新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新思考

摘 要：檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展是今后開展檔案管理工作的必然趨勢，只有不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法和手段，才能將其的作用充分發(fā)揮出來?；诖耍疚氖紫确治隽诵聲r(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新的必要性，接著分析了檔案管理現(xiàn)狀，最后給出了幾點(diǎn)新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新思考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理模式；現(xiàn)狀；創(chuàng)新思考

在我國科學(xué)技術(shù)水平的快速推動下，信息化技術(shù)在檔案管理工作得到了廣泛應(yīng)用，為檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步提供了更為廣闊的空間。特別是隨著檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、OCR以及其它存儲技術(shù)都在檔案管理工作的作用也越發(fā)顯著，使得檔案管理工作的范圍、方式和工作理念都發(fā)生了不同程度的變化。所以，新時(shí)期對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新思考具有十分重要的作用。

1 新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新的必要性

1.1 數(shù)字時(shí)代的發(fā)展要求檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)字信息化時(shí)代已經(jīng)基本形成并呈現(xiàn)出了迅猛的發(fā)展趨勢。所以，時(shí)代的發(fā)展要求人們的日常生產(chǎn)生活以及工作的方方面面都需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以此更好的推動數(shù)字信息化社會快速發(fā)展。實(shí)際上，檔案管理模式創(chuàng)新工作受數(shù)字信息化發(fā)展的影響很大。創(chuàng)新在事物發(fā)展過程中占據(jù)重要位置，不管是社會，還是各行各業(yè)，只有不斷加強(qiáng)創(chuàng)新和改革，才能更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，才能將自身的作用充分發(fā)揮出來。信息化時(shí)代的背景下，在外部和內(nèi)部因素的共同作用下，檔案管理工作也滋生了很多的新鮮事物，管理方式也得到了創(chuàng)新。在數(shù)字化時(shí)代的社會生活中，尤其是在實(shí)際的檔案管理工作中，人們對檔案信息也提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)很難適應(yīng)這個時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上數(shù)字化時(shí)代的快速發(fā)展，所以，新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新工作勢在必行。

1.2 落后的檔案管理服務(wù)模式急需要創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理手段主要是以人工檢索和人工查詢方式為主，不僅浪費(fèi)大量的人力和物力，還極易出現(xiàn)失誤和偏差，同時(shí)與信息化社會發(fā)展的距離越來越遠(yuǎn)。檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是時(shí)代對檔案管理人員提出的新要求，也是大幅度降低檔案管理人員工作強(qiáng)度和提升工作效率的重要途徑。新時(shí)期下，只有將檔案管理工作的檢索方式、服務(wù)手段以及檔案儲存服務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化要求，才能有效改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足。檔案管理模式的創(chuàng)新直接對檔案服務(wù)質(zhì)量和工作效率產(chǎn)生影響。所以，傳統(tǒng)落后的檔案管理服務(wù)模式急需要創(chuàng)新。

2 檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 缺乏專業(yè)的檔案信息化技術(shù)人員

近些年來，信息化技術(shù)作為一門全新的課程頻頻出現(xiàn)在各大高校中，如果只是單純的將高?？醋鍪翘峁﹥?yōu)秀信息化人才的供應(yīng)站，很難在短時(shí)間內(nèi)滿足檔案管理部門對人才的需求。根據(jù)相關(guān)部門的研究數(shù)據(jù)顯示，我國相關(guān)的人力資源指數(shù)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到既定的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理方面的專業(yè)人才十分匱乏，這種現(xiàn)象在檔案管理工作方面十分突出。大部分的檔案管理單位多屬于國家性質(zhì)的事業(yè)單位，由于工資較低，很難吸引優(yōu)秀的技術(shù)人員，所以檔案管理工作中缺乏優(yōu)秀技術(shù)人才的支持。

2.2 管理制度不健全

在檔案管理工作中，各級部門需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力為檔案管理工作制定出相關(guān)的規(guī)章制度，涵蓋了檔案管理的各個方面。但是結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，不難看出，有很大一部分的檔案管理部門大都流于形式，缺乏執(zhí)行力，各部門之間根本沒有形成合力，在統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、利用等方面還有很多問題。首先是收集檔案的相關(guān)制度還不甚完善，在對收集和整理檔案時(shí)缺少系統(tǒng)完整的記錄，使得原有的檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值；其次是保管檔案的制度不健全，因基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，檔案遺失的現(xiàn)象較為常見，造成了不可彌補(bǔ)的損失；最后是利用檔案的制度不健全，很多部門缺少使用檔案的有效機(jī)制，根本沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，使得檔案自身的社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值大打折扣，這些都影響了人們對檔案的管理開發(fā)和使用水平。

