醫(yī)院檔案管理的信息化趨勢(shì)研究

徐敏

摘 要：現(xiàn)階段，醫(yī)院正面臨醫(yī)藥衛(wèi)生體制、社會(huì)功能和服務(wù)模式等方方面面的改革，醫(yī)院檔案管理工作的重要性不斷凸顯，強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息化管理已是大勢(shì)所趨。鑒于此，本文就醫(yī)院檔案管理信息化問(wèn)題展開(kāi)分析和探討，以期為一線工作提供理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化趨勢(shì)；研究

隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)各界信息化水平都在不斷提升，醫(yī)院檔案管理工作亦不例外。在醫(yī)院檔案工作中引進(jìn)信息化技術(shù)可以有效改進(jìn)醫(yī)院的服務(wù)模式，推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療體制的改革，促進(jìn)醫(yī)院社會(huì)功能的充分發(fā)揮。在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，即有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，因此，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)的研究和探討，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 醫(yī)院檔案管理信息化的重要性

1.1 提升醫(yī)院管理水平

一是可以促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提高，醫(yī)院檔案管理信息化在確保檔案資料長(zhǎng)久保存的情況下，還能促進(jìn)醫(yī)院管理方式和管理意識(shí)的提升，對(duì)于拓寬醫(yī)院服務(wù)領(lǐng)域，提高醫(yī)院工作效率都是大有裨益的。二是可以促進(jìn)醫(yī)護(hù)人才的培養(yǎng)和成長(zhǎng)，通過(guò)信息化技術(shù)管理醫(yī)院檔案，可以對(duì)醫(yī)院各類信息進(jìn)行準(zhǔn)確高效地收集、整理與分析，為醫(yī)護(hù)人員開(kāi)展研究學(xué)習(xí)活動(dòng)提供了豐富的臨床資料支持。三是可以為醫(yī)院培養(yǎng)和發(fā)掘醫(yī)療人才提供依據(jù)，方便醫(yī)院制定有針對(duì)性的培養(yǎng)方案，實(shí)現(xiàn)因材施教，有效擴(kuò)充醫(yī)院儲(chǔ)備人才。

1.2 促進(jìn)醫(yī)療體制改革

為適應(yīng)醫(yī)療體制改革的需要，醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新思路，打破傳統(tǒng)管理模式，不斷拓展和發(fā)揮信息科技的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)開(kāi)展檔案管理信息化活動(dòng)，將各種原始檔案資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就能夠大大提高檔案信息使用率。首先，檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)高效快捷檢索功能，提升信息的實(shí)效性；其次，可以很方便地對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行多次拷貝，并通過(guò)移動(dòng)硬盤等多種形式進(jìn)行保管和共享；再次，可以通過(guò)檔案管理信息化促進(jìn)檔案管理與新技術(shù)的有效對(duì)接，提高辦公自動(dòng)化程度。綜上所述，醫(yī)院檔案信息化管理在科研、臨床、教學(xué)等各個(gè)方面都發(fā)揮著巨大的作用，對(duì)于醫(yī)院擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域、加快改革進(jìn)程具有重要意義。

2 醫(yī)院檔案管理信息化存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理信息化意識(shí)淡薄

醫(yī)院檔案工作涉及面十分廣，不但醫(yī)院臨床科研活動(dòng)需要通過(guò)檔案予以反映，醫(yī)院人事、財(cái)務(wù)、基建等其他方面的活動(dòng)也離不開(kāi)檔案工作的支持。但是，有些醫(yī)院受到“重醫(yī)輕檔”這一觀念的影響，對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的關(guān)注。雖然目前多數(shù)醫(yī)院都嘗試引進(jìn)了信息化管理技術(shù)，但總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理的信息化程度并不高，也不具有前瞻性，不能從根本上改變醫(yī)院檔案管理落后的現(xiàn)狀。

2.2 檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用軟件來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理歸檔，但是往往只是停留在表面，檔案信息資源并未被充分開(kāi)發(fā)利用。當(dāng)前，醫(yī)院的檔案大多采取分部門、科室管理的方式，因部門科室間管理檔案的方式方法不同，造成在管理職責(zé)上存在管理多元化、分工不清的問(wèn)題，不能形成檔案工作的統(tǒng)一模式。與此同時(shí)，很多醫(yī)院所使用的檔案管理軟件都是多年以前的版本，開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)水平比較落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，且擴(kuò)張性和兼容性都很差，很難滿足與醫(yī)院信息系統(tǒng)對(duì)接的要求。

