信訪工作中的檔案管理創(chuàng)新思考

劉翩翩

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 隨著時代和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)信訪檔案的收集工作也日益變得重要和緊迫，本文旨在結(jié)合本檔案部門的實際工作情況，歸納總結(jié)，淺談如何做好這方面的工作。

關鍵詞 企業(yè) 信訪工作 檔案管理 創(chuàng)新思考

檔案，承載歷史，服務當下，啟迪未來。隨著科技時代的到來，電子信息化的高度普及，信訪工作及其檔案管理的模式、對象、渠道、平臺，也與時俱進地發(fā)生著改變。隨著國家檔案行政部門“三個體系”檔案建設的提出，以及構(gòu)建和諧社會、“以人為本”理念的文化社會創(chuàng)建，民生檔案的地位不斷提升，各機構(gòu)檔案部門對信訪檔案的管理也更加重視。

一、信訪檔案及其特征

信訪檔案與信訪工作緊密聯(lián)系，在檔案分類中較為獨立，按屬性劃分，可歸入民生檔案一類。信訪檔案是信訪活動的真實記錄，在檔案中具有一定的特殊性。該類檔案具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價值性等特點外，還具有公正性特點。

信訪檔案，真實記錄了信訪活動的全過程，是群眾信訪案件處理的重要事實依據(jù)，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪事件發(fā)生的時間、地點、事情的經(jīng)過以及關聯(lián)人物，不僅有信訪人和機關的印信，而且有主管機關的調(diào)查處理經(jīng)過和結(jié)論，上級機關的批復和當事人對處理結(jié)論的態(tài)度，具有很強的真實性、準確性和歷史參考價值。

二、信訪檔案工作的重要性

信訪檔案工作是信訪工作中一項不可缺少、不能替代的重要的基礎性工作。信訪檔案能真實、準確反映出一個時期企業(yè)或組織的政策行為和結(jié)果，可使領導掌握有關的歷史資料，了解信訪工作規(guī)律，便于對現(xiàn)實問題做出正確的分析和判斷，同時也為貫徹有關政策和規(guī)定、指導工作提供了歷史依據(jù)和處理問題的借鑒案例。

信訪和各黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位在各個時期、各個階段指導和開展信訪活動的情況，其中既有成功的經(jīng)驗，又有失敗的教訓。充分借鑒和利用信訪檔案材料，從歷史經(jīng)驗教訓中汲取經(jīng)驗教訓，利于當下工作的順利進行，利于今后工作的科學決策，為經(jīng)濟社會和諧發(fā)展提供有利而充分的條件。

此外，信訪檔案能開口說話，能說出歷史真相。信訪檔案中有信訪者提供的證據(jù)、言辭、觀點，有組織的調(diào)查處理過程和結(jié)論。因此，對現(xiàn)實同類問題具有借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等是重要而關鍵的歷史依據(jù)。筆者曾親手處理過一件歷史遺留信訪舊案，親身感受到信訪檔案的重要作用。由于機構(gòu)更換，人事變遷，以完整齊備的信訪檔案為可靠依據(jù)，才能有效避免隨意性，減少失誤。也只有完整齊備的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據(jù)”，從根本上解決問題。

三、對做好信訪檔案管理的建議和對策

信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對某個信訪問題從接待、調(diào)查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在日常行政工作中上傳下達的業(yè)務性文件和資料。

信訪檔案的保存形式分紙質(zhì)和電子兩種。一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項，通過收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項受理的編號順序，用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。二是對數(shù)字信訪檔案歸檔，就是對以光盤、硬盤、優(yōu)秀等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進行歸檔。應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準確、可靠的標識關系，按照年度、類目進行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，并貼上標簽存檔。這樣，通過建立數(shù)字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過程中對紙質(zhì)檔案的人為磨損。

四、加強信息化建設，實現(xiàn)信訪檔案大數(shù)據(jù)管理服務

信息時代，信訪工作人員收集檔案以電子文件為主，紙質(zhì)文件備份為輔，檔案信息資源數(shù)字化、體系化成為主流。而建立高質(zhì)量的信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫，成為新時期檔案管理的基本需求。1.更加精準地定位用戶的需求。信訪檔案工作僅僅提供被動的查詢服務是遠遠不夠的。在信訪檔案的管理和利用的過程中，對檔案利用者的需求定位必不可少。只有準確掌握了利用需求，才能有針對性地提供相應的服務，滿足他們的需要。利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的技術(shù)和手段，通過獲取豐富的相關數(shù)據(jù)，找出他們的關聯(lián)關系，對這些數(shù)據(jù)進一步挖掘和分析，準確地描繪出用戶的需求行為。2.通過數(shù)據(jù)分析提供更優(yōu)質(zhì)的服務。隨著大數(shù)據(jù)時代相關業(yè)界對大數(shù)據(jù)的重視及應用，大數(shù)據(jù)的特性與優(yōu)勢將在日常辦公和行政事務中凸顯出來。通過對這些大量非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)的分析，使得信訪檔案服務定量化、精確化，個性化。3.在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案館需要吸收高素質(zhì)、復合型的人才，還要對已有的工作人員進行培訓，建設知識型、智慧型檔案館，提高檔案館的服務能力。