醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)問題初探

麥小蘭

摘 要：人事檔案記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)和社會(huì)關(guān)系，是醫(yī)院培養(yǎng)、選拔和使用人才的重要依據(jù)。維護(hù)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)問題，可以確保醫(yī)院信息化人事檔案的安全性和可靠性。本文通過分析醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)的必要性，進(jìn)一步探討如何體現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)，并提出增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)的幾點(diǎn)建議，以期推進(jìn)我國醫(yī)院信息化人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及法制化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化建設(shè)；法律效應(yīng)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2017）07 — 0125 — 03

人事檔案管理是一項(xiàng)保密性、政治性十分強(qiáng)的工作，信息化管理在帶來諸多方便之時(shí)，也無可避免帶來一些安全性的問題。目前，我國法律是規(guī)范醫(yī)院人事檔案安全監(jiān)管行為、預(yù)防和減少信息安全事故、保護(hù)信息化個(gè)人資料的重要保障。通過法律去約束信息化人事檔案管理，目的在于增強(qiáng)法律效應(yīng)，提高安全效能。其中，法律效應(yīng)問題滲透在醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的方方面面，主要包括人事檔案安全儲(chǔ)存、錄入與更新、傳遞與利用。探索醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)問題，促進(jìn)人事檔案信息化發(fā)展是如今十分重要的課題。

1.研究現(xiàn)狀

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)有其必要性，已有研究從便捷性、系統(tǒng)性與重要性三個(gè)方面展開論述。吳瑾提出利用醫(yī)院信息中心局域網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立人力資源管理子系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)員工人事檔案快速、準(zhǔn)確的檢索查詢，使醫(yī)院人事檔案管理工作系統(tǒng)化、條理化。同時(shí)，從安全、保密的角度，提出醫(yī)院人事檔案的信息化，比傳統(tǒng)管理人員專門管理、單獨(dú)存放，有更大的優(yōu)勢(shì)。人事檔案信息化的建設(shè)對(duì)整個(gè)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展作用重大?！?〕錢峰指出，醫(yī)院是人才聚集地，人事檔案管理在醫(yī)院顯得至關(guān)重要，醫(yī)院建立信息化人事檔案管理，對(duì)醫(yī)院發(fā)現(xiàn)、了解、考察、培養(yǎng)、掌握人才的發(fā)展?fàn)顩r提供了及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理必須向信息化方向轉(zhuǎn)型?！?〕徐昊指出我國醫(yī)院規(guī)模近些年一直在擴(kuò)大，人數(shù)和范圍一直在增加，尤其是編外人員數(shù)量的增加使醫(yī)院人事檔案的管理壓力劇增，建設(shè)信息化人事檔案管理制度提高醫(yī)院人事檔案管理的效率。他從人事檔案信息化建設(shè)的可行性、時(shí)效性、同步性與制度化四個(gè)方面提出了有價(jià)值的建議?！?〕

目前對(duì)人事檔案體制的研究比較多，但對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)研究則基本沒有。劉乃貴、張征提出我國目前的人事檔案管理封閉化、內(nèi)向化，不能滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人才流動(dòng)的需要，從而極易導(dǎo)致人事檔案信息的滯后與失真。建設(shè)信息化檔案管理制度，在適度公開的前提下完善人事檔案信息公開內(nèi)容、程序等法律制度，是堅(jiān)持依法治國的有益嘗試，有利于保護(hù)檔案主體的知情權(quán)和其他合法權(quán)益?！?〕張亞玲、胡元潮從我國目前人事檔案制度存在的立法滯后性、概念模糊性、體制不健全、開放程度底等問題分析，提出人事檔案制度改革要從上至下進(jìn)行，推動(dòng)人事檔案管理信息化，建立健全人事檔案法律體系，加大公民人事檔案覆蓋率，加大人事檔案開放程度，全力推進(jìn)人事檔案管理制度改革?！?〕

2.醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)的必要性

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)逐步發(fā)展和應(yīng)用，衛(wèi)生事業(yè)單位人事制度及醫(yī)療體制不斷改革，醫(yī)院的管理更加科學(xué)和規(guī)范，且檔案信息化屬于一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面〔6〕。信息化人事檔案管理勢(shì)在必行。人事檔案作為反映個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)關(guān)系的重要依據(jù)，具有保密性和政治性，筆者認(rèn)為，維護(hù)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)十分有必要。

