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    試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

    2017-07-21 10:20:17程菲康婕
    企業(yè)文化·下旬刊 2017年7期
    關(guān)鍵詞:基礎(chǔ)工作作用

    程菲?康婕

    摘要:在現(xiàn)代檔案管理過程中,做好檔案管理基礎(chǔ)工作,不但能夠為現(xiàn)在檔案管理提供良好的檔案管理手段和檔案管理基礎(chǔ),同時還能夠保證檔案管理在準確性、有效性和高效性上滿足實際要求?;谶@一認識,我們應(yīng)當認真分析現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用,并在現(xiàn)代檔案管理中,認真做好檔案管理基礎(chǔ)工作。

    關(guān)鍵詞:現(xiàn)代檔案管理;基礎(chǔ)工作;作用

    從現(xiàn)代檔案管理來看,做好檔案管理基礎(chǔ)工作,不但能夠為現(xiàn)代檔案管理打下堅實的基礎(chǔ),同時也能夠保證現(xiàn)代檔案管理工作在準確性、有效性和高效性方面達到規(guī)定要求。

    一、檔案管理基礎(chǔ)工作,可以保證現(xiàn)代檔案管理的準確性

    (一)通過有效的檔案管理基礎(chǔ)工作,可以對檔案材料進行整理和核對

    在現(xiàn)代檔案管理過程中,檔案材料的準確性關(guān)系到檔案管理的整體效果,為了達到這一目標,就應(yīng)當在現(xiàn)代檔案管理中,利用現(xiàn)有的人員和核查手段,對檔案材料進行整理和核對。在整理和核對過程中,找出檔案材料是否存在瑕疵以及是否存在前后不對應(yīng)的問題。如果存在這些問題,就要對檔案材料進行分類,對于存在問題的檔案材料,責成檔案提供部門予以補充和完善,保證檔案材料在準確性和完整性方面達到相關(guān)要求。

    (二)檔案管理基礎(chǔ)工作,能夠?qū)n案材料進行有效的分類

    在檔案管理過程中,由于檔案的種類較多,對檔案材料進行有效的分類,不但能夠便于檔案材料的保存,同時還能夠保證檔案材料在調(diào)用過程中能夠?qū)崿F(xiàn)快速的調(diào)用,降低檔案材料查找的工作量。為了達到這一目標,就應(yīng)當認真夯實檔案管理基礎(chǔ)工作,利用現(xiàn)有的人員和管理手段,對檔案材料進行有效的分類和整理,按照檔案的類別以及內(nèi)容合理的劃分檔案種類,并且將同一種類的檔案放在固定的位置,便于檔案材料在日后進行調(diào)用。

    (三)檔案管理基礎(chǔ)工作,可以實現(xiàn)檔案材料的有效保管

    在檔案管理中,檔案材料的有效保管關(guān)系到檔案管理的有效性,如果檔案材料在保管過程中發(fā)生了損毀或滅失,那么將會對檔案管理的有效性造成極大的影響,對于一些重要性相對較高的檔案內(nèi)容,加強原始材料的保管并且提高檔案材料的管理效果,對于檔案管理工作的開展有著重要的現(xiàn)實意義。由此可見,做好檔案管理基礎(chǔ)工作,可以實現(xiàn)檔案材料的有效保管,對于提高檔案材料的保管質(zhì)量具有重要作用。

    二、檔案管理基礎(chǔ)工作,可以提高現(xiàn)代檔案管理的有效性

    (一)檔案管理基礎(chǔ)工作,可以夯實檔案管理基礎(chǔ)

    在現(xiàn)代檔案管理過程中,檔案管理內(nèi)容相對較多,基礎(chǔ)工作種類和基礎(chǔ)工作內(nèi)容也相對較多,做好檔案管理基礎(chǔ)工作,可以使檔案管理手段進一步完善,同時也可以對檔案管理內(nèi)容進行進一步的細化,使檔案管理工作中所需要完成的內(nèi)容以及需要完成的工作能夠得到妥善的解決。因此,檔案管理基礎(chǔ)工作對現(xiàn)代檔案管理過程具有重要作用,做好檔案管理基礎(chǔ)工作,可以夯實檔案管理基礎(chǔ)。

    (二)檔案管理基礎(chǔ)工作,可以解決現(xiàn)代檔案管理中存在的問題

    在現(xiàn)代檔案管理中,最突出的問題就是如何提高檔案材料的準確性和完整性,并且實現(xiàn)檔案材料的有效調(diào)用,為了達到這一目標,做好檔案管理基礎(chǔ)工作是解決檔案材料準確性和完整性的重要手段,也是保證檔案管理能夠取得實效的關(guān)鍵。基于對現(xiàn)代檔案管理工作的了解,現(xiàn)代檔案管理工作在管理細節(jié)上要求較高,要想在管理細節(jié)上滿足管理要求,就應(yīng)當做好檔案管理基礎(chǔ)工作,通過對檔案材料的分類整理及有效審核來提高檔案管理基礎(chǔ)工作的整體質(zhì)量。

    三、檔案管理基礎(chǔ)工作,可以提高現(xiàn)代檔案管理的整體效率

    (一)檔案管理基礎(chǔ)工作,可以保證檔案材料達到借閱條件

    在現(xiàn)代檔案管理中,檔案材料需要根據(jù)實際要求隨時借閱,為了滿足這一要求,需要檔案材料在準確性和完整性達到相關(guān)要求,為了實現(xiàn)這一目標,就應(yīng)當夯實檔案管理基礎(chǔ),通過完善的檔案管理基礎(chǔ)工作,使檔案材料在準確性和完整性以及有效性方面符合要求,保證檔案材料能夠隨時借閱,滿足借閱人的基本需求,提高檔案材料的作用,使檔案材料的用途能夠得到明確。

    (二)檔案管理基礎(chǔ)工作,可以提高檔案材料的整理效率

    在檔案管理過程中,由于檔案材料數(shù)量較多,要想提高檔案管理的整體效率,就應(yīng)當對檔案材料進行有效的分類,并且在調(diào)用過程中實現(xiàn)快速有效的調(diào)用,避免檔案管理因查找時間過長,影響用戶的借閱。而檔案管理基礎(chǔ)工作是決定檔案材料整理效率的關(guān)鍵,通過有效的檔案管理基礎(chǔ)工作,能夠保證檔案材料得到快速有效的整理,并且在實際的調(diào)用過程中達到快速性要求,提高檔案材料的調(diào)用效率。因此,做好檔案管理基礎(chǔ)工作是十分重要。

    四、結(jié)論

    通過本文的分析可知,在檔案管理過程中做好檔案管理基礎(chǔ)工作,不但有助于提升檔案管理的整體效果,同時還能夠滿足現(xiàn)在檔案管理工作的實際要求,在檔案材料的分類整理以及檔案材料的準確性和檔案材料的調(diào)用上能夠達到預期目標,使現(xiàn)代檔案管理在管理流程和管理手段上能夠更加成熟更加有效。因此,做好檔案管理工作,夯實黨員管理基礎(chǔ),對于提高現(xiàn)代檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義。只有認識到這一點,并對檔案管理基礎(chǔ)工作的作用有正確的認識,才能提高現(xiàn)代檔案管理的有效性。

    參考文獻:

    [1]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(11).

    [2]吳玉萍.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].經(jīng)營管理者,2014(04).

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