醫(yī)院設(shè)備檔案管理的問題與對策

張朝乾

摘要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)療設(shè)備管理中的一個重要組成部分。它承載著記錄每一項設(shè)備從采購論證到實現(xiàn)購買，驗收以及使用，維修維護(hù)直到報損報廢的全生命周期的運行軌跡，是醫(yī)院檔案管理中一個重要的組成部分。但是，由于檔案管理的周期長、內(nèi)容覆蓋面廣、專業(yè)性要求高，具有真實、完整、動態(tài)管理等特點，在收集整理過程中還存在許多問題和需要優(yōu)化流程和改進(jìn)的地方。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院設(shè)備；檔案管理；問題與對策

1導(dǎo)言

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案是指醫(yī)療設(shè)備采購、引進(jìn)，以及安裝、調(diào)試、驗收、使用和維修過程中形成的具有保存價值的圖樣和文件材料，是醫(yī)院科技檔案管理的重要內(nèi)容。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理，便是對醫(yī)療設(shè)備檔案資料從收集、記錄、整理、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程管理。做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，能夠有效提升醫(yī)療設(shè)備管理水平，在醫(yī)院日常管理中發(fā)揮著重要作用。

2建立醫(yī)療設(shè)備檔案的必要性

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備日益增多，現(xiàn)代化醫(yī)療儀器設(shè)備成為醫(yī)院重要的組成部分，是高、精、新技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)教學(xué)、臨床診斷和治療的成果。醫(yī)療設(shè)備不僅品種繁多，而且壽命長短不一，如何才能把醫(yī)療設(shè)備管好用好，必不可少的需要建立醫(yī)療設(shè)備檔案，檔案內(nèi)放人所有與本設(shè)備有關(guān)的文檔資料，力求讓設(shè)備從立項到報廢的每一個過程都一個詳盡的記錄，并且整理歸案，一機一檔。這樣不管醫(yī)院的設(shè)備有多少臺，類型有多少種，我們都可以通過設(shè)備檔案知道每臺設(shè)備目前的情況，做到多而不亂，繁而不瑣。

3現(xiàn)代醫(yī)院設(shè)備檔案管理中存在的主要問題

現(xiàn)代的醫(yī)院的設(shè)備的檔案管理中存在了一些問題，主要有以下幾點：

3.1醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理無專門部門。各個醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理并沒有明確的部分所屬，涉及了多個不同的部門。就比如一般的三級甲等醫(yī)院，正在使用的醫(yī)療設(shè)備多達(dá)1350臺，由這些醫(yī)療設(shè)備形成的檔案則更是多達(dá)1264卷。在這些醫(yī)療的設(shè)備管理的流程中，前期的采購和購置以及平時工作中的設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)是屬于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備科來進(jìn)行負(fù)責(zé)，但是使用則是由具體的使用的不同的科室進(jìn)行使用，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理部門則負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備檔案的采集和調(diào)用等等。然而在真正的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理的流程中，不同部門卻缺乏明確的職責(zé)劃分，各個部門分工不協(xié)調(diào)，沒有明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理的權(quán)責(zé)究竟所屬何部門，沒有明確的一個部門可以對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的檔案管理進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)籌、負(fù)責(zé)等工作。因此，在真正的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的流程中，通常會導(dǎo)致以下問題的出現(xiàn)：負(fù)責(zé)檔案管理的部門僅僅關(guān)注醫(yī)療設(shè)備的考察以及采購等工作，各個使用的部門則僅僅在意醫(yī)療設(shè)備的安裝、調(diào)試以及驗收等工作。對醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的有關(guān)資料的收集和管理則忽視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理流程失去了連貫性和規(guī)范性。

3.2醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度體制不完善。

截至目前，醫(yī)院相關(guān)人員對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認(rèn)知不夠，不夠重視，有一部分的醫(yī)院忽視了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要作用，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理制度的不完善、不規(guī)范，缺乏系統(tǒng)化和科學(xué)化，很多的醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺少有效的體制制度，醫(yī)院往往重視醫(yī)院的人事檔案等管理，卻忽略了對醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，有關(guān)的負(fù)責(zé)部門之間的權(quán)限權(quán)責(zé)分工不明確，對設(shè)備的檔案管理缺少有效的監(jiān)管的措施和方法，種種原因?qū)е铝爽F(xiàn)如今的醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的混亂和無序。導(dǎo)致出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備不能及時的交給維護(hù)人員進(jìn)行維護(hù)保修，設(shè)備也不能很好地、及時地應(yīng)用在臨床上，甚至出現(xiàn)檔案內(nèi)容遺失的情況。所以，要求醫(yī)院對于醫(yī)療的設(shè)備的檔案管理工作要重視，并建立完善的醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體制和制度。

