論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

吳昊

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)和信息傳媒技術(shù)的不斷更新，人們的生活方式也在不斷地發(fā)生著改變，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)應(yīng)用，到今天移動(dòng)自媒體客戶端的出現(xiàn)，無(wú)一不是人們信息生活不斷進(jìn)步的成果體現(xiàn)。多種多樣的信息傳媒方式，無(wú)疑改變了傳統(tǒng)檔案管理工作內(nèi)容和工作模式，并且推動(dòng)著檔案管理朝著新的方向進(jìn)行更新和轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；電子檔案

檔案管理不論是對(duì)于工商等企業(yè)還是政府職能部門都有著相當(dāng)密切的聯(lián)系在其中，因此在信息技術(shù)不斷更新的今天，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，就不能只按照傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行，同時(shí)也要融入新的技術(shù)與新的管理思維到其中，使檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在信息技術(shù)不斷革新的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)中仍能發(fā)揮出檔案管理工作的作用來(lái)，并逐漸提高檔案管理工作的效率，提高在工作中的實(shí)際應(yīng)用。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

我國(guó)的檔案管理工作是有著悠久的歷史的，在歷史的各個(gè)時(shí)期，檔案管理都在發(fā)揮著重要的作用，但是隨著近幾年我國(guó)科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，以前的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足在現(xiàn)代社會(huì)中進(jìn)行檔案管理的需求，對(duì)于檔案管理的改革也就實(shí)在必行。

傳統(tǒng)的檔案管理是建立在紙質(zhì)信息管理中的，隨著國(guó)家電子信息技術(shù)的不斷完善，電子政務(wù)、電子商業(yè)的實(shí)施應(yīng)用也促進(jìn)了相關(guān)的電子檔案的發(fā)展，相應(yīng)的電子檔案的管理方式也在逐漸的投入到檔案管理的應(yīng)用當(dāng)中。與傳統(tǒng)實(shí)體的紙質(zhì)檔案管理方式不同，電子檔案管理以及管理模式有著高效、高速、輕便等特點(diǎn)，并且隨著信息技術(shù)的不斷提高，電子信息檔案管理還能夠進(jìn)行不斷地進(jìn)行更新，就目前的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，電子檔案管理模式還有著信息檢索和處理方式快速和信息更新及時(shí)的特點(diǎn)，此外，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展信息管理目前還呈現(xiàn)出了準(zhǔn)確性和一致性的優(yōu)點(diǎn)，通過(guò)對(duì)線下線上信息的協(xié)調(diào)一致來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)性。以此為基礎(chǔ)，目前我國(guó)的檔案管理也正朝著數(shù)字化和電子管理的模式上推進(jìn)。

2 檔案管理中工作內(nèi)容的改變

2.1 信息與檔案的收集工作

檔案中收錄的信息收集是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是進(jìn)行檔案管理工作的第一步。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案員都是依靠檔案的自然生成方式獲取檔案，之后在進(jìn)行檔案的歸納和管理，而這種情況下進(jìn)行的檔案的收納與管理，都是建立在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。此類方式基礎(chǔ)工作量大，時(shí)間長(zhǎng)，而且受到紙質(zhì)文件所用紙質(zhì)和保存條件的限制，長(zhǎng)時(shí)間的保存過(guò)程和文件調(diào)取過(guò)程中會(huì)對(duì)文件造成一定程度的損壞，久而久之，承載信息的文件紙就會(huì)變得脆弱易損。調(diào)取時(shí)也需要人工操作來(lái)進(jìn)行，非常麻煩而且耗時(shí)。而且諸如會(huì)議記錄這種信息量較大的文件進(jìn)行檔案建立時(shí)，由于信息量大，而信息的采集又是通過(guò)人力的方式進(jìn)行，應(yīng)用人力記錄的方式來(lái)進(jìn)行檔案的收集，受限于記錄人員的水平與能力，一般情況下記錄的周密性就會(huì)有很大的差別，影響檔案管理工作的進(jìn)行。在新的時(shí)代背景下，檔案管理的工作內(nèi)容有了極大的轉(zhuǎn)變，基于電子信息收錄的方式進(jìn)行檔案的收集工作，能夠保證收錄的檔案信息的完整性，而且不受收錄者本身的素質(zhì)限制，也不收收錄的條件限制。進(jìn)行收錄檔案的整理也可以依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)相應(yīng)的程序編寫并按照一定的順序收錄來(lái)達(dá)到對(duì)信息收集管理的目的。而且電子信息管理本身就具有較為嚴(yán)密的邏輯性，在進(jìn)行檔案的調(diào)取工作時(shí)依靠計(jì)算機(jī)的目錄檢索技術(shù)能夠快速進(jìn)行信息的搜索與調(diào)取，非常的快捷便利。相較于傳統(tǒng)的檔案收集與收錄工作，新型的檔案管理工作有著更加便利更為主動(dòng)的工作性質(zhì)。