首先，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)問題已成為信息化發(fā)展的瓶頸。信息化時(shí)代，電腦、數(shù)碼相機(jī)、攝像頭、掃描儀等電子產(chǎn)品成為辦公室辦公的必備品，紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)逐步成熟，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)技術(shù)基本就位。單純考慮信息化建設(shè)的技術(shù)問題，忽視信息化人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理問題，信息化人事檔案不能體現(xiàn)法律效應(yīng)，將失去醫(yī)院信息化人事檔案發(fā)展的實(shí)質(zhì)意義。醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)問題應(yīng)成為其同步發(fā)展的一部分。

其次，維護(hù)信息化人事檔案的法律效應(yīng)，即信息化人事檔案能作為法律憑證，具有法律效力，端正信息化人事檔案從業(yè)人員嚴(yán)肅、謹(jǐn)慎的態(tài)度，保證人事檔案信息完整、準(zhǔn)確、安全、可靠，能作為國家、醫(yī)院培養(yǎng)、選拔和使用人才的重要依據(jù)，真正發(fā)揮人事檔案的作用。把人事檔案管理上升到法律層面，人事檔案信息能作為官方證明，促進(jìn)人事檔案在傳遞過程中更趨合理性。

最后，維護(hù)法律效應(yīng)能規(guī)范信息化人事檔案管理。法律本身是具有國家強(qiáng)制力的社會(huì)規(guī)則，維護(hù)信息化人事檔案的法律效應(yīng)要規(guī)范信息化人事檔案管理，明確工作人員權(quán)利與職責(zé)范圍，保證人事檔案在出具、傳遞、利用等行為中符合規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，也要求相關(guān)專業(yè)人員素質(zhì)達(dá)到要求，是涵蓋計(jì)算機(jī)技術(shù)、管理、法學(xué)等多學(xué)科的復(fù)合人才。

3.如何體現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)后的法律效應(yīng)

3.1醫(yī)院信息化人事檔案管理有法可依

醫(yī)院信息化人事檔案管理有法可依包含兩方面的意思：一是指法律法規(guī)要完善，做到解決問題能有法可循。一直以來，我國醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)和發(fā)展存在不少亟待解決的問題，諸如人事檔案信息化建設(shè)管理體制、機(jī)制不夠完善；信息化人事檔案資料安全有效性不夠高；人事檔案傳遞過程如何確保信息真實(shí)性等等。信息化實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享的過程中，根據(jù)法律要求，確保人事檔案信息的安全保密是首要大事。二是針對(duì)立法部門提出的要求，意思是要完善法律體系，根據(jù)實(shí)際要求修改或立法。目前，雖有《檔案法》及《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等相關(guān)法律法規(guī)及制度進(jìn)行規(guī)范，但是在實(shí)踐方面的落實(shí)不到位，我國并沒有針對(duì)醫(yī)院檔案的信息化管理工作頒布具有較高約束力的法律法規(guī)及具體實(shí)施細(xì)則〔7〕。近年來，隨著信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，各地對(duì)醫(yī)院信息化人事檔案管理陸續(xù)做出反應(yīng)，主要來自政府部門的一些文件，內(nèi)容不夠系統(tǒng)、權(quán)威，互相之間不協(xié)調(diào)，不少規(guī)定明顯滯后于當(dāng)前醫(yī)院人事管理的發(fā)展要求。顯然，一套專門針對(duì)信息化人事檔案管理方面的立法迫在眉睫。政府及相關(guān)部門應(yīng)制定和完善人事檔案在建立、補(bǔ)充、管理、傳遞及實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化過程中各環(huán)節(jié)工作的一系列法規(guī)制度，以規(guī)范人事檔案管理，從而將人事檔案納入法規(guī)化管理的軌道，真正體現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理有法可依，有章可循。

3.2具有與紙質(zhì)人事檔案同等法律效力

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案原始性追溯容易，法律憑證效力不容否認(rèn)。對(duì)于信息化人事檔案，由于原始性追溯困難，公眾對(duì)信息化檔案的法律憑證作用持懷疑態(tài)度。醫(yī)院信息化人事檔案法律效力的確立，首要解決的兩個(gè)基本問題：一是依靠技術(shù)真正攻克信息化人事檔案原始性的追溯關(guān)，這是解決信息化人事檔案法律效力問題的基礎(chǔ)；二是要加強(qiáng)立法工作，從法律上明確信息化人事檔案的憑證作用，做到有法可依，這是解決信息化人事檔案法律效力問題的法律依據(jù)。

