淺談單位文書檔案的收集

郭彤嘉

摘要：單位檔案資料的信息完整和管理質(zhì)量較高，主要來自信息資料收集的基礎(chǔ)牢固。信息資料收集及時，信息面廣，信息量大，歸類條理清楚，卷目分明，才能提高檔案資料的服務(wù)質(zhì)量和使用價值。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化通信設(shè)備在檔案資料采集過程的應用，檔案資料的采集收集工作進入了一個新階段，實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理。尤其是檔案資料的網(wǎng)絡(luò)分享，提高了信息公開水平，使原來具有隱秘性和不公開化的制度、行為等得以陽光運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)了透明化。因此，做好新時期的檔案資料的收集工作，必須與時俱進，勇于創(chuàng)新，注重實用，專門管理和部門協(xié)同配合才能全面提高工作質(zhì)量。本文結(jié)合新時期不同的企事業(yè)單位在市場競爭中的實際需要為出發(fā)點，論述和探討文書檔案資料收集方式方法和思想理念的改革措施，目的是實現(xiàn)檔案資料的高效利用和提高收集工作的效率。提出了新形勢下如何簡便檔案資料的收集方式方法，對檔案資料信息收集的一些技巧進行了深入研究和探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；資料收集；方式方法；研究探討

中圖分類號：G275.2 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）007-00-01

為了便于工作的連續(xù)性，對發(fā)展中的問題在處理過程中選取更科學的方案，或者處于資產(chǎn)保護和事業(yè)發(fā)展的需要，企事業(yè)單位都注重建立檔案室（館），對過去的發(fā)展資料進行專門的系統(tǒng)整理存檔，以備工作中的參考，總結(jié)經(jīng)驗教訓，使工作少走彎路，隨著各項社會事業(yè)的發(fā)展，檔案工作越來越受到人們的重視，因此，要注意研究文書檔案資料的收集工作，并在工作實踐中不斷地創(chuàng)新發(fā)展。

一、信息資料的收集是健全檔案管理的基礎(chǔ)

企事業(yè)單位在發(fā)展過程中，人員、設(shè)備、建制、通訊地址的變更，重大事件發(fā)生過程的剪影、錄音、錄像，每天日常工作的考勤簽到、勞保發(fā)放、業(yè)績考核等屬于檔案資料收集的范圍，這些資料的信息量大，信息全，才能反映歷史發(fā)展的原貌，具有較強的教化、借鑒功能。搜集、篩選、系統(tǒng)整理的各項工作，要根據(jù)檔案室（館）的建設(shè)等級要求，確定相應的標準，把要收集館藏的永久資料和臨時資料分卷整理，按照事件發(fā)生先后順序，設(shè)置歸檔卷宗，進行類比編號，增設(shè)目錄，有條件的單位還可以利用多媒體制作檔案資料的宣傳欄目，提高人們積極從事檔案資料收集的主觀能動性和創(chuàng)新行為。例如，編排《歷史上的今天》等引發(fā)人們關(guān)注檔案建設(shè)，動手收集資料的熱情，形成群眾性收集檔案資料的濃厚氛圍，就會實現(xiàn)檔案資料多而全的目標。

二、文書檔案資料的收集、整理工作規(guī)范

1.反應事件資料的完整性

在智能手機比較發(fā)達的今天，對日常工作和突發(fā)事件的信息采集都非常及時，能在第一時間廣泛傳播和存儲，但是，作為檔案資料就不同了，檔案資料要求追蹤和延伸，從事件的起因、發(fā)展、高潮和結(jié)束多個環(huán)節(jié)，進行信息資料的收集整理，完整的資料、準確的資料才具有使用價值。

2.信息資料的館藏價值性

進行歸檔的信息資料，具有長久保留價值或臨時功用價值的資料，就具有館藏價值，零散的沒有記載意義的資料沒有館藏價值，在對信息資料進行甄別的過程中，必須保持資料的原貌，不許增刪和涂改變更。

3.文書資料必須規(guī)范、標準

在檔案資料的管理中，科學處理收集資料的方法就是按照《檔案法》和有關(guān)部門規(guī)定，確定卷宗和文本的標準，行文規(guī)范以及圖像的尺寸大小等等。

三、具體的資料收集和管理方法

1.把好資料入口關(guān)

對部門和科室報送的檔案資料，要認真查驗，按照館藏要求和行文規(guī)范，對原始資料進行整理，對合乎要求的編目歸類，對不合乎要求的要退回重新整理。一是確定收繳檔案資料的時間，進行統(tǒng)一征集收存。二是按照資料征集要求下發(fā)規(guī)范通知，對收集資料的標準規(guī)范進行要求。三是強調(diào)資料的準確、真實性。對部門報送的檔案資料，要認真查看，對不真實的堆砌資料或假資料要退回，重新征集。四是注重檔案資料的保密性。在市場經(jīng)營日趨激烈的環(huán)境下，許多企業(yè)的檔案資料包含大量的商業(yè)機密，稍不留神就可能造成信息泄密，給企業(yè)造成重大的損失，所以在檔案資料的的歸類建當中，要把保密工作做好，對保密等級不同的資料，要進行分類處理。

2.檔案信息資料的收集范圍

（1）根據(jù)檔案法規(guī)的要求，按照10年、20年或30年的保存期限，對檔案資料的保存范圍進行了劃分。一般的企事業(yè)單位的把每年整理的檔案資料，歸類整理，報送到主管部門，主管部門根據(jù)檔案資料的保管年限要求，分類整理報送專門的檔案管理機構(gòu)，檔案局或檔案館。

（2）檔案資料原件和復制件的處理。對非常重要保存時間較長的永久性檔案資料，檔案館要與保存單位，密切合作，切實做到檔案資料原件的永久保存，按照責任分工和保密等級，確定重要檔案資料的保存單位和保存方式，一般情況下，對于開放性的檔案館，只收集這類資料的復制件，確保真品不流失、不泄密。對于個別保密等級較高，原始件較為珍貴，主管部門和單位又不具備保存條件的檔案資料原件，檔案館可設(shè)置專門的藏室，分類存檔。

（3）資料整理過程的程序。整理資料和分類建檔是有一定程序的，必須做到手續(xù)完善，責任到位，確保各項工作扎實有效。首先是搞好數(shù)量清點。對部門科室上報的信息資料必須當面清點登記，核查信息資料的數(shù)量和條目。其次做好交接手續(xù)。對報送檔案信息資料的單位，檔案館要與單位立下收交字據(jù)。把具體收存的內(nèi)容和卷宗數(shù)量，在交接手續(xù)上填寫清楚，主要對保存單位的名稱卷宗類別、數(shù)量多少和經(jīng)手人等，登記清楚，分清責任，確保文件資料的不流失。

四、結(jié)語

單位文書檔案資料的收集工作，是一項長期的經(jīng)常性的工作，在工作中，要依法規(guī)范，協(xié)調(diào)聯(lián)動，分工負責，從信息資料的收集到檔案館的收藏，都要按質(zhì)量要求標準和相關(guān)程序規(guī)范進行，把有價值、真實的及時采集，確保不流失、不泄密和內(nèi)容完整。使館藏的永久卷、臨時卷和相關(guān)科目做到條理清楚，注重實效。

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