2.2 檔案的存放、保護(hù)與管理

電子檔案管理方式實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫(kù)房的節(jié)省，并減輕了查閱時(shí)的復(fù)雜。傳統(tǒng)的檔案管理需要對(duì)檔案進(jìn)行全面的保存，并確保不會(huì)經(jīng)受鼠磕、蟲咬。電子檔案管理方式本身就具有先進(jìn)性，而且通過(guò)這種方式，可以全面實(shí)現(xiàn)高效率的檔案管理，減少了紙質(zhì)的操作時(shí)間，降低了庫(kù)房的使用空間，確保了檔案管理查閱的簡(jiǎn)單便捷。但同時(shí)我們也應(yīng)該注意電子檔案管理的問(wèn)題，必將檔案管理需要長(zhǎng)時(shí)間的保存，所以需要將檔案存放在合適的地方，并進(jìn)行多次備份，防止發(fā)生檔案的丟失。

2.3 工作新內(nèi)容

電子檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)管理，要做設(shè)備故障安全防范工作，對(duì)所存數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份，以防計(jì)算機(jī)硬件等系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的丟失。對(duì)用戶可以訪問(wèn)的目錄等其他資源進(jìn)行一定的限定，并且對(duì)能執(zhí)行的操作做限制；還要設(shè)置防火墻控制，用于防止網(wǎng)絡(luò)中的黑客攻擊；建立健全的電子檔案安全管理制度。制度約束可以提高相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，并細(xì)化管理規(guī)范和操作行為，或者建立相關(guān)的監(jiān)督崗位，專門負(fù)責(zé)檔案信息的安全。對(duì)于重要的檔案需要加密處理，禁止外部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。電子檔案不能和外界的網(wǎng)絡(luò)、國(guó)際網(wǎng)絡(luò)等相連接，必須實(shí)行物理隔離，只能適用于局域網(wǎng)絡(luò)使用，以防檔案被泄密和被攻擊。運(yùn)用訪問(wèn)控制技術(shù)保證檔案信息不被非法訪問(wèn)和非法使用。一旦發(fā)現(xiàn)檔案遭受攻擊行為的威脅，檔案系統(tǒng)能夠及時(shí)報(bào)警，自動(dòng)采取相應(yīng)的對(duì)策。如關(guān)閉有關(guān)服務(wù)、切斷物理線路的連接等，保證檔案數(shù)據(jù)、信息良好的可靠性。

3 檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

3.1 打破傳統(tǒng)管理的觀念

檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，包括了政治、經(jīng)濟(jì)、文化歷史等的信息資源，是最豐富的信息資源，檔案管理就要做好這道信息屏障，既方便社會(huì)各界科學(xué)信息的查找，又要保證信息資源不被泄密，全面提高對(duì)檔案的有效的管理。電子檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化、方便快捷地為社會(huì)各界服務(wù)。

3.2 建立健全新型檔案材料管理制度

傳統(tǒng)的檔案管理制度己經(jīng)不能適應(yīng)新型的電子檔案管理方式，所以需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行應(yīng)的改革。紙質(zhì)檔案的管理是比較簡(jiǎn)單的，畢竟紙質(zhì)檔案想要竊取需要進(jìn)行拍照或者盜取，但電子檔案可以通過(guò)拷貝實(shí)現(xiàn)竊取。如果做好了電子檔案管理，就可以實(shí)現(xiàn)檔案的高級(jí)加密，實(shí)現(xiàn)檔案絕密等級(jí)的控制，實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)不同人員的開放。針對(duì)檔案的拷貝，必須要做好全面的綜合管理，并制定相應(yīng)的管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的制度綜合管理。

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