高校審計(jì)檔案管理優(yōu)化建議

岳凡琦

摘 要：目前我國高校審計(jì)工作發(fā)展迅速，但與之相適應(yīng)的檔案管理建設(shè)仍舊略顯滯后，需要審計(jì)工作者加強(qiáng)檔案意識，提高審計(jì)檔案管理質(zhì)量，高校也應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)制度體系，用以監(jiān)督、激勵審計(jì)檔案管理人員。該文主要針對高校審計(jì)檔案建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并針對實(shí)際工作中存在的不足提出了幾點(diǎn)優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：高校審計(jì) 檔案 管理

中圖分類號：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）06（a）-0145-02

隨著現(xiàn)代社會信息化程度越來越高，審計(jì)信息如何能夠在高校管理中發(fā)揮更大的作用，成為了審計(jì)檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。高校審計(jì)管理工作中必須強(qiáng)調(diào)新形勢需求，審計(jì)人員只有規(guī)范管理，建立全面完善的審計(jì)檔案，才能更好地挖掘利用審計(jì)成果。但是審計(jì)工作具有特殊性，審計(jì)檔案管理無法適用一般的檔案管理辦法，而高校審計(jì)檔案管理也不同于國家審計(jì)檔案管理，因此必須結(jié)合高校審計(jì)工作實(shí)際需求，建立與實(shí)際工作相適應(yīng)的審計(jì)檔案管理體系。

1 審計(jì)檔案的作用

高等教育改革是當(dāng)前我國教育體系改革的重點(diǎn)和難點(diǎn)，隨著改革的深入，社會各界的關(guān)注度以及政府的投入度越來越強(qiáng)，高校規(guī)模也隨之迅速擴(kuò)張。人們對于高等教育經(jīng)費(fèi)的管理使用也開始予以關(guān)注，如何優(yōu)化經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督體系成為了當(dāng)前高校管理工作的重點(diǎn)。從內(nèi)部分析，審計(jì)檔案工作可以真實(shí)地記錄高校審計(jì)活動，為內(nèi)部審計(jì)考察提供可靠依據(jù)，并且通過對歷史工作的研究可以有效提高審計(jì)工作質(zhì)量。因此建立完善的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)對高校的整體發(fā)展意義重大。

1.1 提供素材

通過對審計(jì)實(shí)踐的總結(jié)可以不斷更新審計(jì)理論體系，而審計(jì)檔案是記錄詳細(xì)審計(jì)實(shí)踐的載體，可以為高校審計(jì)工作的總結(jié)提供詳細(xì)案例資料，是高校審計(jì)部門進(jìn)行學(xué)術(shù)理論研究的重要素材來源。

1.2 積累資料

高校審計(jì)工作仍舊在不斷發(fā)展和完善中，同高校的整體發(fā)展相比，審計(jì)工作水平仍舊略顯滯后。而通過審計(jì)檔案的建立，可以為高校審計(jì)工作提供系統(tǒng)的實(shí)踐資料，從中可以更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，總結(jié)工作規(guī)律，尋求更加完善的管理規(guī)范和審計(jì)體系。

2 高校審計(jì)檔案管理工作中的問題

隨著高校管理工作的不斷完善，內(nèi)部管理工作人員開始逐步地認(rèn)識到審計(jì)工作對于內(nèi)部監(jiān)督管理的重要性，同時也意識到建立完善的審計(jì)檔案對于推動高校審計(jì)工作發(fā)展具有重要意義。雖然近年來高校審計(jì)檔案管理發(fā)展迅速，但由于起步較晚，且領(lǐng)導(dǎo)層的重視度不足，在檔案歸檔以及后期的管理中仍舊存在諸多不完善之處，甚至很多方面無法適應(yīng)當(dāng)前高校管理工作發(fā)展要求，對此進(jìn)行總結(jié)主要包括以下幾方面。

2.1 認(rèn)識不足

雖然隨著審計(jì)工作體系的完善，越來越多的高校開始意識到審計(jì)工作對于高校的整體管理建設(shè)以及內(nèi)部管理的重要性，但是相關(guān)檔案管理工作仍舊不受重視。高校管理階層并沒有真正將審計(jì)檔案管理列入審計(jì)工作議事日程，也沒有對相關(guān)工作進(jìn)行全面規(guī)劃，審計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍嚴(yán)重不足，且職責(zé)不明。由于認(rèn)識不足，審計(jì)檔案管理工作人員在工作中也存在懈怠和隨意的心態(tài)，這些都是審計(jì)檔案管理質(zhì)量提高的阻礙。

2.2 方法不科學(xué)

高校審計(jì)檔案管理工作由于起步較晚，很多高校并沒有建立專門的檔案管理隊(duì)伍，很多審計(jì)檔案管理人員都是臨時抽調(diào)或兼職人員，沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，在操作規(guī)程以及管理技術(shù)上都缺乏專業(yè)知識和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，很多應(yīng)當(dāng)歸檔的資料并沒有及時地收集歸檔，因此實(shí)際工作中根本無法有效保管利用檔案，即便是管理得當(dāng)，也不能保證這些資料檔案的查找利用。另外，相關(guān)管理設(shè)施建設(shè)也并不完善。文件檔案隨意堆放，雜亂無章，隨著時間的增加和資料的累積，很容易導(dǎo)致資料的丟失。

