淺析辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

趙傳秀

【摘要】辦公室業(yè)務(wù)作為一個(gè)機(jī)構(gòu)或單位的重要管理工作，在日常業(yè)務(wù)和整個(gè)機(jī)構(gòu)信息傳達(dá)中有著重要的管理作用，辦公室檔案管理工作是否到位，一定程度上影響著單位管理水平的高低。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案；規(guī)范管理；發(fā)展方向

辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對于事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識以適應(yīng)企事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要。

一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高地提升工作品質(zhì)及效率，更是其茁壯發(fā)展的基礎(chǔ)，有助于保存還原歷史真實(shí)性。另一方面，規(guī)范化的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。它承載整個(gè)單位在發(fā)展進(jìn)程里所取得的成績，可為探討其運(yùn)營成果及發(fā)展規(guī)律提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好壞直接決定著單位領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本單位整體運(yùn)營情況與及時(shí)調(diào)整運(yùn)營政策。所以，在我國規(guī)范好單位辦公室檔案工作，不僅有利于推動(dòng)社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

二、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提——制發(fā)公文。絕大多數(shù)辦公室檔案的前身為公文，如何制定與發(fā)布公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作的質(zhì)量問題。所以，制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提，必須處理好其標(biāo)準(zhǔn)，提升實(shí)際操作中的辦公室檔案質(zhì)量，好為將來實(shí)行規(guī)范的辦公室檔案工作奠定根基。

（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則——立卷歸檔。公文相似、重復(fù)及無序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標(biāo)造成影響。文件的歸檔重點(diǎn)由本部門的文件構(gòu)成，要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國對文書處理的實(shí)踐準(zhǔn)則，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。

（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障——案卷質(zhì)量。在實(shí)際操作中可看出，辦公室檔案的價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規(guī)范辦公室檔案工作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案的質(zhì)量至關(guān)重要。

三、提高檔案規(guī)范化水平的措施

（一）重視規(guī)劃管理，完善管理制度。目前，我國正處于市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，人民群眾對于行政服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的重中之重，只有真正落實(shí)了規(guī)劃化管理目標(biāo)，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供保障。在單位內(nèi)部應(yīng)積極宣傳檔案管理工作，并成立專門的管理部門，采取領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當(dāng)前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。

（二）強(qiáng)化管理體系，保證信息真實(shí)性。針對檔案規(guī)范化管理工作，我們在開展工作中，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對該項(xiàng)工作的協(xié)同體系建設(shè)，將各個(gè)部門整合到一起，共同構(gòu)建聯(lián)席會議制度，將該項(xiàng)工作拓展至領(lǐng)域、部門及各環(huán)節(jié)全過程，特別是要重視人員能力建設(shè)。新時(shí)期下的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作風(fēng)格，由原來的等、靠、要被動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)與其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一時(shí)間收集各類資料信息，做到認(rèn)真檢查和核實(shí)，科學(xué)歸檔并保存，從而確保信息的真實(shí)、可靠性。不同于傳統(tǒng)時(shí)代，如果一味堅(jiān)持傳統(tǒng)方式無法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價(jià)值也無法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應(yīng)立足于社會發(fā)展現(xiàn)狀，擴(kuò)大檔案資料收集范圍，無論是業(yè)務(wù)、還是職工都應(yīng)成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進(jìn)行政工作，從而為進(jìn)一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺。

（三）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，規(guī)范檔案利用?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)與我國行政工作的深度結(jié)合，電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)已然成為現(xiàn)實(shí)。目前，筆者所在行政服務(wù)中心基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術(shù)保障。同時(shí)在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的趨勢下，檔案網(wǎng)絡(luò)化將會得到進(jìn)一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。因此服務(wù)中心應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)先進(jìn)信息處理技術(shù)，邀請專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合服務(wù)中心的工作特點(diǎn)，構(gòu)建針對性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進(jìn)行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進(jìn)程，我們要明確認(rèn)識到培養(yǎng)技術(shù)人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術(shù)操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運(yùn)行狀態(tài)當(dāng)中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關(guān)系，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)信息共享及傳達(dá)，以此來適應(yīng)服務(wù)型政府發(fā)展需求。

本文在檔案管理工作概念基礎(chǔ)上，分析和研究了檔案規(guī)范化管理工作對于服務(wù)中心的重要意義，從網(wǎng)絡(luò)層面、檔案資源利用等角度提出了相應(yīng)的建議及對策。在此基礎(chǔ)上我們也能夠進(jìn)一步明確檔案管理工作的內(nèi)涵，在日后工作中逐步重視該項(xiàng)工作，并構(gòu)建立體化工作體系，從而促進(jìn)我國行政事業(yè)的改革及發(fā)展。