院校檔案收集工作問題與對策探討

唐昭春

摘 要 檔案收集工作是院校檔案室豐富室藏的重要手段和基本途徑，本文針對目前院校檔案收集工作存在的一些不足，提出了建章立制、健全機制、注重宣傳、拓展渠道等幾點措施，為進一步加強院校檔案收集提供了研究策略。

關(guān)鍵詞 院校 檔案收集 檔案管理

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.014

Abstract File collection work is rich in archives of colleges and universities to room used the important method and the essential way， this paper some problems in the colleges archives collection work of the existing proposed built chapter system， a sound mechanism， pay attention to publicity， expand channels and so on several measures， provides the strategy research to further strengthen the archives collection of university.

Keywords college； archive collection； file management

院校檔案是院校建設(shè)發(fā)展的真實記錄，是院校各部門或個人在其活動中形成的，反映院校真實面貌的各種檔案載體的總和。檔案收集工作是院校檔案工作的起點和關(guān)鍵，收集工作的質(zhì)量決定和影響著檔案和檔案工作的質(zhì)量。本文主要從分析院校收集工作存在的檔案人才隊伍力量薄弱、檔案收集制度不完善、檔案收集形式單一等問題入手，采取切實可行的對策和措施，加強源頭控制，確保院校檔案的齊全完整。

1 院校檔案收集工作中存在的主要問題

目前，院校檔案主要包括文書、教學(xué)、科研、人事、基建、紀(jì)檢等10多個門類。近年來，在廣大檔案工作人員共同努力下，院校檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量都得到了不斷提高，使檔案工作取得了明顯的成效。同時，我們也應(yīng)該看到，檔案收集工作仍然存在不少困難和問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）教職員工檔案意識有待提高，檔案人才力量薄弱。自《中華人民共和國檔案法》頒布實施以來，學(xué)院教職員工檔案意識得到不斷增強，仍有個別單位和個人為了自己使用方便，不愿向檔案部門移交應(yīng)歸檔保存的檔案。更有甚者，將檔案據(jù)為私有財產(chǎn)，拒絕向檔案部門移交歸檔，影響了檔案收集工作開展。另一方面，院校檔案工作人員大部分為機關(guān)干部兼任，沒有受過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案知識掌握得不夠系統(tǒng)和完整，并且存在人員流動、更換頻繁，在相當(dāng)程度上影響了收集工作。

（2）檔案收集工作規(guī)章制度不完善。歸檔制度是檔案材料歸檔的依據(jù)，是黨和國家規(guī)定的關(guān)于檔案收集工作的一項基本制度。歸檔制度一般包括歸檔范圍、份數(shù)、時間、要求。從院校檔案部門現(xiàn)狀看，大多數(shù)單位雖然建立了相應(yīng)的制度，但從制度本身看，內(nèi)容不夠完善，有些特殊載體沒有列入其中；還有的歸檔制度過于籠統(tǒng)，可操作性差，導(dǎo)致歸檔制度形同虛設(shè)。

（3）檔案收集管理體制不健全?，F(xiàn)在大多數(shù)院校沒有健全的檔案收集管理體制，主要依靠檔案工作部門進行收集。經(jīng)機關(guān)收發(fā)登記文件收集齊全，沒有經(jīng)過機關(guān)登記收發(fā)的會議文件、統(tǒng)計報表、音像材料等“帳外文件”收集不上來。究其原因沒有一個健全的收集管理體制，建立一個通暢的收集渠道。

（4）檔案收集手段單一，收集種類不全。受傳統(tǒng)的“等檔上門”思想的影響，檔案工作人員主動收集做的不夠。接收工作仍然是移交單位交什么，檔案部門就接收什么，采取聽之任之的態(tài)度，使得接收的檔案內(nèi)容不全。忽視對部（系）組織召開的相關(guān)會議文件材料、統(tǒng)計報表、調(diào)研材料、有關(guān)人員外出帶回的和外單位寄來的與本院校有關(guān)的文件材料，教學(xué)、科研、基建等活動形成的沒有經(jīng)過保密部門登記下發(fā)的文件材料等一系列“帳外”文件的收集。忽視對照片、錄音、錄像和電子文件等特殊載體檔案的收集，造成檔案形式單一，收集不全的問題。

除此之外，還有檔案人員工作責(zé)任心不強、單位領(lǐng)導(dǎo)不重視、督促檢查不力等多種原因，也影響了檔案的收集。

2 加強檔案收集工作的對策

2.1 建章立制，確保收集工作有章可循

院校要按照科學(xué)規(guī)范、有效收集的思路，各門類檔案制定檔案收集歸檔范圍。例如文書檔案依據(jù)“以我為主”的原則，制定《文件材料歸檔范圍參考標(biāo)準(zhǔn)》，進一步細(xì)化收集內(nèi)容、明確責(zé)任分工，標(biāo)準(zhǔn)里詳細(xì)列舉各單位需要歸檔的文件、報表、會議文件等材料，增強檔案材料收集的可操作性?？梢栽凇督虒W(xué)檔案管理規(guī)定》里面，將教學(xué)檔案管理納入院校教學(xué)工作計劃、教學(xué)管理制度和各級教學(xué)管理人員崗位職責(zé)，作為考核教學(xué)管理水平的重要指標(biāo)。針對特殊載體收集不全，規(guī)定將反映學(xué)院主要職能活動及歷史面貌的照片、錄音、錄像，以及優(yōu)秀教學(xué)片、涉及重要事項的多媒體課件等，列入收集范疇。通過建章立制，使檔案收集工作有章可循、有據(jù)可依。