2.3 工作不規(guī)范

很多高校無法做到審計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，更不要說審計(jì)案卷歸檔、管理的正規(guī)程序。這種不規(guī)范的管理工作既影響了審計(jì)檔案的形成，也容易導(dǎo)致相關(guān)資料的缺失，對檔案質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。這種不規(guī)范性在內(nèi)部審計(jì)中表現(xiàn)最為明顯。很多高校審計(jì)檔案管理人員在進(jìn)行審計(jì)工作底稿記錄時只進(jìn)行簡單的人工記錄，且后期的簽字手續(xù)不完善，如此更加無法保證審計(jì)檔案的真實(shí)性。

2.4 人員素質(zhì)因素

審計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接制約著審計(jì)工作的質(zhì)量，影響著審計(jì)隊(duì)伍的形象。人們往往把審計(jì)檔案工作看成是誰都能勝任的工作，審計(jì)檔案人員本身也對審計(jì)檔案的開發(fā)與利用認(rèn)識不夠，人員素質(zhì)和職業(yè)道德有待提高。

3 優(yōu)化措施

3.1 相關(guān)管理制度的建立健全

高校應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)管理規(guī)定結(jié)合實(shí)際制定與本校審計(jì)檔案管理相適應(yīng)的規(guī)章制度。同時，高校應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以保證審計(jì)檔案的立卷歸檔工作有據(jù)可依，通過規(guī)范的統(tǒng)一保證審計(jì)檔案質(zhì)量，建立完整完善的管理體系。在檔案的移交保管以及查閱借閱方面，高校也應(yīng)當(dāng)建立完善的管理制度，從而規(guī)范檔案保管工作以及查閱借閱程序，避免后期的保管利用中造成檔案的損毀、遺失。除此之外，還應(yīng)當(dāng)建立明確的責(zé)任劃分制度，以明確檔案負(fù)責(zé)人和相關(guān)管理工作人員的職責(zé)。通過制度的建立健全，可以為審計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化提供更加有力的保障，因此建立健全完善的審計(jì)檔案管理制度是優(yōu)化高校審計(jì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。

3.2 提高認(rèn)識

要搞好審計(jì)檔案管理工作，首先要在思想上高度重視。要認(rèn)識到審計(jì)檔案規(guī)范整齊、管理嚴(yán)格，可為學(xué)校加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)；為審計(jì)部門考核審計(jì)組、審計(jì)人員的工作提供依據(jù)；查閱審計(jì)檔案可為審計(jì)人員提高工作技能提供全面的教育素材。只有提高了對審計(jì)檔案重要性的認(rèn)識，才會自覺地貫徹審計(jì)規(guī)范，把審計(jì)署印發(fā)的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作的規(guī)定》等文件落實(shí)到行動上，真抓實(shí)干，抓出成效。

3.3 改進(jìn)管理方法

隨著審計(jì)事業(yè)的發(fā)展，審計(jì)的內(nèi)容和方法不斷地發(fā)生變化，審計(jì)技術(shù)也將實(shí)現(xiàn)由“手工”向“計(jì)算機(jī)”審計(jì)的跨越。面對審計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，審計(jì)檔案的形成和管理將會不斷地遇到新的問題和挑戰(zhàn)。這就要求審計(jì)檔案管理部門和審計(jì)工作者在審計(jì)過程中，及時解決和發(fā)現(xiàn)影響審計(jì)檔案質(zhì)量的問題，這對提高審計(jì)資源使用效率和審計(jì)質(zhì)量具有十分重要的作用。審計(jì)人員在工作過程中只要注意開拓思路，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)就可以開創(chuàng)出更多、更實(shí)際的審計(jì)方法，有力地推進(jìn)審計(jì)業(yè)務(wù)向更高層次發(fā)展，使審計(jì)檔案的質(zhì)量和管理水平適應(yīng)審計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展并逐步得到完善和提高。

3.4 明確工作權(quán)責(zé)

相關(guān)工作準(zhǔn)則中對審計(jì)檔案的建立提出了明確的要求，由審計(jì)組負(fù)責(zé)。通過主審人員對審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行宏觀上的把控，對審計(jì)人員進(jìn)行督促，保證審計(jì)人員能夠依照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行審計(jì)檔案的整理、收集、裝訂，并在審計(jì)活動結(jié)束后，由專門的檔案管理人員對審計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)核，從而保證檔案質(zhì)量。

3.5 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

審計(jì)人員在開展業(yè)務(wù)范圍內(nèi)工作、履行職責(zé)的過程中應(yīng)當(dāng)遵循一定的職業(yè)道德。做到客觀公正，保證審計(jì)工作的相對獨(dú)立，完善服務(wù)管理。而在審計(jì)檔案管理中，相關(guān)工作人員也應(yīng)當(dāng)具有這樣的職業(yè)道德，只有具備專業(yè)的工作素養(yǎng)和敬業(yè)精神的管理人員才能保證審計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。因此必須加強(qiáng)審計(jì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，通過崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)精神。

4 結(jié)語

通過上述分析可以看出，高校審計(jì)檔案管理工作對于高校管理發(fā)展而言意義重大，但是實(shí)際工作中仍舊存在諸多不足，還需要相關(guān)工作人員繼續(xù)予以完善。

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