院級(jí)科研檔案管理的實(shí)踐

金密+甘德欣+彭淼+李輝勇

【摘要】本文結(jié)合二級(jí)學(xué)院級(jí)科研檔案管理的實(shí)際情況，重點(diǎn)闡述了院級(jí)科研檔案管理的特點(diǎn)，院級(jí)科研檔案的過(guò)程管理與信息化建設(shè)，提出院級(jí)科研檔案管理工作應(yīng)以服務(wù)于教師的科研活動(dòng)為中心。

【關(guān)鍵詞】科研檔案；管理；實(shí)踐

基金項(xiàng)目：湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)教學(xué)改革項(xiàng)目（B2015109）。

科研工作是高等院校建設(shè)雙一流大學(xué)的中心工作之一。高?？蒲袡n案是?？蒲泄ぷ髡咧腔鄣慕Y(jié)晶和勞動(dòng)成果，是科研工作者進(jìn)行科學(xué)研究活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是提高高?？蒲兴降幕A(chǔ)和依據(jù)。目前，我國(guó)高等院校普遍實(shí)行的是“校——院——團(tuán)隊(duì)/個(gè)人”三級(jí)科研檔案結(jié)構(gòu)和“校院”兩級(jí)科研檔案管理的模式，科研檔案管理存在重復(fù)而又不完整的現(xiàn)象。校級(jí)科研檔案管理主要是事務(wù)性的工作，如項(xiàng)目的申報(bào)、項(xiàng)目的立項(xiàng)、成果的申報(bào)等一般技術(shù)性的科研檔案，科學(xué)研究的過(guò)程材料基本掌握在團(tuán)隊(duì)或科研工作者個(gè)人手中，科研工作者的主要工作在于研究項(xiàng)目的申請(qǐng)、立項(xiàng)、實(shí)施、科研成果的總結(jié)與申報(bào)、論文的發(fā)表等多方面，對(duì)于科研檔案的歸檔管理沒(méi)有太多的時(shí)間與精力去顧及，因此院級(jí)科研檔案的管理就在三級(jí)科研檔案管理模式中處于非常重要的地位。筆者長(zhǎng)期在二級(jí)學(xué)院從事管理工作，對(duì)院級(jí)科研檔案管理進(jìn)行了一些嘗試與實(shí)踐，取得了較好的效果，減輕了學(xué)院從事科研工作教師的事務(wù)性工作，也得到了大家的充分肯定。

一、院級(jí)科研檔案管理的特點(diǎn)

院級(jí)科研檔案管理在“校——院——團(tuán)隊(duì)/個(gè)人”三級(jí)科研檔案管理中處于承上啟下的中間環(huán)節(jié)，學(xué)院科研秘書(shū)一方面要向?qū)W?？蒲泄芾聿块T(mén)提供學(xué)院一線全面的科研檔案數(shù)據(jù)和相關(guān)材料，另一方面要面向團(tuán)隊(duì)或教師個(gè)人收集各種科研檔案材料，學(xué)院科研秘書(shū)的具體事務(wù)性工作繁多，院級(jí)科研檔案特點(diǎn)也十分鮮明。以筆者所在的學(xué)院為例，學(xué)院有多個(gè)國(guó)家級(jí)、省級(jí)部級(jí)、廳局級(jí)、校級(jí)等多級(jí)科研平臺(tái)，科研團(tuán)隊(duì)與從事科學(xué)研究工作的教師多，每年申報(bào)的科研項(xiàng)目多，產(chǎn)出的科研成果數(shù)量大，學(xué)院的科研檔案主要具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)。

1.科研檔案的專業(yè)性強(qiáng)

筆者所在學(xué)院為普通高等農(nóng)業(yè)大學(xué)的園藝園林學(xué)院，學(xué)院教師從事的科研工作范圍較為寬廣，涉及蔬菜、果樹(shù)、觀賞園藝、茶學(xué)、藥用植物資源工程、風(fēng)景園林等多個(gè)專業(yè)方向，教師申報(bào)的科研課題、發(fā)表的論文、形成的科研成果等專業(yè)性程度非常強(qiáng)，要求學(xué)院從事科研管理工作的秘書(shū)具有一定的專業(yè)素養(yǎng)。