根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》第十四條：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。筆者認(rèn)為，經(jīng)過可靠電子簽名的人事檔案等數(shù)據(jù)電文，具有有效的文書特點(diǎn)和合法的證據(jù)特征，應(yīng)與紙質(zhì)的人事檔案文件具有同等的法律效力。其中，個(gè)人經(jīng)歷在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成原始信息，這些信息記錄到磁盤、光盤等載體，或輸入計(jì)算機(jī)，信息化檔案文件的內(nèi)容具有真實(shí)性。刑事訴訟法與民事訴訟法將“視聽資料”規(guī)定為法定證據(jù)。信息化人事檔案文件可在計(jì)算機(jī)終端上顯示出儲(chǔ)存的圖形、數(shù)字、文字、符號(hào)、影像等，屬于視聽資料，符合證據(jù)要求。信息化人事檔案文件作為個(gè)人社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的一種新式記錄，反映一定的社會(huì)關(guān)系，直接記錄相關(guān)的社會(huì)活動(dòng)，是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)的體現(xiàn)，能直接或間接地為各種活動(dòng)提供相關(guān)的原始證明。因此，從本質(zhì)上說，醫(yī)院信息化人事檔案與紙質(zhì)版人事檔案的法律效力是一致的。

3.3約束醫(yī)院信息化人事檔案管理違法行為

法律約束力具有普遍性、必然性和嚴(yán)厲性，任何人的行為都不應(yīng)當(dāng)突破法律的約束。筆者認(rèn)為，體現(xiàn)醫(yī)院信息化人事檔案管理法律效應(yīng)的目的在于約束違法行為，主要通過兩個(gè)方面進(jìn)行約束：一是執(zhí)法必嚴(yán)，二是違法必究。這就要求執(zhí)法部門在醫(yī)院信息化人事檔案管理過程嚴(yán)格、嚴(yán)肅執(zhí)法，對(duì)于容易出現(xiàn)信息安全漏洞或被不正當(dāng)使用時(shí)更要盡職盡責(zé)地堅(jiān)決打擊和制裁。同理，由于法律約束力的存在，醫(yī)院相關(guān)工作人員也要遵照法律法規(guī)進(jìn)行人事檔案管理，互相監(jiān)督，保證檔案管理安全無誤。

4.提高醫(yī)院信息化人事檔案法律效應(yīng)的建議

4.1加快醫(yī)院信息化人事檔案管理專項(xiàng)立法

在已有檔案法的基礎(chǔ)上，加快針對(duì)信息化人事檔案管理方面的專項(xiàng)立法，采用法律強(qiáng)制手段，切實(shí)保障醫(yī)院人事檔案信息化管理的嚴(yán)肅性、穩(wěn)定性和權(quán)威性。設(shè)定信息化人事檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，限定責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)，必須由具備相關(guān)從業(yè)資格、過硬的政治素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)的人員來進(jìn)行人事檔案信息化處理。通過明確立法規(guī)定，加大對(duì)信息化人事檔案違法行為的懲戒力度。竊取、篡改個(gè)人檔案信息，或信息被泄露、造假、非法使用等行為，造成惡劣社會(huì)影響，依法追究相關(guān)責(zé)任人的刑事責(zé)任；因信息化人事檔案管理過程引發(fā)的社會(huì)糾紛，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)民事責(zé)任。

