探討事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

鄒永生

【摘 要】 事業(yè)單位是保證行政職能順利實(shí)施的重要機(jī)構(gòu)，而檔案管理工作是保證事業(yè)單位有序運(yùn)行的必要工作環(huán)節(jié)，因此，只有確保檔案管理工作正常進(jìn)行，才能保證事業(yè)單位的高效運(yùn)行。所以，在這個(gè)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，要想將檔案管理工作做到最好，就一定要借助信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作，從而達(dá)到規(guī)范事業(yè)單位發(fā)展的效果。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位 檔案管理 改革創(chuàng)新

在現(xiàn)在的信息社會(huì)中，事業(yè)單位的檔案管理中的不足開始逐漸的凸顯出來，事業(yè)單位的檔案管理是與單位工作的整體秩序和效率相聯(lián)系的，因此需要改進(jìn)現(xiàn)有工作中的不足，對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行改革。

一、做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它在作為事業(yè)單位工作查考依據(jù)的同時(shí)，也是生產(chǎn)生活的參考資料，最重要的是在單位與職工正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)中，可作為重要的憑證。另外，它也是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。因此，它在事業(yè)單位管理中是不可或缺的一部分?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

做好檔案管理工作對于每一個(gè)檔案管理工作人員來說，是最主要的任務(wù)。若是沒有意識到這個(gè)問題，那么就會(huì)在事業(yè)單位健康發(fā)展中埋下隱患。做好檔案管理工作的意義有很多，主要有兩個(gè)方面：從單位出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)所記錄的檔案，及時(shí)、全面的掌握單位的整體情況，據(jù)此進(jìn)行策略調(diào)整和制定；從社會(huì)各界出發(fā)，社會(huì)各界可依據(jù)維護(hù)歷史真實(shí)面貌的檔案，分析事業(yè)單位的業(yè)績，分析情況，從而為選擇合適機(jī)關(guān)進(jìn)行合作奠定一定的基礎(chǔ)。

當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展，也加深了檔案管理工作創(chuàng)新與改革的進(jìn)程。只有勇于探索和嘗試，才能適應(yīng)社會(huì)的競爭，才能將本單位整體發(fā)展的狀況和工作成果更全面、真實(shí)地反映出來。檔案管理工作與單位其他方面管理的有機(jī)結(jié)合不僅可實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位管理戰(zhàn)略，還能提高單位的管理效率?？傊?，做好檔案管理工作在促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展的同時(shí)，還能讓社會(huì)各界對本單位在市場經(jīng)濟(jì)中的形象認(rèn)識更加深入。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作的重視程度不夠

檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的幕后工作，不能夠直接為事業(yè)單位帶來的經(jīng)濟(jì)利益和效益，因此在實(shí)際生活中，相關(guān)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理工作缺乏足夠的重視，往往將重點(diǎn)放在能夠?yàn)槭聵I(yè)單位帶來直接受益的工作上，由此造成管理人員對檔案管理工作的忽視，缺乏對相關(guān)管理工作的設(shè)備投入和管理工作，從而在一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理工作缺乏一定的創(chuàng)新性，導(dǎo)致管理工作單調(diào)乏味，使得相關(guān)的工作人員缺乏一定的積極性，造成工作效率的低下。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作是一項(xiàng)對工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高的職業(yè)，不得不提的是，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理人員絕大多數(shù)不具備相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的檔案管理理論知識，無論在專業(yè)素質(zhì)還是文化層次上都有欠缺。知識結(jié)構(gòu)的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級管理人員對于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。

3.現(xiàn)代化管理設(shè)施較落后

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促使科技手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。計(jì)算機(jī)水平的提高為我們提供了巨大的便利。然而在檔案信息管理系統(tǒng)，由于沒有及時(shí)、充分的認(rèn)識和發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)手段的作用，所以沒有將計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中。更有一些單位的檔案室的庫房建造不規(guī)范，并將易燃的雜物堆放在里面，塵土飛揚(yáng)，空氣污濁不堪，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置基本不全。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革措施

1.強(qiáng)化對檔案管理重視性，制定科學(xué)管理體系

要想提高檔案管理效率，最重要的就是要提高對檔案管理工作的重視性，強(qiáng)化隊(duì)檔案管理的管理體系的制定。檔案管理是單位發(fā)展的潛在推動(dòng)力，要想強(qiáng)化工作人員對檔案管理工作的重視，就需要制定出合理完善的管理制度，通過制度來提高工作人員的重視性和效率。同時(shí)在制定管理體系的過程中，要結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)，盡量的實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)性，靈活性和高效性。

2.培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此，要做好事業(yè)單位的檔案管理工作，必須重視人的力量。首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才；其次，要加強(qiáng)對管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該分為兩個(gè)部分，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合；二要加強(qiáng)對其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

3.增加經(jīng)費(fèi)投入與開發(fā)檔案信息資源

大多數(shù)事業(yè)單位不是因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)發(fā)展的制約就是因?yàn)橐?guī)模較小，導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l件較差，近期內(nèi)不容易完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施。針對這種情況，主管部門在加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督的同時(shí)，可主動(dòng)向當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)申請，給予一定的支持，協(xié)助并配合逐步完善檔案工作條件及相應(yīng)的設(shè)備，從而保證本單位的檔案工作健康發(fā)展。而對于規(guī)模較大、有一定資金的單位，應(yīng)致力于改善檔案管理設(shè)備條件而主動(dòng)投入足夠的資金，這不僅能夠保證檔案保存的全面性，還能夠增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，使自己樹立正確的工作方法和態(tài)度。并積極思考，挖掘檔案的信息資源，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值。對檔案進(jìn)行整理時(shí)，可根據(jù)單位的情況，將檔案的保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)閱握故贰⒋笫掠泤R編等。在檔案中宣傳和總結(jié)本單位的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績，可為領(lǐng)導(dǎo)制定策略作參考。通過報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等，在提高單位知名度的同時(shí)，也可為社會(huì)提供有效的信息服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作和檔案管理改革，其工作執(zhí)行具備重大時(shí)代意義，在社會(huì)發(fā)展中占有一定份額。在新的社會(huì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作暴露出了很大的問題，制度體系不夠細(xì)化，管理方式過于單一，管理意識也相對落戶。對此，事業(yè)單位檔案管理工作要堅(jiān)持創(chuàng)新與改革，對設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新與維護(hù)，提高管理者的管理能力和素質(zhì)水平，培養(yǎng)出時(shí)代需要的高素質(zhì)人才，促進(jìn)他們的全面發(fā)展，切實(shí)提高管理質(zhì)量。

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