醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及對策

黃小冊

摘 要：在醫(yī)療改革的推動下醫(yī)院的管理工作也日漸完善，檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可或缺的一部分。但是，在目前的檔案管理中依然存在很多問題，在新時期如何對醫(yī)院的檔案實行現(xiàn)代化管理是值得深入研究的課題。因此，文章列舉了影響醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的因素，并為新形勢下醫(yī)院檔案管理工作提供了思路和方向。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；現(xiàn)代化；影響因素；工作思路

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，我國的醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)也取得了前所未有的成就，但是醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進程中依然存在很多阻礙，新醫(yī)改應(yīng)運而生。新醫(yī)改方案的實施和政府對新醫(yī)改的不斷深化，提高了對醫(yī)院管理體制的要求。醫(yī)學(xué)檔案的管理在醫(yī)院管理工作中意義重大，因為醫(yī)院檔案是對醫(yī)院內(nèi)各種醫(yī)學(xué)活動的記錄，其形式多樣，不僅有紙質(zhì)的文件和圖表，還包括音像、磁盤等，這些信息材料可以為臨床實踐提供參考，也影響著醫(yī)院的管理決策，是醫(yī)院的寶貴財富。因此，應(yīng)該重視對醫(yī)院檔案的管理，使其向科學(xué)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，確保醫(yī)院檔案完整性的同時也能夠提高醫(yī)院整體的管理水平，進而促進醫(yī)院的發(fā)展。

1 影響醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的因素

1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理工作

醫(yī)院主要以醫(yī)療服務(wù)為主，因此多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通常將醫(yī)療工作作為工作的重點，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，忽視了對醫(yī)院檔案的管理。但是，我們不能否認(rèn)，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理決策、醫(yī)療經(jīng)驗的傳承和科研工作的開展中都發(fā)揮著重要的作用。正是因為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識薄弱，致使檔案管理的工作效率低下，甚至影響了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進程。

1.2 檔案管理體制不健全，管理混亂

目前，在很多醫(yī)院因為缺乏健全和統(tǒng)一的檔案管理體制，致使檔案管理工作中出現(xiàn)各職能部門分工不明確、檔案種類模糊和工作不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，直接影響了各科室職能的發(fā)揮，更埋沒了檔案存在的意義。由于檔案管理體制的不完善，使檔案管理工作混亂，也會影響信息的收集，不但容易出現(xiàn)重復(fù)收集的現(xiàn)象，造成資源的浪費，還使收檔的難度增大，存在移交不及時的現(xiàn)象，也難以保證各類信息的完整性和連續(xù)性。同時，醫(yī)院對檔案管理的考核松懈，缺乏具體的內(nèi)容，也沒有詳細(xì)的評價措施，致使人員工作渙散，工作效率低。

1.3 檔案管理人員不足，素質(zhì)有待提高

醫(yī)院檔案管理工作崗位的從業(yè)人員通常是從各科室轉(zhuǎn)調(diào)過來的，文化水平的差異較大，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，同時又沒有檔案管理的工作經(jīng)驗，導(dǎo)致工作進展緩慢。因為檔案管理工作隊伍中高層次專業(yè)人才匱乏，人員素質(zhì)低下，管理理念陳舊，使管理工作缺乏創(chuàng)新和活力，直接影響了檔案管理工作的效率。

1.4 現(xiàn)代化管理水平滯后

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，數(shù)據(jù)多是采用手工采集，既影響工作效率，其準(zhǔn)確性也很難保證，不利于現(xiàn)代化管理的進程。與此同時，管理機構(gòu)設(shè)置不合理，人員混亂，管理人員的管理理念落后，手段缺乏創(chuàng)新，現(xiàn)代化理念落實不到位，直接阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

1.5 檔案利用率低

醫(yī)院的檔案管理中存在重管理輕利用的現(xiàn)象，雖然各種信息資料能夠及時的被整理和歸檔，但是其利用率不高。因為傳統(tǒng)手段的檔案在收集和管理時需要經(jīng)過很多個環(huán)節(jié)，過程十分繁瑣，同時查找非常困難。這就恰恰證明了檔案在歸檔后很難在得到充分的利用，也說明了傳統(tǒng)的管理方式下對檔案信息的開發(fā)利用嚴(yán)重不足，這也使檔案管理工作的意義大打折扣。

2 現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理工作的思路

2.1 加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視

檔案管理對于醫(yī)院的發(fā)展意義重大，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將其列入醫(yī)院管理工作的重點之一，重視對醫(yī)院檔案的管理，并把檔案管理工作提上日程。在實際的工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案的管理和醫(yī)療、教學(xué)以及科研等工作共同規(guī)劃，進而發(fā)揮檔案的作用。同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極支持并參與檔案管理的宣傳工作，進而加強全體人員對檔案管理的重視。

