流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題與對策

李全喜

【摘 要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，流動人員人事檔案實現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為當前社會發(fā)展的必然方向，但是就目前來看，流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作中存在多方面的問題，對其發(fā)展產(chǎn)生了較大的限制。論文通過分析當前流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題，提出了相應的對策，希望能夠為流動人員人事檔案信息管理建設(shè)工作提供一些簡單的參考和借鑒。

【Abstract】With the rapid development of modern information technology， the archives information management of mobile personnel has become an inevitable trend of the social development， but at present， there are many problems in the information archives management and construction of mobile personnel， which limited its development. This paper analyzes the problems existing in personnel archives information management of mobile personnel， puts forward the corresponding countermeasures， hoping to provide some simple references for the construction of personnel archives information management personnel.

【關(guān)鍵詞】流動人員；人事檔案管理；信息化

【Keywords】mobility personnel； personnel file management； informatization

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0011-02

1 引言

隨著現(xiàn)代市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，流動人員的規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應這種新的形式，人事檔案管理工作改革勢在必行。同時，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，為流動人員人事檔案實現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)變提供了重要的技術(shù)支持。流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)的主要目標是基于現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施以及原有的紙質(zhì)檔案資料，實現(xiàn)檔案信息化管理的過程。但是由于各種原因的限制，導致流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作受到了較大的阻礙，檔案資源利用效率不高。因此，需要進一步加強對流動人員檔案信息化管理建設(shè)的研究。通過體系的建設(shè)解決當前流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的各種問題，全面提升檔案管理服務水平，整合各方面資源，提升對檔案資源的開發(fā)和利用，將其作用最大限度地發(fā)揮出來。

2 流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)存在的問題

2.1 信息化建設(shè)資金投入不足

當前，對于流動人員人事檔案信息化管理的硬件配備相對較為落后。首先，資金缺乏是最主要的因素，從目前來看，隨著單位規(guī)模的不斷擴大，流動人員數(shù)量不斷增加，流動人員人事檔案信息化管理工作中會涉及大量數(shù)據(jù)的存儲、共享以及安全等方面的問題[1]，因此，對基礎(chǔ)的網(wǎng)絡設(shè)備和存儲設(shè)備提出了極高的要求。但是要想滿足這些要求，需要大量的資金購置新的設(shè)備或者升級原有的設(shè)備。而單位本身具有明顯的社會服務屬性，其經(jīng)費來源主要依靠政府的撥款，這些資金遠遠無法滿足單位購置新的檔案管理設(shè)施、設(shè)備的需求，對實現(xiàn)流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作產(chǎn)生了極大的限制。

2.2 檔案信息化設(shè)備配置不合理

就目前來看，流動人員人事檔案信息化設(shè)備的配置缺乏合理性，其中仍然大量使用老舊設(shè)備，系統(tǒng)標準不兼容。同時，在新設(shè)備的采購方面，存在錯誤的投資傾向，部分機構(gòu)并未考慮到檔案信息化管理的特殊屬性，僅僅將資金應用在投影儀、觸摸屏等電子化設(shè)備，導致資金嚴重浪費，難以滿足流動人員人事檔案信息化管理的實際需求。

2.3 信息化人才缺乏

當前，流動人員人事檔案信息化管理隊伍主要由傳統(tǒng)檔案管理人員構(gòu)成，很多人員缺乏信息化方面的專業(yè)知識和技能。因此，在實際檔案管理信息化工作中，大部分管理部門在開展信息化相關(guān)工作時，會將項目外包出去，導致其無法從整體上把握整個計劃工作。同時，檔案管理部門的領(lǐng)導雖然具有較強的信息化意識，但是由于自身信息技術(shù)知識的限制，無法對流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作制定統(tǒng)一的規(guī)劃。

2.4 缺乏法律法規(guī)支撐

健全的法規(guī)是流動人員檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。但是從當前的實際情況來看，關(guān)于流動人員人事檔案信息化的相關(guān)法規(guī)較少，使流動人員檔案信息化管理建設(shè)工作受到了極大的限制。由于各個地區(qū)單位流動人口檔案信息化管理建設(shè)存在較大差異，因此，相關(guān)的法律需要充分把握各個地方的特點。同時，地方出臺的流動人口檔案信息化規(guī)范與標準也與地區(qū)實際情況不符，很多管理規(guī)范仍然沿用上級標準，缺乏因地制宜的法規(guī)細則，缺乏可操作性。

