淺談辦公室管理工作

何學(xué)亮+鄭先均

摘要：辦公室行政管理工作是單位正常運轉(zhuǎn)的重要保障。本文主要通過對辦公室工作的重要性和工作職能，及需要處理的主要矛盾，對如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作提出建議。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；問題

一、充分認識辦公室行政工作的重要性

（一）從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的。行政管理崗位往往被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔(dān)負著日常的辦公室事務(wù)工作，盡管大多是瑣碎的事務(wù)、重復(fù)的服務(wù)，然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作。比如，電話接轉(zhuǎn)看似簡單的工作卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右的單位第一形象，它有上級指示、有各種問訊、有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態(tài)度、藝術(shù)，才能使來電者滿意、信服。

（二）從提高辦公室整體效率看，單位各業(yè)務(wù)部門只負責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項工作的各個環(huán)節(jié)的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。只有找準、認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位服務(wù)觀念，積極努力、耐心細致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進辦公室的各項工作有序開展。

二、辦公室管理的科學(xué)化

（一）要加強辦公室自身的隊伍建設(shè)。一要合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)，合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)是實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的重要前提和基礎(chǔ)。二要切實加強辦公室隊伍的思想作風(fēng)建設(shè)。辦公室人員必須注重學(xué)習(xí)，要有克己奉公富于奉獻的精神。三要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力。辦公室的工作頭緒多內(nèi)容雜聯(lián)系廣綜合性強，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，具有較強的綜合分析能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

（二）要正確處理好各種矛盾。辦公室作為一個綜合部門，要求辦公室把 一切服從大局，一切服務(wù)大局作為工作的出發(fā)點和落腳點，當部門工作與機關(guān)的整體工作小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。只有正確處理好辦公室工作中出現(xiàn)的各種矛盾，做到一切以大局為重，才能更好地實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化。

（三）要充分利用現(xiàn)代科技，提高管理效能。 要善于運用互聯(lián)網(wǎng)以及各種現(xiàn)代化工具做好信息的處理工作。辦公室管理的主要工作是信息的輸入、輸出和反饋，也就是信息的處理工作。運用互聯(lián)網(wǎng)等工具做好信息的收集以及處理工作，有助于提高辦公室共的效率，實現(xiàn)辦公室管理的科學(xué)化。

（四）運用系統(tǒng)管理理論和方法，推進辦公室內(nèi)部管理工作創(chuàng)新 。建立一體化相對封閉的管理系統(tǒng) 整合辦公室工作職能工作人員及分工辦公設(shè)備領(lǐng)導(dǎo)決策程序等各種資源和要素，作為一個系統(tǒng)和整體來統(tǒng)籌和安排。同時建立一整套管理體系，并利用辦公自動化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，使辦公室工作流程清晰職責(zé)清楚責(zé)任明確，從而實現(xiàn)辦公室工作的科學(xué)化。

三、強化團隊意識，建立良好的合作關(guān)系

辦公室工作雖然各有分工，各有職責(zé)，工作中少數(shù)業(yè)務(wù)依靠個人力量也可完成，但更多的工作要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，在相互團結(jié)、相互支持、相互信任、相互尊重的基礎(chǔ)上，凝心聚力、協(xié)調(diào)配合、開拓創(chuàng)新、勇于奉獻，最大限度地發(fā)揮每個人的潛在能力。辦公室人員還需不斷汲取知識，豐富內(nèi)涵，增進理解，真正實現(xiàn)思想同心、目標同向、工作同步，營造團結(jié)和諧的工作氛圍。辦公室工作“事無巨細皆大事”，工作分工不分家，要取別人之長補自己之短，與其他同事多溝通，多協(xié)作，做到愛崗敬業(yè)，恪盡職守，在完成自己本職工作的同時，做好與其他同志的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進步，不斷提高工作質(zhì)量和效率。

四、轉(zhuǎn)變作風(fēng)，改進方法。

辦公室工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切聯(lián)系，要做好辦公室工作就要理清思路，分清輕重緩急，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。對工作中的矛盾要善于思考，要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，增強工作效率；在工作任務(wù)較重較多時，要冷靜思考，認真落實。

五、加強學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)。

辦公室工作涉及面廣，如不注意加強學(xué)習(xí)和不斷更新認識就無法勝任工作。平常既要注意加強學(xué)習(xí)，還要注重自身的形象。辦公室要有一個好的精神面貌，待人接物要文明禮貌，談吐要自然和諧，對突發(fā)事件要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好工作，處理好問題，遇事要“三思而行”，辦事要果斷，不要拖泥帶水。要樹立政治意識、大局意識、服務(wù)意識，團結(jié)協(xié)作地開展各項工作。

辦公室作為單位行政工作的中樞，責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，我們只有清晰地認識辦公室的重要地位和職能作用，主動適應(yīng)形勢變化，抓好行政工作重點，協(xié)調(diào)好各環(huán)節(jié)工作，才能不斷提升服務(wù)質(zhì)量、有效發(fā)揮辦公室行政管理職能、更好地推動全局工作的順利開展。