中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)的思考

李暉

摘 要：中職學(xué)校顧名思義是一所實(shí)施中等職業(yè)教育的學(xué)校，學(xué)生畢業(yè)時(shí)是中專，想別的學(xué)校一樣，中職學(xué)校也有檔案。檔案的管理非常重要，但是中職學(xué)校容易出現(xiàn)檔案管理上的疏忽，比如管理模式不先進(jìn)等等。這就需要中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)。所以，就本文聯(lián)系實(shí)際情況，討論檔案管理怎樣才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案的管理；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設(shè)

在中職學(xué)校中，檔案是記錄學(xué)生在本學(xué)期甚至整個(gè)中職學(xué)校學(xué)習(xí)過程中的行為的，它包括德智體方面，以及平時(shí)學(xué)生表現(xiàn)的好壞，在哪項(xiàng)考試成績(jī)中拿優(yōu)或者是成績(jī)平平再差就是學(xué)生考試不過關(guān)，把平時(shí)的一點(diǎn)一滴通過文字記錄下來，并保存在檔案中，對(duì)以后的工作升學(xué)都有很大的參考價(jià)值。但是隨著時(shí)代在發(fā)展，科技也普遍提高，用文字記錄的檔案中會(huì)存在弊端，這就需要時(shí)代與科技并存，檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)就需要新科技的上陣。

1 檔案管理在職業(yè)學(xué)校中的地位

1.1 優(yōu)良的校風(fēng)能夠在中職學(xué)校中培養(yǎng)成

學(xué)生檔案的制定能夠培養(yǎng)學(xué)生的積極性，能加快他們?cè)趯W(xué)校中立足，職業(yè)學(xué)校檔案的制定是記錄老師的教學(xué)能力和工作態(tài)度，以及驗(yàn)收老師的教學(xué)成果和學(xué)生對(duì)學(xué)習(xí)的態(tài)度，德智體，學(xué)生在學(xué)校的平時(shí)表現(xiàn)等等，與此同時(shí)，能夠促使他們表現(xiàn)的更加優(yōu)異，他們會(huì)在平時(shí)的學(xué)習(xí)中制定學(xué)習(xí)方案和學(xué)習(xí)目標(biāo)，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，嚴(yán)格以身作則遵守紀(jì)律，從而在中職學(xué)校中形成優(yōu)良的校風(fēng)。

1.2 在中職學(xué)校的發(fā)展過程中提供了可靠真實(shí)的資料

因?yàn)橹新殞W(xué)校的檔案是真實(shí)可靠的，可以長(zhǎng)期有效的保留，所以檔案中的文字可以作為中職學(xué)校的發(fā)展資料，檔案記錄了中職學(xué)校的學(xué)生和老師的平時(shí)表現(xiàn)和取得的成績(jī)，需要對(duì)檔案實(shí)施保存，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2 檔案在職業(yè)學(xué)校中存在的問題

2.1 管理檔案的相關(guān)人員對(duì)檔案重視度不夠高

隨著時(shí)代的發(fā)展，科技在不斷進(jìn)步，檔案的管理也需要改進(jìn)，檔案管理的信息化建設(shè)和規(guī)范創(chuàng)新需要齊肩并行，但是令人堪憂的是，中職學(xué)校管理檔案的相關(guān)人員對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)和規(guī)范創(chuàng)新意識(shí)不夠高所以必須讓相關(guān)人員意識(shí)到改善檔案管理的重要性，以及檔案的重要性。信息化建設(shè)和規(guī)范創(chuàng)新檔案管理還可以給中職學(xué)校更多的方便，目標(biāo)的不確定，對(duì)于檔案的管理相關(guān)人員沒有仔細(xì)交流過，和管理檔案相關(guān)人員的思想不先進(jìn)也是造成檔案沒有實(shí)現(xiàn)信息化和規(guī)范創(chuàng)新的原因。

2.2 中職學(xué)校管理檔案的相關(guān)人員素質(zhì)水平不高

具有很好地規(guī)劃能力，能夠?qū)n案信息認(rèn)真處理，具有對(duì)先進(jìn)科技的使用和創(chuàng)新能力才是有資格管理檔案工作的人員。而且，但是，就目前大多是中職學(xué)校所擁有的的管理檔案的人員來看，他們的素質(zhì)水平離標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理人員的素質(zhì)水平還有偏差，加上檔案管理人員的人才比較缺乏，擁有很好技術(shù)的檔案管理人員更是少之又少，所以，相關(guān)人員素質(zhì)水平的低下使管理檔案走向信息化和規(guī)范觀念受阻。