2.3 檔案信息利用率低

受各方面因素的影響，目前一些醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)尚不具備聯(lián)網(wǎng)功能，這使得醫(yī)院檔案信息的使用率和共享率大打折扣。與此同時(shí)，部分檔案文件由于長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人問(wèn)津，被淹沒(méi)在大量檔案資料之中，很難被人查找或檢索出來(lái)，這部分檔案也以此缺乏必要的開(kāi)發(fā)和維護(hù)，造成檔案資源的浪費(fèi)。此外，在醫(yī)院檔案信息化管理中，存在檔案信息采集不全、利用不充分等情況。例如，有的檔案只記錄了某個(gè)時(shí)間段或某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的信息，信息內(nèi)容不夠全面，并且在采集信息時(shí)，重復(fù)采集的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，造成了資源的無(wú)端浪費(fèi)。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)偏低

醫(yī)院的檔案管理人才普遍比較欠缺，專業(yè)的檔案信息化管理人員更是少之又少，大多數(shù)管理檔案的人員都是從其他科室部門調(diào)入或者是半路出家的，這就造成大量從事檔案管理的人員并沒(méi)有接受過(guò)專門的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和檔案管理理論知識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理業(yè)務(wù)水平偏低，缺乏管理的科學(xué)性，在檔案管理過(guò)程中可能造成人為錯(cuò)誤。再加上部分檔案管理人員本身職業(yè)道德缺失，不能嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定規(guī)范操作，忽視了對(duì)一些關(guān)鍵檔案的專人專管，導(dǎo)致檔案遺失、受損的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

3 醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)

3.1 更新檔案管理信息化觀念

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理信息化工作，醫(yī)護(hù)人員也要積極配合領(lǐng)導(dǎo)提出的各項(xiàng)任務(wù)要求，只有醫(yī)院全員樹(shù)立正確的檔案管理理念，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的重視程度，才能更好地推動(dòng)此項(xiàng)工作的開(kāi)展。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全檔案信息化工作機(jī)制，并將檔案信息化工作成效納入醫(yī)院的年度考核指標(biāo)。同時(shí)，醫(yī)院要制定并完善各項(xiàng)信息化管理制度，不定期地對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行檢查督導(dǎo)。另外，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員也要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)及規(guī)定，自覺(jué)提高工作的責(zé)任感和積極性，更好地發(fā)揮檔案管理信息化的積極作用。

3.2 引進(jìn)信息化檔案管理服務(wù)方式

對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)行信息化管理主要是為了利用信息化更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)，這就要求醫(yī)院優(yōu)化檔案服務(wù)和管理方式，把原來(lái)封閉管理的信息資源對(duì)外開(kāi)放，通過(guò)構(gòu)建交流平臺(tái)，更好地為醫(yī)院各部門服務(wù)，最大限度地發(fā)揮信息資源的作用。因此，醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案信息管理方式，加大對(duì)信息資源加工和開(kāi)發(fā)的程度，提升醫(yī)院的應(yīng)變能力和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化設(shè)施投入與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院開(kāi)展檔案信息化工作的重要前提。因此，醫(yī)院首先要加大對(duì)硬件設(shè)施的投入力度，根據(jù)醫(yī)院檔案管理實(shí)際需求合理采購(gòu)和配置相關(guān)設(shè)施，并積極做好防火、防潮、防盜等保障工作。在軟件配置方面，應(yīng)杜絕使用盜版軟件，同時(shí)積極進(jìn)行軟件的二次開(kāi)發(fā)，在豐富、拓展軟件功能的同時(shí)，將其與醫(yī)院辦公系統(tǒng)相對(duì)接，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公一體化提供充分的信息資源支持。

3.4 培養(yǎng)檔案管理信息化專業(yè)人才

一是不斷引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)背景和扎實(shí)醫(yī)療衛(wèi)生理論知識(shí)，同時(shí)熟悉計(jì)算機(jī)操作的高素質(zhì)、綜合型檔案管理人才。二是大力挖掘和開(kāi)發(fā)現(xiàn)有檔案人才隊(duì)伍，通過(guò)經(jīng)常性地舉辦檔案管理知識(shí)講座、培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，特別是加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的升級(jí)和更新。三是積極組織優(yōu)秀檔案人才進(jìn)行外出考察和進(jìn)修，借鑒和學(xué)習(xí)其他先進(jìn)醫(yī)院的檔案管理技術(shù)，逐步提升自身醫(yī)院的檔案管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理信息化有助于提升醫(yī)院檔案工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)正確面對(duì)檔案信息化管理中存在的種種不足，通過(guò)更新檔案管理信息化觀念、引進(jìn)信息化檔案管理服務(wù)方式、強(qiáng)化檔案信息化設(shè)施投入等途徑，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案信息化的積極作用，實(shí)現(xiàn)造福社會(huì)、服務(wù)民眾。

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