對強化公積金檔案管理的幾點思考

聶緒敏

摘 要：隨著我國住房公積金制度制定以來，其資金量與業(yè)務量發(fā)展速度堪稱迅猛。住房公積金檔案作為記載住房公積金發(fā)展歷程的原始記錄，有著非常重要的參考作用。住房公積金檔案作為檔案管理的一種分支，其管理是否科學規(guī)范直接關系到住房公積金業(yè)務的開展與資金的安全性。在文中首先就住房公積金檔案的特點進行了分析，然后就強化公積金檔案管理提出了幾點建議，以促進我國住房公積金事業(yè)的健康發(fā)展。

關鍵詞：住房公積金；檔案管理；建議

住房公積金檔案是記錄著住房公積金辦理過程中的所有資料，是我國檔案信息資源的中的一個重要部分，具有十分重要的借鑒參考作用。但是隨著我國住房公積金檔案數(shù)量的不斷攀升，住房公積金檔案管理也隨之出現(xiàn)了不少的問題，如何在新形勢強化住房公積金的檔案管理工作，以成為了公積金管理中心工作人員目前所面臨的一個重大問題。

1 住房公積金檔案的特點

首先，住房公積金檔案來源廣泛。住房公積金檔案的形成是由住房公積金運營與管理的部門、經(jīng)辦機構、辦理住房公積金業(yè)務的相關單位以及辦理貸款、繳存、提取業(yè)務的個人。

其次，住房公積金檔案種類、內(nèi)容豐富。目前，住房公積金檔案主要分為歸集、提取、貸款三類檔案，但是這三類下又具體細分了很多個層次。比如貸款又分為樓盤、貸款以及抵押貸款三類，而貸款下又分為新房、二手房、組合以及以貸還貸檔案等等[1]。應住房公積金業(yè)務類型的不同，其檔案的內(nèi)容也存有一定差別。

再次，住房公積金檔案的保存時間長且存有變化。住房公積金檔案的保存時間都在15年以上，其中貸款檔案的保存時間可能更長。借款人的檔案從貸前的審查到審批、到的合同的簽訂、到資金的發(fā)放、到還清貸款最長的需要30年，一旦遇到還貸期間貸款變更或是提前結清貸款等現(xiàn)象，檔案都隨之發(fā)生變化。

最后，住房公積金檔案整理立卷具有時效性。住房公積金檔案的形成是業(yè)務辦理前臺留存下來的業(yè)務資料，但是每個住房公積金所涉及的每個業(yè)務之中都有著十分密切的關系，但是由于每個業(yè)務環(huán)節(jié)辦理的數(shù)量有著不確定性，因此，需要隨時就形成的檔案進行整理、立卷以及復核等等，避免造成檔案材料的積壓，同時有效避免了給下一步業(yè)務的開展造成阻礙。

2 強化住房公積金檔案管理的幾點措施

（一）提升對住房公積金檔案管理的認識

公積金檔案管理人員需要將自身的主觀能動性充分發(fā)揮出來，進一步提升管理住房公積金檔案的水平。在住房公積金檔案管理工作中，應建立專門的住房公積金管理檔案室，構建起完善的檔案管理體系，就責任進行劃分并落實，確保各種檔案管理部門之間能夠相互協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作的規(guī)范性能夠得到進一步提高[2]。同時應盡快建立住房公積金檔案管理考核、獎懲、激勵機制，以充分調(diào)動住房公積金檔案管理人員的工作主動性與積極性，從而不斷創(chuàng)新工作，推進住房公積金檔案現(xiàn)代化管理的進程。

（二）進一步規(guī)范“電紙雙軌制”

目前，很多檔案管理中心以建立了部分的信息化系統(tǒng)，但是就紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存問題，可以通過在紙質(zhì)文件與電子文件之間建立一種連接，將紙質(zhì)檔案利用掃描儀與拍照系統(tǒng)來建立正確完整的照片形式的電子檔案，確保利用這些檔案時能夠及時準確、方便快捷。在住房公積金相關業(yè)務環(huán)節(jié)之中，時常發(fā)生重復提交資料與復印件的現(xiàn)象，并且針對不同時期的不同業(yè)務也需要提供與保存，這樣不僅加大了工作人員的工作量，還為群眾造成了不便。通過建立電子檔案系統(tǒng)，實行電子化管理，在繳存人開戶登記環(huán)節(jié)之中掃描了相關檔案資料后，繳存人不在需要重復提交材料，工作人員也不用再次審核材料，所有環(huán)節(jié)的工作人員都能通過電子檔案系統(tǒng)隨時共享相關資料[3]。這對預防住房公積金檔案管理的風險提供了有力保障。這樣不僅有效解決了檔案重復保存的問題，為廣大繳存人提供了便利。還為檔案管理工作人員減輕了工作量，進一步提升了檔案管理的服務水平。

（三）進一步提升公積金檔案管理的服務水平

管理住房公積金的根本目的是要利用住房公積金檔案資源來為民生服務，為了進一步提升為民生服務的水平，公積金管理中心應建立住房公積金信息查詢網(wǎng)站，以方便繳存者能夠能夠在網(wǎng)站上查詢相關的政策與資金；應積極展開檔案利用需求調(diào)查，為不同服務對象提供有差異性的服務，以提高檔案利用服務的針對性；及時編制檔案索引目錄，為各類利用者調(diào)用檔案提供便利；就住房公積金檔案信息資源進行深入挖掘，及時整理匯編政策經(jīng)辦資料，并同時向社會公開有關現(xiàn)行的業(yè)務文件；建立與政府服務網(wǎng)、社保服務網(wǎng)檔案信息資源共享的住房公積金檔案信息中心。此外，還應建立起相關的監(jiān)督機構，并鼓勵廣泛群眾積極參與到監(jiān)督之中，借助群眾的力量發(fā)現(xiàn)住房公積金檔案管理之中存在的問題并及時解決。

3 結語

住房公積金檔案管理工作隨著社會的進步越來越重要，相關部門應加大對檔案管理工作的重視，加大培訓力度，建立制度、考核來確保管理質(zhì)量，提高檔案管理服務的水平，為繳存者提供更加優(yōu)質(zhì)、全面的服務，為社會和諧發(fā)展、社會主義經(jīng)濟建設添磚加瓦。

參考文獻

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[3]張紅英.公積金電子檔案管理應用淺析[J].辦公室業(yè)務，2014，（05）：71+73.