2.2 健全機制，確保收集渠道規(guī)范暢通

為確保檔案收集齊全完整，檔案工作部門建立一套有效的管理機制。檔案收集可實行院、系（部）兩級共管，各系（部）設(shè)檔案資料室，選配一名檔案管理員，負(fù)責(zé)接收管理下發(fā)的文件資料，收集整理本單位在教學(xué)活動中形成的檔案資料，檔案工作部門與檔案管理員隨時保持聯(lián)系，形成一個檔案收集管理網(wǎng)絡(luò)，及時掌握各單位的檔案資料情況。針對干部等人事檔案，可將檔案與人事管理可以有機結(jié)合起來，建立 “教研室和學(xué)員隊-部（系）單位-院?！比壒芾眢w系，推行“分級管理、歸口負(fù)責(zé)、適時收集、嚴(yán)格審查、分類歸檔”的檔案管理體制。人事檔案材料涉及部門廣、內(nèi)容多的實際，可采取自下而上收集、逐級上報的方式，及時從各業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)材料。收集的材料經(jīng)檔案工作部門審查后，按照直接歸檔、錄入信息管理系統(tǒng)并歸檔等方法進行分類存放，來保證檔案收集工作有序開展。

2.3 注重宣傳，提升教職員工認(rèn)知水平

檔案收集是記錄單位發(fā)展歷程的根本性、全局性工作，也是事關(guān)教職員工成長進步、與個人利益息息相關(guān)的基礎(chǔ)性、長期性工作。院校檔案工作部門要十分重視對檔案收集工作的政策宣傳與教育引導(dǎo)。

（1）定期召開業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織檔案人員學(xué)習(xí)檔案工作有關(guān)規(guī)定，明確檔案收集的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，規(guī)范檔案的歸檔流程，解決檔案收集過程中出現(xiàn)的問題。利用院校的教學(xué)資源或從外單位聘請專業(yè)老師統(tǒng)一授課，學(xué)習(xí)檔案理論知識和業(yè)務(wù)技能。鼓勵檔案人員結(jié)合工作實際，開展檔案收集學(xué)術(shù)研究，提高檔案人員的能力素質(zhì)。

（2）扎實開展業(yè)務(wù)講座。院校在教職員工集訓(xùn)活動中，校領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合當(dāng)前形勢就檔案收集工作的地位、作用、功能進行專題輔導(dǎo)，檔案部門結(jié)合院校工作實際就檔案收集重點、難點問題進行現(xiàn)場解答，使全體人員逐步深化對做好文件材料歸檔工作重要性、必要性、迫切性的思想認(rèn)識，努力形成全院重視、全員參與的檔案收集濃厚氛圍。

（3）多方開展政策宣傳。利用校園廣播開設(shè)檔案管理專題欄目，介紹國家檔案法律法規(guī)，強化全院教職員工的檔案意識。利用校園網(wǎng)建立檔案信息專題網(wǎng)站，提供查檔指南、檔案展覽、法規(guī)指導(dǎo)等服務(wù)指導(dǎo)，讓教職員工知道自己在檔案收集方面的權(quán)利和義務(wù)，懂得檔案是什么、能解決什么問題等，提升教職員工的檔案素養(yǎng)。

2.4 拓展渠道，確保收集實時完備

檔案部門注重將定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法相結(jié)合，緊緊抓住上級機關(guān)檢查、內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等時機，督促和幫助各有關(guān)單位對文件材料進行全面收集。

（1）做好平時收集。在機關(guān)辦文時，抓住公文具體環(huán)節(jié)進行控制。在機關(guān)干部承辦公文編號環(huán)節(jié)，將公文簽發(fā)單和草稿先期存檔。在公文分發(fā)環(huán)節(jié)，將正式件與簽發(fā)單和草稿歸檔，保證公文的收集做到齊全完整。

（2）做好定時收集。結(jié)合院校定期保密檢查集中收集文件資料。檔案部門先對照用印情況、呈批件登記和機關(guān)各部年度工作總結(jié)等，各門類檔案依據(jù)檔案收集范圍分別為各部門和單位列出詳細(xì)的文件資料收集目錄。充分發(fā)揮檔案收集管理作用，嚴(yán)格落實檔案工作規(guī)章制度，逐個單位、逐個活動清點核對文件材料。最后，檔案部門對各部門和單位文件資料收集情況進行驗收講評，督促其高效率、高質(zhì)量完成文件資料收集歸檔工作。

（3）做好定向收集。院校宣傳部門和信息管理中心，是產(chǎn)生音像載體材料較為集中的部門，檔案部門每年年初到兩個部門收集前一年度產(chǎn)生的音像載體，及時鑒定整理，刻成光盤存檔，保證聲像檔案的齊全。同時到業(yè)務(wù)部門收集各類報表、名冊、教材等“帳外文件”材料。

（4）做好補充收集。檔案工作人員密切跟蹤機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出開會、執(zhí)行任務(wù)和各單位階段性中心工作、會議的情況，主動上門收集相關(guān)材料。確保文件材料不留死角、不漏一份、齊全完整。年終，檔案工作部門依據(jù)院校年度大事記，收集上一年度院校各項重大活動中形成的文件資料，確保檔案的齊全完整。

總之，院校檔案收集不全的問題是多方面的，需要我們廣大檔案工作人員共同努力，這項工作既需要檔案行政管理部門的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督，更需要各院校檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)新知識，提高業(yè)務(wù)能力，把在收集過程中可能出現(xiàn)的問題，消滅在平時的工作中。這樣定能提高收集歸檔率，有效保證檔案齊全完整。

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