2.科研檔案的類型式樣多

學(xué)院科研檔案的類型多，就科研課題一個(gè)方面來(lái)看，縱向課題中就有國(guó)家級(jí)的基金類、計(jì)劃類、專項(xiàng)類等項(xiàng)目，還有省級(jí)部級(jí)、廳局級(jí)、校級(jí)等層面的縱向課題。由于學(xué)院是涉農(nóng)性質(zhì)的專業(yè)性學(xué)院，與地方政府、企業(yè)等方面合作研究的橫向研究項(xiàng)目也非常多，從科研項(xiàng)目申報(bào)立項(xiàng)時(shí)的科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、科研立項(xiàng)的批文、協(xié)議書(shū)（合同）等，到科研項(xiàng)目年度計(jì)劃進(jìn)展報(bào)告、中期檢查報(bào)告等，再到結(jié)題報(bào)告、鑒定科研成果與驗(yàn)收等，最后到論文、論著、科研成果登記證書(shū)、科研成果驗(yàn)收證書(shū)、科研成果登記表等，形成的科研檔案的類型與式樣非常多。這些材料主要以紙質(zhì)材料為主，也有電子文檔、影像等信息化材料，如項(xiàng)目申請(qǐng)與結(jié)題的匯報(bào)PPT材料，科研成果鑒定的會(huì)議材料，論文電子版，成果專利證書(shū)的網(wǎng)絡(luò)版等。特別是涉農(nóng)研究的項(xiàng)目，成果鑒定的現(xiàn)場(chǎng)常在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的第一線，形成了較多的影像材料。

3.科研檔案的現(xiàn)實(shí)時(shí)效性長(zhǎng)

一個(gè)科研團(tuán)隊(duì)一般只有一到兩個(gè)穩(wěn)定的研究方向，從科研項(xiàng)目的選題，到科研成果的形成，往往是一環(huán)接一環(huán)，下一個(gè)研究課題是上一個(gè)研究課題的延伸，科研活動(dòng)的繼承性與連續(xù)性強(qiáng)，團(tuán)隊(duì)科研檔案材料始終是在形成與歸檔的路上。如我院劉教授領(lǐng)銜的團(tuán)隊(duì)，幾十年均從事黑茶的研究，從茶樹(shù)的育種與栽培到茶葉的采摘與深加工，從實(shí)踐性研究課題到理論研究課題，從論文的發(fā)表、專利的申請(qǐng)到成果的鑒定，再到科技成果的申報(bào)，團(tuán)隊(duì)科研中形成的科研檔案材料特別多，僅國(guó)家級(jí)科技進(jìn)步獎(jiǎng)就有兩項(xiàng)，團(tuán)隊(duì)科研檔案的形成一直都在延續(xù)中。

二、院級(jí)科研檔案的過(guò)程管理

由于科研檔案的形成具有較長(zhǎng)的現(xiàn)實(shí)時(shí)效性，為了確?？蒲袡n案材料的完整性、連續(xù)性與系統(tǒng)性，筆者在多年的管理工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，過(guò)程管理是科研檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)。

加強(qiáng)過(guò)程管理，第一要重視從科研項(xiàng)目申報(bào)到最后成果形成的全過(guò)程檔案材料的收集與歸檔，要做好科研檔案材料的分類工作。筆者的經(jīng)驗(yàn)是按科研團(tuán)隊(duì)分大類，以下分為項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目過(guò)程管理、項(xiàng)目成果等。項(xiàng)目申報(bào)主要是申報(bào)書(shū)的歸檔，按橫向與縱向分開(kāi)，縱向下設(shè)立國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、市校級(jí)，國(guó)家級(jí)下分基金類、計(jì)劃類、專項(xiàng)類、其他類。項(xiàng)目過(guò)程管理主要包括立項(xiàng)文件（項(xiàng)目合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、批準(zhǔn)文件等）、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等。項(xiàng)目成果主要包括論文、專利證書(shū)、鑒定證書(shū)、各類獎(jiǎng)項(xiàng)（自然科學(xué)獎(jiǎng)、科技進(jìn)步獎(jiǎng)、發(fā)明獎(jiǎng)等）。

