藥檢機(jī)構(gòu)檔案的信息化建設(shè)之若干思考

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式已經(jīng)逐漸發(fā)生了改變，檔案信息化已經(jīng)是檔案事業(yè)應(yīng)對日益發(fā)展的信息社會的必然趨勢。藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)則應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快利用信息化管理藥品檢驗(yàn)檔案工作，使其更好的為藥品檢驗(yàn)事業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)；藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)；檔案信息化

藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)是國家藥品監(jiān)督質(zhì)量保證體系的重要組成部分和技術(shù)依托部門，是《中華人民共和國藥品管理法》規(guī)定執(zhí)行國家對藥品監(jiān)督檢驗(yàn)的法定專業(yè)機(jī)構(gòu)，社會職責(zé)是承擔(dān)依法實(shí)施藥品審批和藥品質(zhì)量監(jiān)督檢查所需的藥品檢驗(yàn)工作，其工作水平關(guān)系到人民群眾的用藥安全和社會和諧穩(wěn)定。藥品檢驗(yàn)檔案作為藥品檢驗(yàn)工作的一個(gè)重要組成部分，則為藥檢工作提供強(qiáng)有力的信息支持。

1 藥檢檔案及其現(xiàn)狀

1.1 藥檢檔案是藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在藥品檢驗(yàn)實(shí)踐、科研、培訓(xùn)和日常管理活動中直接形成的文書以及其他形式的荷載有關(guān)藥品的設(shè)計(jì)、研究、鑒定和審批等方面有效信息的信息介質(zhì)，主要包含：檢驗(yàn)（測）報(bào)告、檢驗(yàn)原始數(shù)據(jù)、藥品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品批文及藥品生產(chǎn)機(jī)構(gòu)所提供與藥品本身的相關(guān)資料，記載了其工作過程中產(chǎn)生的大量有關(guān)藥品科技信息，反映了藥檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)實(shí)力和檢驗(yàn)水平的佐證。

1.2 一些藥檢機(jī)構(gòu)的檔案管理部門，專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀有待加強(qiáng)。首先是承擔(dān)藥檢檔案管理工作的專業(yè)人員數(shù)量嚴(yán)重不足，兼職兼管現(xiàn)象時(shí)常有之；其次是現(xiàn)有藥檢檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能不能適應(yīng)迅速發(fā)展的藥檢檔案管理工作的實(shí)際需要，對新技術(shù)掌握和應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的水平不高，這些勢必都會影響到藥檢檔案的管理和服務(wù)水平，必須引起我們的高度重視。

1.3 由于一些原因的制約，相當(dāng)一部分藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理工作還存在諸多不足之處，諸如：運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段管理檔案的單位仍然較少，藥檢檔案管理的電子化、數(shù)據(jù)化和規(guī)范化程度不高，基本還停留在手工收集、手動操作、手工檢索的狀態(tài)；對藥檢檔案的收集、開發(fā)和利用重視和投入不足，藥檢檔案內(nèi)容的開發(fā)和研發(fā)深度和廣度都難以適應(yīng)迅速發(fā)展的藥品檢驗(yàn)工作實(shí)際需要，難以充分發(fā)揮藥檢檔案應(yīng)有的信息支撐作用。

2 加強(qiáng)信息化建設(shè)的相關(guān)建議

藥檢機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)管理藥檢檔案，加快藥檢科技檔案信息化建設(shè)，在不違背相關(guān)規(guī)定的情況下，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，使藥檢檔案更好的為藥品檢驗(yàn)事業(yè)服務(wù)，為社會的穩(wěn)定和諧服務(wù)。具體應(yīng)當(dāng)包括以下方面：

2.1 加快信息化管理的軟硬件建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基礎(chǔ)條件。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要是指為藥檢檔案管理配備必要的電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)、縮微、復(fù)印、掃描設(shè)備以及必要的除塵、除濕設(shè)備，以保證藥檢檔案管理、整序、開發(fā)和服務(wù)工作的實(shí)際需要?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、縮微技術(shù)的飛速發(fā)展為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供了充足的技術(shù)保障。

2.2 加快信息化基本設(shè)施建設(shè)

加快信息化基本設(shè)施首先是加強(qiáng)適應(yīng)藥檢檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)代化庫房建設(shè)。藥品檢驗(yàn)檔案的介質(zhì)多樣化，既有紙質(zhì)的文書檔案，還包括了光盤、影像以及藥品實(shí)物等其他介質(zhì)的信息載體。對于文書類型藥檢檔案的庫房，必須保證達(dá)到恒溫、恒濕、防火、防污染等方面的技術(shù)，同時(shí)還要保證空間的安全。對于非紙質(zhì)介質(zhì)的藥檢檔案，其收藏和管理的技術(shù)要求應(yīng)當(dāng)符合特殊介質(zhì)保藏的特殊要求。要求相關(guān)檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)及檔案的相關(guān)利用工作等。

