淺談文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理策略

摘 要：根據(jù)文書(shū)檔案的實(shí)際管理情況來(lái)看，其涉及的內(nèi)容非常多，需要對(duì)各種檔案資料的收集、整理、加工和利用等給予高度重視，才能提高其利用效率。在信息技術(shù)不斷推廣的情況下，加大文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理力度，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)文書(shū)檔案管理規(guī)范化發(fā)展有著極大作用。本文就文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理策略進(jìn)行探討，以促進(jìn)我國(guó)文書(shū)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；現(xiàn)代化管理；策略

文書(shū)檔案是一種重要的信息資源，通常是指國(guó)家機(jī)關(guān)、 社會(huì)團(tuán)體和社會(huì)組織在各種社會(huì)活動(dòng)中， 不斷形成并被作為原始記錄保存起來(lái)以便查證利用的歷史記錄，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。 文書(shū)檔案可以從多角度、多側(cè)面、多層次地記載一個(gè)部門(mén)或者一個(gè)單位的歷史沿革和發(fā)展變化，包括過(guò)去的也包括現(xiàn)在。 隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化，已經(jīng)成為檔案工作的主流。 因此，只有樹(shù)立先進(jìn)的理念和科學(xué)的管理理論， 并附之以適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、管理方法和手段，才能更好與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。

1 文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的策略

1.1 加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷加強(qiáng)，企事業(yè)單位的發(fā)展受到的重視程度越來(lái)越高，企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的資料與文檔也越來(lái)越多，檔案管理成為企事業(yè)單位的一個(gè)重要內(nèi)容，對(duì)此，未來(lái)企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)信息化管理模式的認(rèn)識(shí)，建立完善的文書(shū)檔案管理體系，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，確保不同人員的責(zé)任可以得到有效的落實(shí)。

1.2 建立現(xiàn)代化管理制度并保證落實(shí)到位

俗話(huà)說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不能成方圓”，現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度結(jié)合檔案管理技巧能夠更加有效的保護(hù)文書(shū)檔案的儲(chǔ)存及應(yīng)用。因此，建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度并保證其落實(shí)到位，是做好文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的必要前提。具體來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)當(dāng)廢除過(guò)去傳統(tǒng)落后的管理制度，在遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的前提下，結(jié)合自身管理體制、組織結(jié)構(gòu)建立現(xiàn)代化的、適合本單位情況的文書(shū)檔案管理要求的管理制度，并使之形成一個(gè)嚴(yán)密的管理體系，為加強(qiáng)文書(shū)檔案管理奠定制度基礎(chǔ)。其次，健全文書(shū)檔案編修管理規(guī)范，有計(jì)劃地對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)檔案進(jìn)行查閱和編修，不斷完善文書(shū)檔案的有效管理，定期對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，不斷修正管理制度，提高管理水平。

1.3 不斷完善和健全文書(shū)檔案管理體系

文書(shū)檔案管理體系是確保文書(shū)檔案管理有條不紊地推進(jìn)的重要前提，也是促進(jìn)企事業(yè)單位工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵。首先，需要建立完善的文書(shū)檔案管理體系。在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，一方面要建立自上而下的領(lǐng)導(dǎo)管理體系，以便對(duì)文書(shū)檔案管理中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行有效地傳遞，從而使得文書(shū)檔案管理處于一種平衡的狀態(tài)。另一方面，企事業(yè)單位還應(yīng)該要建立一個(gè)比較明確的橫向管理體系，即在檔案管理部門(mén)內(nèi)要建立完善的管理體系，積極加強(qiáng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者與部門(mén)員工之間的有效溝通，使得企事業(yè)單位的檔案管理工作任務(wù)能夠得到有效地傳遞，使得各項(xiàng)工作能夠落實(shí)。其次，應(yīng)該要有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的考慮，要建立長(zhǎng)期性的管理機(jī)制，對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行規(guī)范。檔案管理是這項(xiàng)工程的保障，管理人員要對(duì)管理的具體人員進(jìn)行任務(wù)分配，結(jié)合企事業(yè)單位的工作進(jìn)度，對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)資料進(jìn)行收集和整理，為企事業(yè)單位提供有效地?cái)?shù)據(jù)資料?？偠灾臅?shū)檔案管理人員要明確管理的基本職責(zé)、明確自己的責(zé)任。

