加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的重要性探索

徐晶

【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性愈發(fā)突出，直接影響著企業(yè)自身的經(jīng)營發(fā)展。信息時(shí)代背景下，企業(yè)人事檔案管理涉及的工作內(nèi)容更加復(fù)雜、多樣，不僅增加了人事檔案管理的實(shí)際工作量，并且提高了對(duì)于人事企業(yè)管理工作的實(shí)際要求。但就企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀而言，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。筆者從企業(yè)人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀入手，就其工作提高措施，發(fā)表幾點(diǎn)看法，以供相關(guān)人員參考。

【Abstract】With the continuous development of social economy， the importance of personnel file management in enterprise development is becoming more and more prominent， directly affects the development of enterprise's own business. Under the background of information age， the content of enterprise personnel file management is more complex and diverse， which not only increases the actual workload of personnel file management， but also improves the actual requirements for the management of personnel enterprises. But as far as enterprise personnel file management is concerned， it can not meet the actual development needs of modern enterprises. The author starts with the current situation of enterprise personnel file management， and puts forward some opinions on how to improve the management of personnel files for reference.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案管理；重要性；提高措施

【Keywords】enterprises； personnel file management； importance； measures to improve

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0125-02

1 現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理常見問題分析

1.1 對(duì)于企業(yè)人事檔案管理不夠重視

雖然人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中占據(jù)重要地位，但其并不會(huì)產(chǎn)生直接、明顯的經(jīng)濟(jì)效益，故而一些中小型企業(yè)及少數(shù)大型企業(yè)不重視人事檔案管理工作，不能認(rèn)識(shí)到人事檔案管理背后的實(shí)際意義，從而導(dǎo)致人員配置缺失、設(shè)備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)人事檔案管理工作的良性發(fā)展。

1.2 人事檔案管理模式落后

改革開放以后，我國進(jìn)入社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展時(shí)期，各類中小型企業(yè)紛紛成立，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐漸發(fā)展完善，相應(yīng)增加了企業(yè)人事檔案管理的工作內(nèi)容，并提高了對(duì)于企業(yè)人事檔案管理的實(shí)際要求。但目前我國企業(yè)相關(guān)人事檔案管理工作，仍以紙質(zhì)檔案和人工管理的傳統(tǒng)管理模式為主，工作效率低，檔案管理質(zhì)量差，并且受紙質(zhì)檔案自身局限性影響，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。

1.3 管理機(jī)制靈活性不足

現(xiàn)代企業(yè)管理理念中，人才資源占據(jù)重要地位，直接決定了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭力和企業(yè)的未來發(fā)展，增加了企業(yè)對(duì)于優(yōu)秀人才的實(shí)際需求，促進(jìn)了企業(yè)用人方式的靈活發(fā)展。這種環(huán)境背景下，企業(yè)員工的流動(dòng)性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對(duì)目前越來越靈活的企業(yè)用人模式，表現(xiàn)出較為明顯的不適應(yīng)性和局限性，無法發(fā)揮人事檔案管理工作的實(shí)際效用。

2 人事檔案管理對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要性分析

2.1 企業(yè)發(fā)展層面的重要性分析

人事檔案管理作為企業(yè)人力資源管理的重要組成，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)重要地位，企業(yè)管理者需要通過人事檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)性的數(shù)據(jù)分析，從而深入了解企業(yè)員工的發(fā)展?fàn)顩r，并對(duì)內(nèi)部員工綜合能力、專業(yè)素質(zhì)做出客觀準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，從而提高企業(yè)發(fā)展決策的科學(xué)性和實(shí)效性。就企業(yè)人才招聘而言，科學(xué)、系統(tǒng)的人事檔案管理可以為企業(yè)提供更具價(jià)值的招聘參考信息，從而幫助企業(yè)快速完成招聘，提高員工招聘效率和質(zhì)量[1]。