3 流動人口人事檔案信息化管理建設(shè)對策

3.1 增加資金投入

地方政府及相關(guān)部門應該進一步提升對流動人員人事檔案管理的專項資金撥款，將地方信息化及電子政務建設(shè)規(guī)劃內(nèi)容納入財務重點規(guī)劃，同時還需要進一步發(fā)掘資金來源渠道。由于政府財力較為有限，企事業(yè)單位需要將流動人員人事檔案資金需求納入年度預算，并且充分調(diào)動社會各方面的支持，籌集更多的資金用于流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作。

3.2 優(yōu)化基礎(chǔ)硬件設(shè)施配置

隨著信息化時代的來臨，各類信息設(shè)備的更新?lián)Q代速度進一步加快，因此，在早期建設(shè)上，應該優(yōu)先考慮重要的基礎(chǔ)設(shè)備，首先需要充分考慮檔案工作的實際需求，并且考慮現(xiàn)有資金條件，挑選最具價值的設(shè)備；其次，需要在保證新設(shè)備有效利用的基礎(chǔ)上，將老舊設(shè)備的作用充分發(fā)揮出來。

3.3 提高信息化人才素質(zhì)

當前，流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)專業(yè)人才普遍較為缺乏，針對這一問題，首先需要通過講座、培訓等方式實現(xiàn)對檔案管理人員專業(yè)知識的培訓。其次，需要進一步完善檔案管理人員的從業(yè)資格，確保檔案管理人員能夠勝任流動人員檔案信息化管理工作。第三，利用研討會、交流會等形式，為檔案管理人員創(chuàng)造交流學習的機會[2]，進一步提升檔案管理人員的管理經(jīng)驗和專業(yè)技能，通過比較和借鑒進一步拓展自己的事業(yè)，更具針對性地總結(jié)日常工作，不斷成長。另外，高校作為培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才的重要基地，應該充分發(fā)揮作用，在檔案管理專業(yè)教學中進一步增加計算機課程、信息化技術(shù)課程等所占比例，在檔案管理研究生教學中也應該提升信息化方面的教育內(nèi)容，全面提升檔案管理人才的信息化水平，為企事業(yè)單位流動人員檔案管理工作崗位輸送更多專業(yè)信息化檔案管理人才。

3.4 健全信息化法規(guī)制度建設(shè)

當前，流動人員檔案管理法規(guī)中專門針對信息化方面的內(nèi)容較少，需要盡快出臺相應的法規(guī)制度，相關(guān)部門應該針對地方企事業(yè)單位流動人員人事檔案管理的特點制定相關(guān)的行政法規(guī)，為地方流動人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)提供相應的法律保障。地方法規(guī)的設(shè)立需要充分考慮區(qū)域流動人員檔案管理工作的特征和局限性，找到當前本地區(qū)信息化法規(guī)的空白，提升法規(guī)的可操作性。同時，流動人員檔案管理信息化的相關(guān)法規(guī)和標準，應該明確具體管理對象以及相關(guān)的權(quán)利義務和法律責任。并且法律制定需要在小范圍試行，然后不斷完善，確保其可操作性和適用性之后再進行大范圍正式推廣，從而構(gòu)建一個可行性強、實效性強的流人員人事檔案信息管理法律法規(guī)體系。

3.5 加強檔案信息資源的開發(fā)利用

流動人員檔案信息化管理建設(shè)的最終目的是為了檔案信息資源的開發(fā)和利用。首先，企事業(yè)單位應該建立流動人員檔案信息查詢數(shù)據(jù)庫以及檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫，方便對各類數(shù)字化檔案進行歸類整理，利用檔案知識對檔案工作進行指導。其次，加快流動人員檔案數(shù)字化工作的進程，由于紙質(zhì)檔案的數(shù)量非常龐大，企事業(yè)單位的人事部門必須進行批量的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可以利用高效掃描儀對各類紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，特別需要注意的是要進行高分辨率的掃描，確保檔案數(shù)字化后的質(zhì)量。另外，各部門應該建立統(tǒng)一的檔案數(shù)字化格式標準，確保各部門檔案的有效整合，企業(yè)內(nèi)部還需要構(gòu)建一個整合的信息平臺，全面提高流動人員檔案的利用效率。

4 結(jié)語

當前，隨著各地流動人員的不斷增加以及現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作勢在必行，這也是提升檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵途徑。但是從當前流動人員人事檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀來看，資金、人員以及法律法規(guī)等各方面的問題對其產(chǎn)生了極大的限制。鑒于此，需要加大投入、培養(yǎng)高素質(zhì)的信息化人才、不斷完善相關(guān)法規(guī)建設(shè)，全面確保流動人員檔案管理信息化建設(shè)工作的推進。

【參考文獻】

【1】楊如正.流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].辦公室業(yè)務，2016（12）：154-155.

【2】郭明.流動人員檔案信息化建設(shè)的實踐和思考[J].科技資訊，2011（31）：23.