1.4 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的水平的提升，是提高文書(shū)檔案管理水平的重要途徑，在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，管理人員是核心，他們的綜合能力水平在一定程度上對(duì)企事業(yè)單位的的發(fā)展有決定性影響。在當(dāng)前的社會(huì)背景中，信息化是一個(gè)重要的趨勢(shì)，因此在文書(shū)檔案管理過(guò)程中也應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)信息化手段的應(yīng)用，檔案管理人員要學(xué)會(huì)使用各種信息交流手段，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效地落實(shí)。另外也應(yīng)該要不斷壯大企事業(yè)單位的管理隊(duì)伍，在企事業(yè)單位管理人才的選拔方面，要嚴(yán)格把關(guān)，一方面，可以從企事業(yè)單位內(nèi)部的人員進(jìn)行選拔，對(duì)于在工作中表現(xiàn)突出的人員，經(jīng)過(guò)全體員工的投票選舉產(chǎn)生，同時(shí)也可以從外面引進(jìn)更多的高素質(zhì)人才，招聘更多理論基礎(chǔ)扎實(shí)以及實(shí)踐操作能力較高的人員到企事業(yè)單位中參與檔案管理工作，對(duì)企事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行掌控。此外，在工作中還應(yīng)該要對(duì)企事業(yè)單位的管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化管理意識(shí)的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)各種信息管理能力的培養(yǎng)，從而使得檔案管理人員能夠掌握更多先進(jìn)的管理水平，借助信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃和落實(shí)，從而提高文書(shū)檔案管理效率和水平。此外，還應(yīng)該要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德水平的培養(yǎng)，使得檔案管理人員能夠具有更強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行完善。

1.5 加強(qiáng)現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和無(wú)紙化辦公時(shí)代的到來(lái)，文書(shū)檔案管理工作也面臨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的變革要求。因此，現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理工作要求各單位不斷加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)水平，摒棄傳統(tǒng)手工管理模式，探索新的管理方式和策略。企事業(yè)單位加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化水平，重點(diǎn)需要做好三個(gè)方面的工作。一是引進(jìn)信息化管理設(shè)備，加強(qiáng)科技對(duì)文書(shū)檔案管理工作的支持，加強(qiáng)電子網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，轉(zhuǎn)化文書(shū)檔案的儲(chǔ)存方式和傳播方式，促進(jìn)各類(lèi)信息的有效和快速傳播。如建立現(xiàn)代化、信息化文書(shū)檔案管理辦公室，配置必要的軟硬件設(shè)備等，完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。二是對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力、無(wú)紙化辦公能力等，使其盡快適應(yīng)文書(shū)檔案信息化管理的要求，能夠妥善的做好信息化背景下的文書(shū)檔案管理和服務(wù)工作。三是加大資金投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理體系建設(shè)，使用合理的檔案管理軟件，提升文書(shū)檔案管理的信息化程度，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)文書(shū)檔案管理工作效率快速提高有著重要作用。與此同時(shí)，各種現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理設(shè)備的合理運(yùn)用，不但能降低管理成本、減少管理人員的工作量，還能提高文書(shū)檔案各種資料的有效利用率，從而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的有效共享。例如，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理中必須常用的安全防范措施有：設(shè)置合理的登錄權(quán)限、系統(tǒng)保護(hù)密碼、信息查詢(xún)限制等，需要利用密鑰技術(shù)，對(duì)于保護(hù)電子版文書(shū)檔案有著重要作用，可以有效消除信息傳輸過(guò)程出現(xiàn)的安全問(wèn)題，從而保障文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。由此可見(jiàn)，文書(shū)檔案管理工作中先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用以及錄入設(shè)備、掃描設(shè)備等的推廣，不但能促進(jìn)其信息化、規(guī)范化發(fā)展，還能充分提高文書(shū)檔案的利用價(jià)值，最終促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2 小結(jié)

綜上所述，文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前和今后一段時(shí)期內(nèi)企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的一大趨勢(shì)，也是當(dāng)前企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中需要關(guān)注的一大焦點(diǎn)問(wèn)題。只有從實(shí)際出發(fā)，不斷提高認(rèn)識(shí)、健全制度、完善機(jī)制、培養(yǎng)人才，加強(qiáng)信息化水平，才能適應(yīng)當(dāng)前文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的要求，進(jìn)一步做好本單位的文書(shū)檔案管理和服務(wù)工作，并使之在單位的整體發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介

戴月甜（1982-），女，漢，籍貫廣東新會(huì)，職稱(chēng)無(wú)，碩士研究生學(xué)位，研究方向：文書(shū)檔案。endprint