2.3現(xiàn)代化信息管理水平較低

隨著信息化時(shí)代的到來，各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用。對檔案的保管和存儲已經(jīng)由傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)文本發(fā)展到了現(xiàn)在的紙質(zhì)、影像、電子集成等多種存儲資料共存的局面。在管理和使用檔案的過程中，很多部門的檔案管理仍舊缺乏相關(guān)的檔案管理軟件，在檢索和提取檔案的時(shí)仍舊采用傳統(tǒng)的手工操作來完成，使用信息化檢索的電子檔案瀏覽有明顯的不足。

3 新時(shí)期檔案管理模式創(chuàng)新思考

3.1 管理制度創(chuàng)新

一項(xiàng)工作能否正常高效的開展需要有規(guī)范化的制度作為支撐。因此，針對當(dāng)前管理制度不健全的現(xiàn)狀，只有加強(qiáng)管理制度的創(chuàng)新，不斷完善檔案管理制度，才能提升檔案管理水平，才能彰顯出檔案管理工作的創(chuàng)新性水平。對于新時(shí)期下的檔案管理人員來說，應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，在我國現(xiàn)有檔案方面法律法規(guī)文件的基礎(chǔ)上，對本單位的檔案管理制度進(jìn)行完善。應(yīng)加大力度引起現(xiàn)代化的檔案管理推廣制度，加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在完善檔案管理機(jī)制的同時(shí)，還要不斷建立健全獎懲制度，以提升檔案管理人員的工作積極性。

3.2 檔案管理方式的創(chuàng)新

隨著信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。當(dāng)前，檔案管理人員在學(xué)習(xí)傳統(tǒng)檔案管理方式的基礎(chǔ)上，加大了計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，同時(shí)也是加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的有益探索。數(shù)字圖書館、電子檔案館如雨后春筍般開始在人們面前呈現(xiàn)，通過信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，不僅降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，還提升檔案管理的工作效率。

3.3 信息化檔案管理人才創(chuàng)新

對于檔案管理人員來說，要加強(qiáng)對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，重視起對自身業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，在拓展自身知識層面學(xué)習(xí)的過程中，還要做好對計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件的學(xué)習(xí)。檔案管理部門應(yīng)定期舉辦各種類型的崗位培訓(xùn)班，積極邀請一些專家、學(xué)者進(jìn)行教學(xué)，對于現(xiàn)代科學(xué)和檔案學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢要及時(shí)了解，對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)不斷進(jìn)行更新，在提升檔案管理人員工作技能的同時(shí)，增強(qiáng)檔案人員的服務(wù)意識。每一位檔案管理人員都應(yīng)該熟練掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，爭取成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。將現(xiàn)代化的管理思想、方法和手段進(jìn)行結(jié)合，加強(qiáng)對檔案工作的管理，將其的工作效益充分體現(xiàn)出來。

3.4 檔案管理理念的創(chuàng)新

目前，有很大一部分的工作人員認(rèn)為檔案管理工作只是單純的保管檔案，只要確保其不受到損害、不丟失即可，方便檔案查詢。實(shí)際上，這種落后的管理理念在當(dāng)前的檔案管理工作中已經(jīng)不再適用，加強(qiáng)對檔案的利用，提升其利用率是檔案管理的目的。在實(shí)際的檔案管理工作中，管理人員應(yīng)加強(qiáng)對管理理念的創(chuàng)新，最大限度的提升檔案的利用率，在使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行保管的同時(shí)，還要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的檢索和查詢，確保用戶及時(shí)查找到所需的檔案，將傳統(tǒng)的檔案管理職能逐漸轉(zhuǎn)移到服務(wù)用戶上來，不斷推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]吳桂敏.創(chuàng)新檔案管理工作思路的理性思考[J].安徽農(nóng)業(yè)科學(xué)，2011（8）.

[2]李云波，自曉紅.拓寬思路充分發(fā)揮檔案工作的服務(wù)作用[J].中國檔案.2012（6）.

作者簡介

孔蓮仙（1969-），女，彝族，云南省建水縣人，大專學(xué)歷，助理館員，從事檔案管理工作。