2.3 先進(jìn)科技不足在中職學(xué)校中也有體現(xiàn)

由于中職學(xué)校對(duì)現(xiàn)在的檔案管理重視度不高，學(xué)校更不會(huì)投入很多錢來改善設(shè)備，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，先進(jìn)科技也在普遍的提高，檔案的管理也必須用先進(jìn)的科技設(shè)備來管理。而且現(xiàn)代的社會(huì)上，科技已經(jīng)相當(dāng)發(fā)達(dá)，學(xué)校和學(xué)校之間的檔案信息本可以互相查看的，但是在很多的學(xué)校當(dāng)中，檔案信息的查看是不可能的，因?yàn)樗麄儧]有很好地規(guī)范性，還有的他們用于存儲(chǔ)檔案的軟件也各有不同，更加不可能互相查看檔案信息了，所以，這就更加阻礙了中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)。

3 檔案管理中出現(xiàn)的問題應(yīng)該如何處理

3.1 中職學(xué)校的檔案應(yīng)該妥善管理

說起中職學(xué)校的檔案管理，就必須談到中職學(xué)校的資金投入方面，由于國(guó)家不太重視中職學(xué)校檔案管理方面，所以資金投入相對(duì)較少，造成很多先進(jìn)的科技無法給予學(xué)校使用，這就需要國(guó)家和學(xué)校把中職學(xué)校的檔案管理問題重視起來，在使用先進(jìn)的設(shè)備時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)故障，需要修理，要做到中職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人及時(shí)匯報(bào)給上級(jí)，進(jìn)行商量討論，把設(shè)備及時(shí)的維修好，做到高效快捷準(zhǔn)確無誤的工作，以免給后期的檔案管理工作帶來不便。這樣才能更好地使檔案管理計(jì)劃如期的進(jìn)行。

3.2 規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)要在中職學(xué)校檔案管理中體現(xiàn)出來

中職學(xué)校需要對(duì)檔案管理規(guī)范性創(chuàng)新和信息化建設(shè)，但是在對(duì)其進(jìn)行規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)當(dāng)中，需要注意的是對(duì)檔案的管理方面有不利條件的要及時(shí)調(diào)整改善，使之沒有任何外界不利因素，另外，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，我們的思想也在進(jìn)步，之前中職學(xué)校在管理檔案方面的思想什么的都是陳舊的，現(xiàn)在要摒棄舊思想，改換新面貌，積極應(yīng)對(duì)檔案管理方面的問題，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)。

3.3 管理檔案的團(tuán)隊(duì)人員要加強(qiáng)培訓(xùn)

當(dāng)今社會(huì)中，不得不說每天都是在競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，信息也悄悄走進(jìn)我們的生活，而且是我們生活當(dāng)中不可缺少的一部分，但是由于國(guó)家對(duì)檔案管理重視度不高，先進(jìn)的科技用不上，加上資金投入少，相關(guān)工作人員的工資待遇也不高，檔案管理的人員積極性就沒辦法提高，還有對(duì)檔案管理和數(shù)據(jù)分析的優(yōu)秀人才不多，工資待遇不好，更加抵制了優(yōu)秀人才的涌入。所以要對(duì)檔案管理的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，用合理的方法進(jìn)行管理檔案，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)必須先提升上來，讓他們能夠熟練的操作系統(tǒng)。同時(shí)對(duì)檔案管理的軟件上也要進(jìn)行研究，開發(fā)一個(gè)方便快捷對(duì)存儲(chǔ)檔案信息準(zhǔn)確度高的軟件，這樣還可以提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，多方面發(fā)展，提高他們的能力。檔案管理還需要把自己的思想開闊起來，例如培訓(xùn)他們的創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)先進(jìn)科技使用方面的意識(shí)等等，這些培訓(xùn)都是有必要的，這不僅能促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性創(chuàng)新和信息化建設(shè)，更是對(duì)他們自己的一種提升。

4 結(jié)語

中職學(xué)校檔案管理是非常重要的，而且檔案信息對(duì)以后老師和學(xué)生的工作和學(xué)習(xí)都有影響，希望國(guó)家和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人加強(qiáng)重視，在檔案管理當(dāng)中要用心思想取代以前老舊的不正確不先進(jìn)的思想，用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行快速有效便捷準(zhǔn)確無誤的檔案管理，國(guó)家和相關(guān)負(fù)責(zé)人要采取有效的措施對(duì)中職學(xué)校的檔案管理進(jìn)行整頓，實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新和信息化建設(shè)。

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