信息時(shí)代電子檔案管理之我見(jiàn)

周嵐

摘要：隨著我國(guó)進(jìn)入信息化的時(shí)代，電子檔案在社會(huì)不同領(lǐng)域都有了一定的發(fā)展和應(yīng)用，逐漸取代了紙質(zhì)檔案，成為了檔案資料的最大載體。檔案管理工作面臨著從以往的紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)度的考驗(yàn)，而這種考驗(yàn)不僅僅是檔案資料載體的改變，也是檔案管理工作方式方法以及對(duì)檔案管理工作的重新認(rèn)識(shí)與定位。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。因此必須高度重視電子檔案的管理和運(yùn)用，推動(dòng)電子檔案管理順利發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；電子檔案；管理

隨著改革的深入發(fā)展，檔案數(shù)量的日漸增多，給提供利用、保管帶來(lái)很大的困難，也影響了檔案管理的質(zhì)量，檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題。只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，才能更好地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的問(wèn)題?，F(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。因此要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握管理新的技能。

一、檔案管理信息電子化概述

檔案管理信息的電子化，主要涵蓋了電子表格、電子郵件、電子文檔等。是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的檢索和不同級(jí)別的處理，從而使檔案轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)軟件的形式供人們使用的過(guò)程。電子文檔需要借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備才能閱讀使用；電子文檔可以直接在計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備中進(jìn)行快速處理、傳送。電子文檔對(duì)存在空間的要求相對(duì)紙質(zhì)文檔來(lái)說(shuō)要小的很多，但對(duì)保存環(huán)境的濕度、磁性等條件有較高要求。同時(shí)，電子文檔的共享不再受時(shí)間和距離的限制。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度

在紙質(zhì)檔案年代，檔案管理人員的工作強(qiáng)度是較高的。存儲(chǔ)時(shí)，要先將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類，然后再根據(jù)不同的類型進(jìn)行存儲(chǔ)。在查找檔案時(shí)，必須根據(jù)其自己所編制的索引進(jìn)行仔細(xì)查找，耗時(shí)較長(zhǎng)而且在歸檔時(shí)也需要再次查閱索引進(jìn)行歸檔。為防止檔案泛黃、蟲蛀、腐爛等情況發(fā)生，還要定期對(duì)檔案進(jìn)行晾曬和通風(fēng)。電子檔案則減少了這樣的麻煩，檔案管理部門只需要給每份文件編制一個(gè)唯一的分類號(hào)、檔案號(hào)以及相對(duì)應(yīng)的文件，在用戶利用時(shí)只要給出文件分類號(hào)或是主題號(hào)就可以準(zhǔn)確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強(qiáng)度的勞動(dòng)中解脫出來(lái)，減輕工作壓力、負(fù)擔(dān)。

（二）提高檔案資源的時(shí)效性以及完整性

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過(guò)去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的，便于檢索利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)內(nèi)容有著嚴(yán)重的限制，只能是靜止的文字或者是照片而無(wú)法將音頻、視頻記錄下來(lái)，資源的完整性受到了較大的限制。電子檔案則沒(méi)有這樣的桎梏其能將視頻與音頻等動(dòng)態(tài)資料一同記錄下來(lái)作為檔案資料進(jìn)行保管，在資源的完整性方面有著較大的優(yōu)勢(shì)。

（三）電子檔案的質(zhì)量、歸檔速度與工作效益得到提高

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使公文處理和文件歸檔有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，使文檔一體化成為現(xiàn)實(shí)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案工作的效益和質(zhì)量的倍增。電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)資源共享，可以產(chǎn)生圖文、聲像并茂的效果。電子檔案有著極高的流轉(zhuǎn)性，因此其有著較高的歸檔速度，各部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸來(lái)進(jìn)行檔案資料的歸檔工作，從而提高了歸檔工作的效率。

