南寧市中小學(xué)學(xué)生資助檔案管理的調(diào)查與思考

蔣冬梅

【摘 要】本文以南寧市中小學(xué)（含中職學(xué)校）為例，通過問卷調(diào)查，總結(jié)分析得知中小學(xué)學(xué)生資助檔案管理的現(xiàn)狀，參考其他省市的學(xué)生資助檔案管理辦法，結(jié)合南寧市實(shí)際，提出應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生資助檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，制定統(tǒng)一的資助檔案管理細(xì)則，從而推進(jìn)學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】南寧市中小學(xué) 資助檔案 規(guī)范化管理

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2017）04B-0014-02

學(xué)生資助是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在開展中小學(xué)學(xué)生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學(xué)生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強(qiáng)社會建設(shè)的有力見證。隨著國家學(xué)生資助工作的深入開展，學(xué)生資助檔案已然成為中小學(xué)檔案中新的組成部分，同時(shí)也是重要的組成部分。對中小學(xué)學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化的研究和探索已成為檔案工作者新的研究任務(wù)之一。

一、南寧市中小學(xué)（含中職學(xué)校）學(xué)生資助檔案管理現(xiàn)狀

我們設(shè)計(jì)了“南寧市學(xué)生資助檔案管理情況調(diào)查問卷”，并面向南寧市各縣（區(qū)）資助管理人員、縣（區(qū)）教育局及各學(xué)校的檔案員、兼職檔案員開展問卷調(diào)查。通過對調(diào)查結(jié)果的統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)南寧市中小學(xué)（含中職學(xué)校）學(xué)生資助檔案管理有以下幾個(gè)亟待解決的問題。

（一）缺乏學(xué)生資助檔案專職管理人員。經(jīng)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，資助工作中各學(xué)段配備專職檔案員的占 12.2%，資助工作人員占 53.1%，兼職檔案員占 18.6%，其他占16.1%，其中幼兒園沒有配備檔案員及資助人員。在南寧市，大部分中小學(xué)（含中職學(xué)校）的資助辦設(shè)在政教處（學(xué)工科）或教務(wù)處（科），僅配備 1 名資助工作人員，沒有配備專職的資助檔案管理人員。資助工作人員只負(fù)責(zé)資助業(yè)務(wù)工作，不負(fù)責(zé)資助檔案的整理，將資助檔案以散材料的形式移交給檔案室，增加了檔案室的工作量和工作難度。

（二）缺乏學(xué)生資助檔案管理意識。主要表現(xiàn)為：學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作完成以后，沒有將形成的資助檔案資料整理后移交檔案室。調(diào)查結(jié)果顯示：按年度（學(xué)年）整理，次年主動移交的占 34.6%；按年度（學(xué)年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在資助辦的占 6.2%；未整理，堆放在雜物間的占 5.2%。

由此可見，超過 60% 的中小學(xué)在完成資助業(yè)務(wù)工作后，把學(xué)生資助工作材料僅視為“材料”，而不認(rèn)為是“檔案”。通常只是把資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進(jìn)行匯總整理，形成備檢材料，以備上級資助辦、審計(jì)部門驗(yàn)收檢查。

（三）缺乏學(xué)生資助檔案管理專業(yè)知識。學(xué)生資助檔案在形成和管理的過程中一般經(jīng)由兩類人員管理。一是資助工作人員?，F(xiàn)有的大部分資助工作人員存在重資助業(yè)務(wù)、輕檔案管理的思想，忽視檔案工作。他們多次接受資助工作的培訓(xùn)，熟悉、精通資助業(yè)務(wù)，但沒有經(jīng)過專門的檔案培訓(xùn)，缺乏資助檔案管理的專業(yè)知識，導(dǎo)致資助檔案收集不齊全、整理不規(guī)范。二是檔案工作人員。檔案工作人員具有豐富的檔案管理專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，但對資助業(yè)務(wù)工作不熟悉甚至不了解。在資助檔案管理工作中不能準(zhǔn)確鑒定資助業(yè)務(wù)工作資料是否具備歸檔價(jià)值，不能準(zhǔn)確劃分資助檔案保管期限。同時(shí)，由于資助檔案出現(xiàn)的時(shí)間短，上級檔案部門和教育行政主管部門尚未出臺專門的資助檔案管理細(xì)則，在近幾年的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，并未涉及資助檔案管理的內(nèi)容。