2.2 個(gè)人發(fā)展層面的重要性分析

對(duì)于企業(yè)員工而言，企業(yè)人事檔案即等同于其個(gè)人的職工檔案，其中詳細(xì)記錄著員工在企業(yè)工作各個(gè)階段的工作表現(xiàn)，既是員工職業(yè)生涯的真實(shí)記錄，也是員工個(gè)人發(fā)展規(guī)劃的重要參考。隨著企業(yè)用人方式越來越靈活、多樣，對(duì)于企業(yè)人事檔案管理提出了更高的要求，客觀要求企業(yè)加強(qiáng)自身人事資源管理，以協(xié)調(diào)員工與企業(yè)的發(fā)展關(guān)系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工間的共贏發(fā)展。

3 企業(yè)加強(qiáng)自身人事檔案管理工作的有效措施分析

3.1 提高對(duì)內(nèi)部人事檔案管理的工作重視

人事檔案是一種獨(dú)立的檔案資料，通常由員工檔案、干部檔案等內(nèi)容組成，人事檔案詳細(xì)、真實(shí)地反映出員工個(gè)人的職業(yè)歷史和工作現(xiàn)狀，是企業(yè)了解員工信息及企業(yè)招聘決策的重要信息參考，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中具有重要作用。因此，企業(yè)管理者需全面重視內(nèi)部人事檔案管理工作，并將其作為公司發(fā)展重點(diǎn)工作，與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相關(guān)聯(lián)，以充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的實(shí)際效用，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 創(chuàng)新認(rèn)識(shí)檔案管理理念和管理模式

傳統(tǒng)觀念下，企業(yè)普遍將人事檔案資料視作為一種過期的文件資料，并不能認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的內(nèi)在價(jià)值，管理觀念落后導(dǎo)致檔案管理規(guī)范性差，且缺乏對(duì)于人事檔案信息價(jià)值的深度挖掘。新時(shí)代背景下，企業(yè)需積極創(chuàng)新自身人事檔案管理理念，充分認(rèn)識(shí)并重視信息資源對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，為各項(xiàng)人事資源管理提高措施的有效落實(shí)，奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

從檔案管理模式的角度分析，企業(yè)應(yīng)全面推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展，通過信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用融入，提高人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量，進(jìn)而深度挖掘人事檔案內(nèi)在價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。首先，企業(yè)應(yīng)在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，構(gòu)建員工電子檔案系統(tǒng)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的信息化管理功能，從根本上改變檔案管理的查詢及編輯模式，提高信息的傳遞效率；其次，企業(yè)應(yīng)在電子檔案基礎(chǔ)上，擴(kuò)展員工個(gè)人信息平臺(tái)，及時(shí)上傳員工個(gè)人工作信息，如工作考核、工作成果、獎(jiǎng)懲等，以提高人事檔案管理的時(shí)效性和針對(duì)性；最后，企業(yè)需科學(xué)規(guī)范人事檔案管理工作流程，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業(yè)內(nèi)部人事檔案資料遭到泄露和篡改[2]。

3.3 完善企業(yè)人事檔案管理制度

系統(tǒng)、完善的制度是人事檔案管理工作質(zhì)量提高的基礎(chǔ)保障，企業(yè)應(yīng)從人事檔案管理發(fā)展需求和企業(yè)員工基本特征入手，結(jié)合人事檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展需求，對(duì)原有人事檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，確保企業(yè)人事檔案管理的每一項(xiàng)工作操作均“有理可依，有章可循”，從而規(guī)范人事檔案管理行為，落實(shí)人事檔案管理優(yōu)化措施要求，提高人事檔案管理工作的針對(duì)性和科學(xué)性，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理效益的良性增長。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)用工形式愈發(fā)靈活，對(duì)人事檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)要求。這種環(huán)境背景下，企業(yè)管理者需積極創(chuàng)新自身管理理念，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，增加對(duì)其的資源投入，加速其信息化管理建設(shè)，從而提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，規(guī)范人事檔案管理流程，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】馮小蓉.新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺(tái)世界，2013（S4）：125-126.

【2】馬靜.加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中國商論，2016（21）：100-101.