4.2建立醫(yī)院人事檔案信息化管理相關(guān)制度

成立醫(yī)院人事檔案信息化管理委員會(huì)，完善電子人事檔案管理制度，推動(dòng)人事檔案的規(guī)范化管理。由于人事檔案信息化管理系統(tǒng)龐大，包含的信息量巨大，信息化管理過程中人事檔案數(shù)據(jù)容易遭受黑客侵襲或不正當(dāng)訪問、存在不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)，需要從制度層面約束、規(guī)范和保護(hù)人事檔案信息化管理系統(tǒng)。相對(duì)比較成熟的紙質(zhì)檔案管理模式，信息化檔案管理正在起步。要有針對(duì)性地建立醫(yī)院人事檔案信息化管理人員的行為準(zhǔn)則，明確權(quán)利和義務(wù)，哪些行為可做，哪些行為禁止做，并引入監(jiān)督和獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高人員素質(zhì)和工作干勁。為有效防止秩序混亂，提高檔案管理效率，建立人事檔案信息化管理的軟硬件標(biāo)準(zhǔn)，需為系統(tǒng)的管理和維護(hù)，數(shù)據(jù)的錄入、更新和查驗(yàn)等提供操作程序，并定期為相關(guān)人員舉行培訓(xùn)班或開展繼續(xù)教育。

4.3明確醫(yī)院信息化人事檔案管理法律責(zé)任落實(shí)個(gè)人

安全是人事檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，沒有安全保障的信息化系統(tǒng)將失去存在的價(jià)值〔8〕。根據(jù)醫(yī)院崗位設(shè)置方案及崗位說明書，界定醫(yī)院信息化人事檔案管理人員的法律責(zé)任，將醫(yī)院信息化人事檔案管理過程安全責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，強(qiáng)化安全法律責(zé)任追究力度。在開展醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)前簽署授權(quán)書，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并規(guī)定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)承擔(dān)的安全法律責(zé)任及相應(yīng)的行政處罰。為保障醫(yī)院信息化人事檔案管理依法依規(guī)，切實(shí)落實(shí)相關(guān)管理人員安全法律責(zé)任。明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)從業(yè)人員至少應(yīng)包括七方面的安全法律責(zé)任，包括檔案保管、傳遞、利用、查借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等。對(duì)醫(yī)院人事檔案造成損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的法律責(zé)任。

4.4提高醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)法律意識(shí)

我國檔案法制建設(shè)開展將近二十年。盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員電子環(huán)境下法律意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在〔9〕。目前，若醫(yī)院信息化人事檔案立法是檔案法制建設(shè)新的起點(diǎn)，那么培養(yǎng)和提高醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的法律意識(shí)，就是緊隨其后的一項(xiàng)重要工作。從事人事檔案管理的工作人員要在檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)， 自覺做到遵守檔案法律法規(guī)，自覺運(yùn)用檔案法律來規(guī)范自己行為，因而具備必要的人事檔案法律意識(shí)至關(guān)重要。反過來說，也只有當(dāng)相關(guān)管理人員具備人事檔案法律意識(shí)后，才有更好執(zhí)行學(xué)法、守法、護(hù)法的行為。醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)要不斷學(xué)習(xí)《檔案法》和與之相配套的當(dāng)?shù)蒯t(yī)院人事檔案工作條例，主動(dòng)關(guān)注國家人事政策變更及各種新聞媒體傳播的相關(guān)信息，積極參加專門的講座、培訓(xùn)、考試、競賽等活動(dòng)，多渠道多方式獲取人事檔案法制知識(shí)，持續(xù)培養(yǎng)和提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的檔案法律意識(shí)。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕吳瑾.新醫(yī)改時(shí)期下醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)〔J〕.中國療養(yǎng)醫(yī)學(xué)，2015，（02）：218-219.

〔2〕錢峰.醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)探析〔J〕. 醫(yī)學(xué)信息（上旬刊），2010，（11）：4167-4168.

〔3〕徐昊.醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2016，（19）：26.

〔4〕劉乃貴，張征.論我國人事檔案信息公開法律制度的完善〔J〕.成都大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2015，（02）：16-19.

〔5〕張亞玲，胡元潮.對(duì)人事檔案制度改革的幾點(diǎn)思考〔J〕.浙江檔案，2012，（12）：14-16.

〔6〕楊金亮.淺談衛(wèi)生醫(yī)院技術(shù)人員檔案信息管理〔J〕.卷宗，2015，（02）：20

〔7〕趙題題.時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究〔J〕.企業(yè)改革與管理，2015，（08）：83-84

〔8〕張秀梅.淺議新時(shí)期醫(yī)院人事檔案信息化管理工作〔J〕.中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2014，（05）：187-189.

〔9〕賈宏雁.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及實(shí)現(xiàn)信息化管理初探〔J〕.新疆醫(yī)學(xué)，2013，（01）：118-120.

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