（四）缺乏統(tǒng)一的學(xué)生資助檔案管理細(xì)則。學(xué)生資助檔案是學(xué)校檔案的新類別，出現(xiàn)的時(shí)間較短，廣西尚未制定統(tǒng)一的管理細(xì)則。各中小學(xué)校學(xué)生資助檔案的歸檔范圍及保管期限不一致，整理方法和要求不統(tǒng)一，容易造成檔案材料收集不齊全、遺漏，保管期限劃分不科學(xué)、不規(guī)范、雜亂無章，破壞了資助檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，嚴(yán)重阻礙了檔案整理工作的順利開展。

二、學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化對策

（一）加強(qiáng)學(xué)生資助檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。一個(gè)完整的學(xué)生資助檔案管理工作隊(duì)伍應(yīng)該由三類人員構(gòu)成。一是學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作人員。隸屬于學(xué)校資助辦。負(fù)責(zé)完成資助業(yè)務(wù)工作后，按照資助業(yè)務(wù)工作的流程和要求收集資助檔案材料，為資助檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。并在資助檔案管理工作中對檔案工作人員提出合理化的建議，如確定分類、保管期限、卷內(nèi)文件排序等。二是兼職資助檔案管理人員。隸屬于學(xué)校資助辦。負(fù)責(zé)按照檔案整理的工作要求對資助檔案進(jìn)行初步整理，并按年度（學(xué)年）向?qū)W校綜合檔案移交資助檔案，保證資助檔案完整齊全、歸檔及時(shí)，做好資助業(yè)務(wù)工作人員和學(xué)校綜合檔案員的助手。三是綜合檔案員。即學(xué)校綜合檔案室的工作人員。主要職責(zé)是按照檔案管理工作的原則和要求，接收資助檔案，并編入學(xué)校綜合檔案，做好資助檔案的整理、保管和提供利用工作，充分發(fā)揮資助檔案的作用。

資助檔案管理工作隊(duì)伍可結(jié)合學(xué)校的實(shí)際進(jìn)行配備。按照資助工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，學(xué)校資助辦可設(shè)在政教處（學(xué)工科）或教務(wù)處（科），按照在校生人數(shù)配備 1 至 2 名資助業(yè)務(wù)工作人員。資助種類少、業(yè)務(wù)工作量小的，可由資助業(yè)務(wù)工作人員兼任資助檔案管理員，同時(shí)負(fù)責(zé)資助業(yè)務(wù)和資助檔案的初步整理工作，如普通中小學(xué)等；資助種類多、業(yè)務(wù)工作量大的，可專設(shè) 1 名資助檔案管理員，負(fù)責(zé)對資助檔案進(jìn)行初步整理，協(xié)助資助業(yè)務(wù)工作人員和學(xué)校綜合檔案員的工作。

（二）加強(qiáng)資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。普及和強(qiáng)化資助檔案管理專業(yè)知識的有效方法是加強(qiáng)資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，增強(qiáng)資助檔案管理意識，強(qiáng)化資助檔案管理專業(yè)知識，提升資助檔案管理水平。

資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的最好方法是由上級檔案部門和資助業(yè)務(wù)部門聯(lián)合舉辦，如南寧市檔案局和南寧市中小學(xué)資助管理辦公室聯(lián)合舉辦，也可以由南寧市教育局主辦，邀請南寧市檔案局的專家做講座和指導(dǎo)。

培訓(xùn)內(nèi)容要以資助檔案管理專業(yè)知識為主，輔以資助業(yè)務(wù)知識。通過介紹資助業(yè)務(wù)知識，幫助檔案工作人員理清思路，理解領(lǐng)會資助檔案管理專業(yè)知識。培訓(xùn)要把理論知識培訓(xùn)和實(shí)地參觀交流結(jié)合在一起，每次培訓(xùn)可安排一次優(yōu)秀檔案館（室）的參觀交流，邀請優(yōu)秀檔案館（室）的館員來進(jìn)行交流，傳授經(jīng)驗(yàn)，以提高檔案工作人員的實(shí)踐操作水平。