2.2 加強檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案管理從業(yè)人員的管理意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)對檔案管理工作有直接的影響。醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理并不是簡單的信息歸檔，而是要將醫(yī)院內(nèi)所有相關(guān)活動的記錄進行分類，并對其展開科學(xué)、規(guī)范的管理，因而需要從業(yè)人員具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平。所以，醫(yī)院應(yīng)該重視對檔案管理人員的教育和培養(yǎng)，并根據(jù)醫(yī)院的實際制定培養(yǎng)方案，醫(yī)院可以通過組織專題講座、研討會或者以參觀學(xué)習(xí)的方式讓相關(guān)人員掌握現(xiàn)代化的管理方式，提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)。另外，還應(yīng)加強對檔案管理人員的道德品質(zhì)和人文素養(yǎng)的滲透，進而為醫(yī)院的檔案管理工作儲備綜合型人才。同時，醫(yī)院還應(yīng)加大宣傳力度，強調(diào)檔案管理在臨床、科研和教學(xué)中的重要意義，提高全體人員對檔案的管理意識，以促進檔案管理工作的深入開展。

2.3 強化現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代化的檔案管理是利用計算機、網(wǎng)絡(luò)和通訊等現(xiàn)代化技術(shù)手段實現(xiàn)對檔案的存儲、傳輸?shù)裙芾砉ば颉，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作變得簡單便捷，信息資料更易于保存，不僅節(jié)約資源，也提高了檔案管理工作的效率。信息社會，利用計算機等先進的技術(shù)管理醫(yī)院檔案是發(fā)展的趨勢，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理也是醫(yī)院檔案管理工作的一大目標(biāo)。因此，醫(yī)院應(yīng)該強化現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用，認(rèn)識到這一技術(shù)的優(yōu)勢，加強其與傳統(tǒng)檔案管理的結(jié)合，并根據(jù)醫(yī)院的實際和發(fā)展的需要，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2.4 健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式

完善的檔案管理制度是確保醫(yī)院檔案管理工作順利進行的有力保證，因此醫(yī)院應(yīng)該在現(xiàn)有的檔案管理制度的基礎(chǔ)上結(jié)合管理工作的現(xiàn)代化進程和醫(yī)院發(fā)展的實際，健全檔案管理體系。首先，應(yīng)該建立檔案管理工作小組，選擇具有管理經(jīng)驗的人員統(tǒng)一指導(dǎo)，并結(jié)合醫(yī)院的需求以及檔案管理的原則，制定切實可行的管理制度。其次，應(yīng)該建立責(zé)任制，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，避免管理中的混亂局面。最后，還應(yīng)該建立獎懲制度，對管理工作人員定期進行考核，調(diào)動人員工作的積極性，有利于檔案管理工作的開展和創(chuàng)新。需要注意的是，在檔案管理小組中，還應(yīng)配備相關(guān)的技術(shù)人員，為現(xiàn)代化的管理提供相應(yīng)的指導(dǎo)；制定相應(yīng)制度的過程中，應(yīng)該注重細(xì)節(jié)，比如檔案收集和使用的時限、檔案的分類等等。只有建立管理制度，才能逐漸實現(xiàn)規(guī)范化管理，才能保證檔案資料的完整性和連續(xù)性，進而發(fā)揮檔案管理的有效性。

2.5 開發(fā)檔案資源，完善醫(yī)務(wù)工作

檔案資源的開發(fā)和利用是檔案管理的目的之一，在現(xiàn)代化的檔案管理中，應(yīng)該注重對檔案資源的挖掘，進而提高檔案的使用價值，完善醫(yī)務(wù)工作。因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立服務(wù)意識，明確檔案的重要性，積極對醫(yī)務(wù)信息進行開發(fā)，對收集的信息進行編研，進而為信息需求者提供給全方位的資訊。同時，還應(yīng)該注重檔案利用的反饋，加強對反饋信息的管理，并采取有效措施滿足不同需求者的要求，這樣不但能提高檔案的利用率，也能充分發(fā)揮其效用，這樣才可以提高檔案在醫(yī)院事務(wù)中的地位和作用，最終促進檔案建設(shè)和檔案管理的發(fā)展。

總之，新醫(yī)改為醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展打開了新局面，醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，宣傳檔案管理的重要意義，完善制度建設(shè)，利用優(yōu)勢資源來提高相關(guān)從業(yè)人員的素質(zhì)，并積極探索現(xiàn)代化檔案管理的模式，不斷創(chuàng)新管理模式。只有這樣才能推進醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，促使醫(yī)院檔案管理工作邁向新的臺階。

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