加強(qiáng)過(guò)程管理，第二要加強(qiáng)與從事科研工作教師的溝通，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集檔案材料。從事科研工作教師們的主要精力放在科學(xué)研究的過(guò)程，沒(méi)有太多的時(shí)間進(jìn)行科研檔案材料的整理與收集，這就要求科研秘書(shū)能耐心細(xì)致地與教師們溝通，在收集有關(guān)材料時(shí)，盡量做到一次性收集完全，特別是要避免相同材料的重復(fù)收集。

加強(qiáng)過(guò)程管理，第三要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先是要提高科研檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，建立科研檔案管理人員是服務(wù)員的思想，他們的工作是為教師們做好服務(wù)工作；其次是加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)與現(xiàn)代管理技術(shù)等知識(shí)的培訓(xùn)，提高學(xué)院科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、院級(jí)科研檔案管理的信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的快速發(fā)展，科研檔案的信息化建設(shè)在提高科研工作效率，發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，完善檔案管理機(jī)制等方面有著十分重要的作用。目前來(lái)看，每一個(gè)高校都建立了科研管理平臺(tái)，從項(xiàng)目的申報(bào)到中期檢查，再到結(jié)題報(bào)告都由科研人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交，大部分的科研檔案都有電子文檔，學(xué)院負(fù)責(zé)收集紙質(zhì)文檔，匯總后統(tǒng)一交到學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)。從筆者的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，為了加強(qiáng)學(xué)院層面的科研檔案管理，學(xué)院在收集這些紙質(zhì)材料時(shí)，要求教師也提交一份電子文檔給學(xué)院科研秘書(shū)，學(xué)院統(tǒng)一進(jìn)行電子文檔的歸類。對(duì)于沒(méi)有電子檔案的科研檔案材料，證書(shū)類，如專利證書(shū)、成果鑒定證書(shū)、科技獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等，我們要求教師提供原件給學(xué)院，學(xué)院統(tǒng)一進(jìn)行掃描保留電子檔案后，原件歸還給教師個(gè)人保存。論文類材料，我們?cè)瓌t上要求教師提供正式發(fā)表的PDF文檔給學(xué)院統(tǒng)一電子存檔，對(duì)于沒(méi)有P DF電子文檔的，由學(xué)院負(fù)責(zé)掃描進(jìn)行電子存檔。同時(shí)學(xué)院也建立了科研人員的基本信息電子檔案，如科研人員的學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱證書(shū)、各類培訓(xùn)證書(shū)等的電子掃描檔案。通過(guò)電子檔案的建設(shè)，一方面減少了紙質(zhì)文檔易損壞、保存需要空間的問(wèn)題，更主要的作用是在科研檔案材料利用時(shí)更加便利、快捷，只要學(xué)院有電子檔案的材料，全部由學(xué)院統(tǒng)一提供，不需要再找科研人員提供。通過(guò)學(xué)院層面電子檔案的建設(shè)，避免了科研人員重復(fù)多次提供紙質(zhì)材料，減輕了科研人員的事務(wù)性工作量，讓他們有更多的時(shí)間專心從事科研工作。

總之，院級(jí)科研檔案管理是學(xué)院科研管理工作的一部分，是一項(xiàng)長(zhǎng)期、細(xì)致的工作，學(xué)院科研檔案管理工作應(yīng)以服務(wù)于教師的科研活動(dòng)為中心，為提升學(xué)院科研創(chuàng)新的整體能力提供后勤保障服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張磊，包麗敏。高?？蒲袡n案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]。科技信息，2013，25：232，261。

[2]徐景梅，馬利。農(nóng)業(yè)科研管理工作的實(shí)踐與思考[J]?，F(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2013，11：324，326。

[3]汪潔。高?？蒲袡n案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究[J]。浙江海洋學(xué)院學(xué)報(bào)（人文科學(xué)版），2011，28（1）：94-96。

[4]孫天波。加強(qiáng)地方高校科研檔案管理工作的對(duì)策[J]。重慶三峽學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，24（4）：152-153。