計劃決定采購品種和數(shù)量。

（四）貨幣資金和貨幣結(jié)算影響企業(yè)物資采購的資信度。

四、建立完整先進科學(xué)的內(nèi)部控制制度

要建立一套行之有效的物資采購內(nèi)部控制制度，首先要了解物資采購工作的全部流程。根據(jù)調(diào)查煤炭企業(yè)物資采購流程是：

第一步是編制采購計劃。它包含年、季、月物資采購計劃。

第二步是物資采購。大宗原材料和主要機器設(shè)備，常耗備件，實行指標(biāo)，零星物資到市場采購。

第三步是貨物進庫階段。一要盤點數(shù)量，二要檢查質(zhì)量。

第四步是辦理貨款結(jié)算。根據(jù)倉庫出具驗收單和采購物資發(fā)票到財務(wù)部門辦理貨款結(jié)算。

要建立內(nèi)部控制制度，必須按照這四步流程分別制定行之有效的管控。

（一）組建物資采購內(nèi)部控制監(jiān)督小組成員由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)任組長。計劃、生產(chǎn)、技術(shù)、企管、財務(wù)五部門領(lǐng)導(dǎo)為成員。負(fù)責(zé)制定物資采購內(nèi)部控制制度，并負(fù)責(zé)日常監(jiān)控工作。

（二）物資采購計劃編制控制制度。供應(yīng)部門編制完年、季、月采購計劃之后，報送領(lǐng)導(dǎo)小組審查。審查的內(nèi)容主要看采購計劃是否和計劃部門編制生產(chǎn)計劃吻合；是否和生產(chǎn)部門編制產(chǎn)品生產(chǎn)所需主要物資計劃一致；是否和財務(wù)部門編制產(chǎn)品生產(chǎn)所需主要物資計劃一致；是否和財務(wù)部部門編制的預(yù)算相符。通過審查合格后交由供應(yīng)部門執(zhí)行。

（三）物資采購過程控制制度。對于大宗原材料、大型設(shè)備、常耗備品備件采購必須實行指標(biāo)采購，指標(biāo)會上企業(yè)的審計、財務(wù)、計劃、生產(chǎn)、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人要參加。零星采購物資要做到貨比三家，擇優(yōu)采購。

（四）采購物資驗收控制制度。驗收入庫的物資，應(yīng)符合物資采購合同規(guī)定的品名、規(guī)格、質(zhì)量。驗收的物資還要有產(chǎn)品出廠的合格證和驗收單。驗收入庫的物資不能有損毀、變質(zhì)的現(xiàn)象發(fā)生。

（五）辦理貨款結(jié)算控制制度。辦理貨款結(jié)算，要有倉庫保管員填寫的入庫單和供方開出的發(fā)貨票，票上采購人、供應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)都要簽字。財務(wù)部門根據(jù)預(yù)算計劃進行結(jié)算付款，這些程序員一項也不能結(jié)算。

（六）盤貨的控制制度。為了減少庫存物資的積壓，節(jié)約流動資金占用。保證存貨安全，倉庫除了必須堅持年、季、月的物資盤存制度，還要隨時報告庫存物資存貨變動情況。

（七）建立信息平臺。利用互聯(lián)網(wǎng)搜集市場物資供應(yīng)信息，反映采購計劃信息和庫存物資變動信息以及貨款結(jié)算和往來欠款信息。通過這些信息傳遞，掌握物資采購內(nèi)部控制的主動權(quán)。

（八）物資采購內(nèi)部控制應(yīng)注意事項。制定內(nèi)部控制制度必須遵循可操作性原則和內(nèi)牽制原則，防止出現(xiàn)內(nèi)部互相扯皮現(xiàn)象，消除權(quán)利真空給物資采購業(yè)務(wù)帶來的影響；在利用網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化管理手段的同時，要嚴(yán)防高科技犯罪帶來的損失；加強對采購人員職業(yè)道德教育。使他們能夠盡職盡責(zé)完成物資采購工作。

（九）采購業(yè)務(wù)控制的方法。采購業(yè)務(wù)是由企業(yè)內(nèi)部各部門共同完成的，必須結(jié)合各部門的業(yè)務(wù)特點，制定內(nèi)部控制的方法：

1.為保證采購物資的安全與完整，防止徇私舞弊。在各控制環(huán)境應(yīng)采取不相容職責(zé)相分離的原則。

2.采購業(yè)務(wù)是一個涉及面廣的系統(tǒng)工作，各部門必須相互溝通，密切合作。

3.采購業(yè)務(wù)的總目標(biāo)和加強內(nèi)部控制的目的是完全一致的。因此，采購業(yè)務(wù)和內(nèi)部控制必須保證充分涉足煤炭生產(chǎn)需用。確保內(nèi)部控制發(fā)揮應(yīng)有的效果。

五、總結(jié)

建立和執(zhí)行好物資采購內(nèi)部控制制度，將使物資采購工作走上正確軌道，有利于企業(yè)提供產(chǎn)品質(zhì)量，降低產(chǎn)品成本，提高經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟新常態(tài)的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]江偉.煤炭企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制策略探討[J].企業(yè)改革與管理，2016（06）.

（作者單位：雞東縣煤炭調(diào)運辦公室）endprint