三、電子檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.建立健全電子檔案管理模式

管理觀念的創(chuàng)新是檔案管理的靈魂，是時(shí)代的要求，只有管理觀念創(chuàng)新，才能有管理創(chuàng)新和服務(wù)的創(chuàng)新。要建立健全檔案管理模式，就應(yīng)保證檔案安全，高效，完整。這就要求我們檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，樹立新的科學(xué)發(fā)展觀和工作態(tài)度，正確的掌握和應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)的理論、技術(shù)，方法、在新的領(lǐng)域中探討、創(chuàng)新，讓傳統(tǒng)的人工管理方法與現(xiàn)在的科學(xué)信息方法相結(jié)合，改變過(guò)去的管理手段和管理水平的落后，運(yùn)用當(dāng)今的信息技術(shù)，真實(shí)的記載檔案所記載的原始性、技術(shù)性、真實(shí)性。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)解決檔案管理的原始資料的長(zhǎng)期保存和穩(wěn)定?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作的實(shí)質(zhì)要求檔案管理人員必須對(duì)各類檔案管理的理論和管理方法了然于胸。與此同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案專業(yè)與其他相關(guān)專業(yè)的滲透和融合，這些相關(guān)專業(yè)知識(shí)包括自然與人文知識(shí)，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)知識(shí)等等檔案管理必需的理論知識(shí)。相關(guān)管理人員必須在完成本職工作的前提下，繼續(xù)系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)的新檔案知識(shí)。特別是當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)是全面提高檔案管理的關(guān)鍵之一，因此特別注重崗位的培訓(xùn)和技能的實(shí)訓(xùn)。在可行的前提下可以通過(guò)新技術(shù)的專題培訓(xùn)和定期的學(xué)習(xí)進(jìn)修，在實(shí)踐中逐步形成合理的檔案收集、整合與利用的能力培訓(xùn)體系。

3.更新檔案管理人員的工作創(chuàng)新觀念

傳統(tǒng)管理的檔案的收集、分類、整理及保管，已不符合當(dāng)今社會(huì)對(duì)信息化的需求，這就要求我們檔案工作者，要具有吸納新知識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)理論觀念，具有現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，還要遵守檔案信息化的管理法制，檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新。檔案人員要牢固樹立依靠科學(xué)管理和科技進(jìn)步的觀念，切實(shí)改變過(guò)去檔案重管理輕利用的思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，以便更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求。

4.加強(qiáng)電子檔案管理中的安全意識(shí)

由于電子檔案并不存在唯一性，且只讀性也表現(xiàn)一般這就導(dǎo)致了電子檔案容易被盜取和修改，檔案工作者必須要從意識(shí)上提高對(duì)電子檔案安全性和重要性的認(rèn)知。尤其對(duì)于一些機(jī)密檔案和個(gè)人信息檔案，這些檔案都存儲(chǔ)在接入網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)當(dāng)中，而一旦有病毒侵入網(wǎng)絡(luò)則可以輕而易舉地將計(jì)算機(jī)中的機(jī)密檔案進(jìn)行篡改和復(fù)制，從而導(dǎo)致電子檔案的安全性受到極大的威脅。因此對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中檔案的安全保障是非常重要的，首先需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，高職院校應(yīng)當(dāng)在檔案室和校園網(wǎng)分別設(shè)立防火墻，防治病毒入侵并且按時(shí)對(duì)防火墻進(jìn)行補(bǔ)丁更新從而確保網(wǎng)絡(luò)安全。在存儲(chǔ)方面應(yīng)當(dāng)建立單獨(dú)的電子檔案保存室或者保存柜，按照不同電子檔案的載體進(jìn)行保存。

信息化的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，檔案管理工作也必將進(jìn)入電子化發(fā)展的舞臺(tái)，以數(shù)字化收集技術(shù)為方法，以存檔管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，文件的電子化管理的發(fā)展已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)。檔案工作的開展不僅僅需要大量的復(fù)合型人才，更需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。唯其如此，才能從根本上推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步，才能促使檔案的資源價(jià)值最大化。各部門都應(yīng)當(dāng)加大對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)管理力度使得電子檔案管理水平能夠有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

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