2.3 加強(qiáng)藥檢檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

藥檢檔案信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)當(dāng)包括兩個(gè)不同的覆蓋范圍。首先是藥檢機(jī)構(gòu)檔案管理部門將藥檢檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)整合，與信息部門充分協(xié)調(diào)配合，利用本單位現(xiàn)有的OA系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)，搭建檔案網(wǎng)絡(luò)體系，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行安全、有控制的信息傳遞和交流，逐步實(shí)現(xiàn)本單位檔案的網(wǎng)上查詢和上傳，使得檔案信息范圍覆蓋相關(guān)業(yè)務(wù)部門，不僅是對檔案的整合管理工作打下了基礎(chǔ)，同時(shí)也為藥檢業(yè)務(wù)工作提供準(zhǔn)確、方便、快捷的檔案信息服務(wù)。在本單位藥檢檔案管理實(shí)現(xiàn)本單位局域網(wǎng)共建共知和共享的基礎(chǔ)上，以省級藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的科技檔案管理機(jī)構(gòu)為中心，通過網(wǎng)絡(luò)方式，將省級區(qū)域內(nèi)的省轄市級藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的藥檢檔案系統(tǒng)聯(lián)系起來，成為覆蓋全省的藥品建檔案管理和利用的專業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)。

2.4 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫又稱為“檔案機(jī)讀目錄”或“檔案電子目錄”，是數(shù)字檔案信息的組織形式。是一種以特定方式有機(jī)組織起來、存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)使用某種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組織管理的檔案目錄數(shù)據(jù)集合，是檔案信息管理系統(tǒng)（又稱為“數(shù)字檔案館”）的核心。藥檢檔案管理部門要建立數(shù)字檔案館就必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫的是檔案信息化建設(shè)的起點(diǎn)，是開發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)庫管理平臺必須滿足高安全性、良好的開放性、大數(shù)據(jù)量處理能力、操作簡便、支持多用戶共享等功能。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是管理數(shù)據(jù)庫的工具，不但可以有效管理檔案目錄信息，而且對藥檢檔案信息管理系統(tǒng)形成強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

3 藥檢檔案信息化管理需注意的問題

檔案資源信息化還存在一些問題，有些問題是網(wǎng)絡(luò)資源的共性，有些則是檔案資源的特性。因此，必須充分考慮其風(fēng)險(xiǎn)，就需正確認(rèn)識這些存在的問題并妥善處理。

3.1 保障藥檢檔案資源的安全性

網(wǎng)絡(luò)的價(jià)值在于信息共享，共享的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)保持一定的開放性。而開放性直接就涉及到網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于藥檢檔案的特殊性，在實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)自身的安全也受到越來越多的威脅。在檔案信息化建設(shè)過程中必須建立完善的管理制度和操作規(guī)程，針對數(shù)字信息易于改動、易于竊取、易于丟失等弊端，從設(shè)備、系統(tǒng)等各個(gè)環(huán)節(jié)強(qiáng)化安全管理，以保證藥檢數(shù)字檔案信息的安全。對于保密性的檔案資源應(yīng)采取嚴(yán)格的加密驗(yàn)證，采取設(shè)置相關(guān)權(quán)限，以有效控制接觸這類檔案信息的人群。

3.2 加強(qiáng)藥檢檔案網(wǎng)絡(luò)資源的動態(tài)維護(hù)

檔案信息資源作為一種歷史記錄，與其他信息資源相比較有有一定的滯后性，但也需對其進(jìn)行必要?jiǎng)討B(tài)的維護(hù)。檔案信息資源在增加的同時(shí)，還要進(jìn)行必要的動態(tài)管理與維護(hù)，并結(jié)合藥檢機(jī)構(gòu)自身需要，提供相應(yīng)的服務(wù)，使之更好的為藥檢事業(yè)服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，如果藥檢檔案管理的信息化跟不上藥檢事業(yè)的需要，那就會對藥檢事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生制約。加強(qiáng)藥檢檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)是加強(qiáng)藥檢檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是一個(gè)應(yīng)當(dāng)引起大家注意的問題。藥檢檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度促進(jìn)藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥檢工作提供堅(jiān)強(qiáng)有力的信息支持，從而使藥檢事業(yè)更好的為人民大眾的飲食用藥安全做出強(qiáng)有力的技術(shù)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]丁立新.檔案信息化的發(fā)展趨勢[J].檔案學(xué)研究，2009（4）：12-14.

[2]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].檔案學(xué)通訊，2011（1）：92-94.

[3]朱小怡等.數(shù)字檔案館建設(shè)理論與實(shí)踐[M].西安：華東師范大學(xué)出版社，2007

[4]張立新，劉雁.檔案館紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化探究[J].長春師范學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2012（6）：185-187

[5]杜玲.信息化背景下如何做好電子檔案管理工作[J].哈爾濱市委黨校學(xué)報(bào)，2012（04）：92-93

[6]李媛媛.應(yīng)對檔案信息化發(fā)展趨勢更新檔案管理模式[J].黑龍江史志2010（7）：39-40

作者簡介

余偉（1981-），男，漢族，江蘇揚(yáng)州，江蘇省食品藥品監(jiān)督檢驗(yàn)研究院，館員，碩士，研究方向：科技檔案管理。