強化施工現(xiàn)場文件管理提高施工科技檔案收集質(zhì)量

李莉虹

摘要：伴隨著國家經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展，建筑行業(yè)也在國家各項規(guī)章和要求的指導(dǎo)下，開展建筑生產(chǎn)活動。在建筑企業(yè)中，施工現(xiàn)場文件管理是建筑企業(yè)進行有效管理和施工過程的憑證和信息，對于指導(dǎo)施工現(xiàn)場的質(zhì)量管理、提高項目管理的效率等，有著重要的意義。施工現(xiàn)場的文件管理是建筑企業(yè)檔案管理的重要組成部分，作為建筑施工企業(yè)，應(yīng)該切實地認識到施工現(xiàn)場資料管理的重要性，以認真、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度，結(jié)合科技發(fā)展對檔案管理的機遇和優(yōu)勢，全面地提高施工科技檔案收集質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：施工現(xiàn)場；文件管理；檔案收集；質(zhì)量；建筑企業(yè)；科技

一、引言

一般來說，檔案管理其實就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責(zé)管理各部門形成的歷史文件，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。建筑企業(yè)施工現(xiàn)場的文件管理是建筑企業(yè)檔案管理的重要組成內(nèi)容，強化施工現(xiàn)場文件的管理成效，對于全面提高建筑企業(yè)檔案管理成效、指導(dǎo)建筑企業(yè)施工管理質(zhì)量有著重要的意義。

二、當(dāng)前建筑企業(yè)現(xiàn)場檔案管理的現(xiàn)狀

（一）部分現(xiàn)場文件檔案管理人員的思想認識不足

在建筑企業(yè)中，存在部分施工現(xiàn)場文件檔案資料的管理人員，對于檔案資料管理的重要性缺乏一定的認識，在工作過程中不能對現(xiàn)場施工進度、情況、問題等資料信息進行有效的采集與記錄，片面地認為檔案管理對于施工行為沒有多大的作用，只要抓好現(xiàn)場的施工管理，提高施工質(zhì)量，就是為企業(yè)創(chuàng)造效益。類似這些思想認識，都嚴(yán)重地制約了建筑企業(yè)施工現(xiàn)場檔案管理成效的提高。

（二）有些建筑企業(yè)對于科技信息化時代下的檔案管理缺乏一定的投入和重視

有些建筑企業(yè)，檔案管理投入和預(yù)算不足，很多檔案管理行為和過程仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，一味的“紙上談兵”，對于電子檔案和數(shù)字化檔案的認識不足，沒有認識到信息化檔案管理對于建筑企業(yè)檔案管理的重要性，間接地制約了施工現(xiàn)場檔案管理成效的提高。

（三）相關(guān)施工現(xiàn)場文件資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)與技能相對欠缺

一些建筑施工企業(yè)的檔案管理人員，尤其是施工現(xiàn)場的檔案管理人員，其自身的檔案管理能力和素養(yǎng)不足，有些項目部的檔案管理人員甚至是施工員來兼職。缺乏專業(yè)化的檔案管理隊伍，降低了施工現(xiàn)場資料采集與管理的成效。

（四）施工現(xiàn)場的文件檔案資料保存問題

文件檔案資料的保存，是建筑企業(yè)施工現(xiàn)狀的重要管理內(nèi)容。有些建筑企業(yè)的項目部在檔案資料的保存上，沒有專門的科室，很多檔案資料隨意放置，造成了有些檔案資料的損毀與丟失，直接影響了建筑企業(yè)檔案資料的利用與發(fā)展。

三、提高建筑企業(yè)施工科技檔案收集質(zhì)量的幾點思考

（一）強化現(xiàn)場檔案管理人員的思想認識，加強檔案管理人員的技能培訓(xùn)