培訓(xùn)時(shí)間應(yīng)保持每學(xué)年（年度）一次，這樣既能保證資助檔案管理專業(yè)知識隨時(shí)更新，又能解決資助檔案管理工作隊(duì)伍因更換人員引起的業(yè)務(wù)交接不到位問題。

（三）制定統(tǒng)一的資助檔案管理細(xì)則。具體如下：

1.確定收集范圍。學(xué)生資助有免學(xué)費(fèi)、國家助學(xué)金、自治區(qū)政府教育獎(jiǎng)學(xué)金、南寧市政府教育獎(jiǎng)學(xué)金、大學(xué)新生資助、師范生生活補(bǔ)助等幾類，不同的資助形成的檔案材料不同。學(xué)生資助檔案的收集范圍應(yīng)該根據(jù)資助種類確定，不同的資助項(xiàng)目確定不同的收集范圍。收集范圍主要有各項(xiàng)學(xué)生資助業(yè)務(wù)的政策文件、學(xué)生申請及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)的報(bào)表、賬冊等。

2.劃分保管期限。學(xué)生資助工作是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及國家財(cái)政資金的使用和管理，因此，學(xué)生資助檔案的保管期限應(yīng)設(shè)定為永久和 30 年兩種。在對資助檔案材料劃分保管期限的過程中，應(yīng)結(jié)合學(xué)生資助工作的要求，根據(jù)資助工作環(huán)節(jié)來劃分。學(xué)生申請及各種證明材料、審批文件、各種報(bào)表、賬冊等重要的資助檔案劃分為永久；公示材料劃分為 30 年；上級下達(dá)的政策文件因是普發(fā)性文件，建議劃分為 30 年。

3.明確整理要求。學(xué)生資助檔案每學(xué)年（年度）移交一次，應(yīng)在本學(xué)年（年度）結(jié)束后 3 個(gè)月內(nèi)歸檔。

采用“學(xué)年度（年度）—資助業(yè)務(wù)種類”分類法進(jìn)行分類、整理。每一類資助業(yè)務(wù)檔案的卷內(nèi)文件按照“業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)—材料形成時(shí)間”方式進(jìn)行排序。

以件為單位進(jìn)行整理，一份文件、材料為一件。每件檔案的裝訂順序、裝訂方法和要求與文書檔案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前、復(fù)印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文種版本在后（特殊規(guī)定除外）。使用棉線裝訂，卷內(nèi)材料裝訂時(shí)要去掉金屬物。采用“三孔一線”的裝訂方法。

編號方法與文書檔案相同。案卷內(nèi)文件材料有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編制頁碼，以有效內(nèi)容的頁面為一頁；已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。單面有內(nèi)容的，頁號編寫在右下角；雙面有內(nèi)容的，頁號編寫在正面的右下角和背面的左下角。

4.制定管理制度。建立健全學(xué)生資助檔案管理制度是學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理的有效保障。在學(xué)生資助檔案管理工作中，我們應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實(shí)施辦法》《南寧市中小學(xué)檔案實(shí)體分類辦法》《南寧市中小學(xué)檔案歸檔范圍與保管期限表》《南寧市中小學(xué)檔案整理辦法》以及《南寧市檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合學(xué)生資助工作實(shí)際，制定適用的《資助檔案管理制度》《學(xué)生資助檔案立卷歸檔制度》《資助檔案保管制度》《資助檔案保密制度》《資助檔案查（借）閱管理制度》《資助檔案利用制度》《資助檔案銷毀鑒定制度》《資助檔案移交制度》等有效制度。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳春巖，籍芳芳.高校學(xué)生資助檔案立卷歸檔芻議[J].蘭臺世界，2015（35）

【基金項(xiàng)目】南寧市級課題“學(xué)生資助檔案規(guī)范化管理對策的研究——以南寧市中小學(xué)校為例”

（責(zé)編 劉 影）