淺析電子檔案管理工作存在的問(wèn)題及相關(guān)對(duì)策

張春蕾

摘 要：隨著現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理工作逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展，這是整個(gè)在社會(huì)進(jìn)步的一種大趨勢(shì)。但是電子檔案管理在發(fā)展過(guò)程中仍存在一些問(wèn)題，本文就此展開(kāi)分析，并研究了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案是過(guò)去和現(xiàn)在的社會(huì)活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄。檔案的原始性、真實(shí)性和第一手材料的特征，決定了檔案是城市文化建設(shè)的基石。隨著現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化及文檔一體化的普及程度越來(lái)越高，檔案管理工作逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展，電子檔案逐漸成為檔案管理的主要工作內(nèi)容。但是，由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在使用和保存方式上有所不同，所以在日常的電子管理工作中出現(xiàn)了一些新問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案工作電子化進(jìn)程。

一、當(dāng)前電子檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.對(duì)電子檔案管理認(rèn)識(shí)不足

由于傳統(tǒng)檔案管理手段和模式由來(lái)已久，在檔案管理工作人員的頭腦中已經(jīng)形成了思維定式，電子文件的產(chǎn)生、積累、歸檔、傳輸、存儲(chǔ)、保護(hù)和利用等一條龍的作業(yè)和服務(wù)會(huì)使檔案工作者在短時(shí)間內(nèi)不適應(yīng)。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：在形成文件的過(guò)程中雖能依靠計(jì)算機(jī)操作，但最終仍將紙質(zhì)文件作為檔案管理的對(duì)象；對(duì)電子文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為不能將電子文件直接歸檔；不愿接受將電子文件保存載體直接歸檔等。

2.對(duì)電子文件是否為原件界定困難

由于電子文件具有隨時(shí)產(chǎn)生、隨時(shí)更改的特性，并且在改動(dòng)之后看不出任何痕跡，因此很難界定某個(gè)電子文件是“定稿”還是“初稿”，是“原件”還是“復(fù)制件”，這種易改性導(dǎo)致了電子文件是否為原件的界定工作具有一定困難。同時(shí)，電子文件不具有特定的字跡，可以以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，因此無(wú)法從字跡上分辨其原始性。

3.電子檔案的真實(shí)性、完整性難以認(rèn)定

在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中稍有失誤，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的機(jī)會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案。同時(shí)，在電子檔案的復(fù)制過(guò)程中也容易被篡改，在電子檔案的儲(chǔ)存過(guò)程中又容易造成信息的缺損、丟失。

4.對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴(lài)性強(qiáng)

電子文件依賴(lài)于計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備。當(dāng)運(yùn)用電子設(shè)備將信息記錄后，電子文件就離不開(kāi)設(shè)備，只能依靠計(jì)算機(jī)讀取。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，不少舊版本的電子文件無(wú)法在新的軟硬件環(huán)境下直接使用。

二、解決問(wèn)題的主要對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，更新觀念

要以“以人為本”作為指導(dǎo)思想，通過(guò)加大宣傳力度，強(qiáng)化提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員對(duì)電子文檔的認(rèn)識(shí)，探索其規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。要加大對(duì)檔案館的資金和現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備投入，以推動(dòng)檔案館計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，最大限度地發(fā)揮檔案館在城市文化建設(shè)中的“中心輻射”功能，全面提高檔案館文化品位。同時(shí)，檔案館要積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段提供利用服務(wù)，提高檔案管理技術(shù)水平，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，不斷提高為城市文化建設(shè)服務(wù)的效率。

2.建立完善的電子檔案管理制度

近年來(lái)，我國(guó)先后制定出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》以及《電子檔案移交與接收辦法》，對(duì)電子文件的定義、形成、積累、鑒定、歸檔、移交、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等方面做出了詳細(xì)的規(guī)定，為規(guī)范電子文檔管理奠定了基礎(chǔ)。我們應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際情況，參照《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，建立一套適合自己的管理辦法。

3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作

電子檔案管理的好壞，關(guān)系到檔案信息的安全性和完整性。檔案管理部門(mén)應(yīng)該重視對(duì)檔案管理硬件和軟件方面的投入，配置性能較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)、軟件、刻錄儀器以及高性能的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，確保電子檔案的正常運(yùn)行。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子檔案管理的人員不僅要運(yùn)用存儲(chǔ)、傳輸、檢索等技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，更需要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，理解電子檔案長(zhǎng)期保存的必要性和嚴(yán)重性，實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔。因此，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須重視和加快電子檔案管理人員的培養(yǎng)。對(duì)在崗人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展過(guò)快的需要，同時(shí)注意引進(jìn)多方面的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍以適應(yīng)檔案管理工作的需要和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

5.重要文件采用“雙軌制”歸檔法

對(duì)于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

檔案因其深厚的文化積淀和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，已成為地域文化的重要內(nèi)容和人們獲取知識(shí)的途徑之一，起著教育人、塑造人的作用，成為不可或缺的大眾宣傳教育的重要組成部分?？傊?，電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程，我們只有根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，依據(jù)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從管理思想、管理方法、管理手段等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，才能更好地促進(jìn)電子檔案事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑜.電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].黑龍江史志，2015（5）.