3.3醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)缺乏

因為大部分醫(yī)院對于醫(yī)療設(shè)備檔案管理的不夠重視，忽視醫(yī)療設(shè)備的檔案管理的工作，因此醫(yī)院負(fù)責(zé)這方面的管理人員往往都是其他行政管理人員進(jìn)行兼任，缺少專業(yè)的負(fù)責(zé)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的管理人才?，F(xiàn)如今的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員缺少針對性的專業(yè)的術(shù)和知識，對于醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理了解不多，或者認(rèn)知不深，醫(yī)院更沒有對這些人員組織定期的針對性的培訓(xùn)。因為缺少具備專業(yè)設(shè)備檔案管理知識和技術(shù)的人員，所以才會出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案的丟失甚至采集不全的情況。與此同時，因為一部分的資料被掌握在別的科室的工作人員或者維護(hù)人員的手中，對于這部分的資料收集存在一定的難度，甚至也會出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。甚至，醫(yī)院對于檔案缺少正規(guī)的借閱制度和規(guī)范化的借還手續(xù)流程，在加上沒有專門負(fù)責(zé)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的管理人員，人員交換頻繁，移交手續(xù)復(fù)雜，不清不楚，最終也會導(dǎo)致設(shè)備檔案的永久性丟失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

4目前醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的相關(guān)措施

4.1完善醫(yī)療設(shè)備相關(guān)檔案的管理制度。對于目前很多醫(yī)院來說，要想加強其醫(yī)療設(shè)備檔案管理，就必須設(shè)立一整套完善的管理體制。加強相關(guān)人員管理理念，使所有工作人員嚴(yán)格按照管理體制進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的使用，將醫(yī)院每一科室的醫(yī)療設(shè)備記錄在冊，同時明確每一科室所要管理的醫(yī)療設(shè)備，將其設(shè)備管理責(zé)任分擔(dān)給每一科室，使其做好每次設(shè)備的使用記錄并存檔，從而形成一個完整的設(shè)備管理體系，加強每一位工作人員的責(zé)任感。

4.2明確和完善醫(yī)療設(shè)備的歸檔范圍。醫(yī)療設(shè)備的檔案應(yīng)該分為在購買前檔案和使用過程中的相關(guān)檔案，購買前的檔案應(yīng)該有協(xié)議書、購買合同、發(fā)票復(fù)印件、裝箱單、技術(shù)資料以及設(shè)備操作規(guī)程等，使用過程中的相關(guān)檔案應(yīng)該有該醫(yī)療設(shè)備的使用率、經(jīng)手人記錄以及各階段設(shè)備的情況記錄等，相關(guān)醫(yī)療設(shè)備管理人員應(yīng)該將每臺醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)檔案資料整理在冊，并全部交由檔案室保管。與此同時，檔案室也要將每個科室所要保管的醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)使用情況和要求，下發(fā)給各個科室，使其配合設(shè)備檔案管理的工作。

4.3建立嚴(yán)格的設(shè)備資料管理制度。由于各個醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料全部交由檔案室管理，因此，在檔案室管理過程中，要制定嚴(yán)格的資料管理制度。例如，有醫(yī)療人員使用某個醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)卷宗，必須保證其卷宗完整，并如期歸還，若有遺失或損壞全權(quán)由借閱人負(fù)責(zé)。再比如說，一些貴重的醫(yī)療設(shè)備重要資料不外借，并確各個保精密儀器相關(guān)資料的完整等。

4.4提高人員管理意識，加強素質(zhì)培訓(xùn)。對于我國醫(yī)院來說，在招攬檔案管理的相關(guān)工作人員時，要挑選一些經(jīng)驗豐富的管理人員，使其能在工作中發(fā)揮最大價值。與此同時，要對整個醫(yī)院的所有工作人員及管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，從思想上提高其對醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重視程度，從而推動我國醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的可持續(xù)發(fā)展。

5結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案管理技術(shù)隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和管理手段的提升，這些年有了長足的進(jìn)步，檔案管理要求的真實性、完整性、動態(tài)性都得到了提高。隨著規(guī)范化要求的提升，從檔案管理的意識和理念，到具體的實際操作都還有更長遠(yuǎn)的路要走，同時通過檔案中各種資料和數(shù)據(jù)的分析和提煉總結(jié)，進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，總結(jié)經(jīng)驗和規(guī)律，不斷提高設(shè)備管理水平成為設(shè)備檔案管理的一個新的課題和目標(biāo)。