提高建筑企業(yè)施工現(xiàn)場的檔案管理成效，最重要的就是要提高現(xiàn)場檔案管理人員的思想認識。只有從思想上提高檔案管理人員的認識，才能真正的讓每一個檔案管理人員積極主動的進行施工現(xiàn)場文件檔案資料的采集工作，并且以嚴(yán)格要求來規(guī)范檔案管理的行為，從而為提高施工現(xiàn)場檔案管理成效打下堅實的基礎(chǔ)。此外，建筑企業(yè)應(yīng)該切實地落實好對施工現(xiàn)場文件檔案管理人員的培訓(xùn)和教育工作，定期或者不定期地開展多樣化的培訓(xùn)活動，切實地提高相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和素養(yǎng)，為建筑企業(yè)施工現(xiàn)場檔案信息的采集與管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）科技信息時代檔案管理的應(yīng)用

科技時代的發(fā)展，信息化的飛躍，給各行各業(yè)的發(fā)展帶來了發(fā)展機遇。檔案管理事業(yè)也不例外，信息化時代下的檔案管理模式，可以有效地為施工現(xiàn)場文件檔案資料的采集提供更為有利的保障。比如，針對有些項目部沒有專門的檔案資料保存場所，為了防止施工現(xiàn)場檔案資料的損毀和丟失，數(shù)字化和電子化的檔案管理系統(tǒng)能夠有效的解決這樣的問題。又比如針對施工現(xiàn)場檔案管理人員工作積極性不高的情況，信息化的檔案管理系統(tǒng)有利于建筑企業(yè)即時的查看相關(guān)文件資料的采集情況，對施工現(xiàn)場檔案管理工作可以起到有效的監(jiān)督管理。

（三）建立和完善施工現(xiàn)場文件檔案信息的管理制度

制度和規(guī)范是保障施工現(xiàn)場檔案管理行為穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。建筑企業(yè)還應(yīng)該在現(xiàn)有規(guī)范和制度下，細化管理條例和規(guī)章制度。因地制宜，結(jié)合每一個項目的獨有特點和施工情況，針對性地進行文件檔案資料管理工作，用變通與靈活的管理模式與規(guī)范開展施工現(xiàn)場文件檔案資料的采集工作，提高建筑企業(yè)施工檔案資料的管理成效。任何一個工作都離不開有效的崗位職責(zé)與制度規(guī)范，隨著建筑企業(yè)的進一步發(fā)展，相關(guān)的職能部門應(yīng)該充分地進行崗位制度和規(guī)范制度的細化與研究，讓每一個崗位行為都能在制度與規(guī)范中開展，切實地做到有制度可以依靠、有制度必須依靠、違反制度必須深究、違反制度必須嚴(yán)究，為建筑企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理與發(fā)展做好鋪墊。

（四）科學(xué)地進行考核和評價工作

一般在建筑企業(yè)中，尤其是一些現(xiàn)場施工中的檔案管理人員，建筑企業(yè)無法進行科學(xué)有效地考核與評價工作。然而，完善的考核體系與評價工作是提高建筑企業(yè)施工現(xiàn)場檔案管理人員工作成效的重要推動力。為此，建筑企業(yè)應(yīng)該切實的結(jié)合施工現(xiàn)場的實際情況，以施工文檔等資料為主要內(nèi)容，針對性的開展考核與評價工作。把檔案管理人員的工作過程、日志表述、信息化系統(tǒng)進行、個人思想、項目部人員評價等形成一個科學(xué)的考核“生態(tài)鏈”，切實有效地對每一個施工現(xiàn)場檔案管理人員進行有效地評價工作，并且把這種考核與評價的結(jié)果與相關(guān)工作人員自身的福利待遇、職稱等向掛鉤，激勵更多的施工現(xiàn)場檔案管理人員進一步增強主動工作的積極性，充分發(fā)揮每一個人的主觀能動性，為建筑企業(yè)現(xiàn)代化檔案事業(yè)與發(fā)展做出貢獻。

四、結(jié)語

總之，提高建筑企業(yè)施工現(xiàn)場的文件檔案資料管理成效對于建筑施工企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。因此，作為建筑企業(yè)檔案管理部門，一定要重視對相關(guān)檔案管理人員思想教育和技能培訓(xùn)，積極地運用科技時代的優(yōu)勢，提高現(xiàn)場文件檔案資料的管理工作。此外，建筑企業(yè)還應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思維，以主動、積極的思想，推動現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展。

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