略論中學(xué)檔案管理的重要性與有效推進

黃予菲

【摘要】本文首先分析初級中學(xué)檔案管理的重要性，然后分析當前初級中學(xué)檔案管理工作存在的不足，最后著重探討信息網(wǎng)絡(luò)時代初級中學(xué)檔案管理的有效推進策略，望能為同行提供一些參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】初級中學(xué)；檔案管理；推進策略

學(xué)校檔案，即學(xué)校在經(jīng)營和發(fā)展過程中保留下來的能夠作為查考和具備情報與憑證作用的各類文件、數(shù)據(jù)、圖像、音像等信息。具體而言，學(xué)校檔案管理的內(nèi)容涵蓋了教務(wù)、學(xué)生、教師、黨團等多方面內(nèi)容，其在載體形式上也是多種多樣。要做好中學(xué)檔案管理工作就必須結(jié)合時代發(fā)展與需求，不斷探索高效、合理的管理方法，為檔案的收集、整理、分類、歸檔、借閱、利用等提供方便。下面，筆者主要對此展開論述。

一、初級中學(xué)檔案管理的重要性

（一）檔案是學(xué)校的無形財富。初級中學(xué)檔案是學(xué)校的無形財富，從學(xué)校成立之初至今每個經(jīng)營和發(fā)展階段的所有活動、事件和人物都是以檔案的形式記錄并保存下來，大至學(xué)校的每個決策、每項活動，小至每份試卷、每個榮譽獎?wù)?、每份下發(fā)文件等，對學(xué)校而言都是寶貴的資源與財富。學(xué)校參加評定、舉辦活動、作出決策、經(jīng)營模式、發(fā)展規(guī)劃等都離不開檔案資料的支撐。因此，檔案管理的重要性可見一斑。

（二）為教學(xué)科研工作作指導(dǎo)。教學(xué)過程中的教案、習(xí)題、試卷等都是檔案資料的重要構(gòu)成部分，學(xué)校在開展教學(xué)科研活動時也會以此作參考和借鑒。加之，這類檔案資料通常都是前人結(jié)合自身教學(xué)經(jīng)驗和所學(xué)歸納總結(jié)出來的，所以極具指導(dǎo)意義。若不能很好地管理這些檔案，那么其價值和作用就會被埋沒，學(xué)校要進一步發(fā)展和提升教學(xué)成效，也就缺少了有力支撐，一切都要從頭開始，容易走彎路，浪費時間和精力。

（三）檔案是學(xué)校歷史的傳承。檔案資料記錄了學(xué)校的整個發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史沿革的重要信息源泉。從教育部門下發(fā)文件到各項審批材料的下達再到學(xué)校的建設(shè)、教師的教案、各項榮譽等，都承載了學(xué)校歷史傳承的重責。學(xué)校每屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，期間所有的情況都以檔案資料的形式記錄下來，每位學(xué)生的在校情況都可通過檔案查閱到，這也是學(xué)校發(fā)展歷史中的一部分。故檔案是學(xué)校歷史的傳承，重視檔案管理也是對學(xué)校歷史的尊重。

二、初級中學(xué)檔案管理存在的不足

相對而言，初級中學(xué)檔案管理工作比較簡單，但就當前初級中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在一些不足之處，具體如下：一是檔案管理意識薄弱，未能充分認識到檔案管理的重要性，在檔案收集、歸檔、管理等環(huán)節(jié)缺乏配套制度，導(dǎo)致檔案資料收集缺乏完整性與規(guī)范性。并且在日常管理工作中也顯得隨意散漫，安全意識不強，導(dǎo)致一些資料出現(xiàn)損壞、遺失等情況。二是檔案管理人員素質(zhì)能力不足，一方面缺乏專業(yè)檔案管理人員，不少學(xué)校檔案管理人員為兼職或是文化水平不高，對檔案管理的要點和注意事項不了解；另一方面由于學(xué)校不重視檔案管理，投入力度小，未對已有檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，使得他們難以勝任管理工作。三是信息化建設(shè)力度不夠，在信息網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理信息化建設(shè)已然成為必然發(fā)展趨勢，需要建立電子檔案才能更好地保存很多資料，而且運用信息技術(shù)進行檔案管理也更加方便快捷，但很多學(xué)校信息化建設(shè)力度還不夠，不論是硬件軟件設(shè)施的購置，還是資金、人力等的投入，都仍需進一步強化?？梢?，要有效推進初級中學(xué)檔案管理工作，學(xué)校就必須正視檔案管理過程中的不足，積極采取措施。

三、初級中學(xué)檔案管理的有效推進措施

（一）強化檔案管理意識。強化檔案管理意識是有效推進初級中學(xué)檔案管理工作的首要條件。一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，自覺強化檔案管理意識，并將檔案管理工作納入日常工作的重要議程，為學(xué)校全體教職工做好帶頭作用。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理意識傳達至全體教職工，積極撥發(fā)專項資金用于檔案管理工作，可通過開設(shè)講座、辦理校園?？确绞綄n案管理的重要性傳達至全體教職工。此外，學(xué)校應(yīng)明確指出檔案管理工作并不單單是檔案管理人員的事情，還需要全體教職工共同參與配合，只有多方協(xié)調(diào)、相互配合、共同努力才能真正做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理制度。檔案管理工作的順利、有效開展必須有配套的檔案管理制度做基礎(chǔ)，從檔案的收集整理歸檔到保管以及后期的借閱利用都有相應(yīng)的完善制度，所有人都嚴格按制度辦事。具體而言，學(xué)校應(yīng)結(jié)合實際情況，制定相應(yīng)的檔案收集制度、管理制度、借閱制度等，并明確規(guī)定檔案收集范圍及標準規(guī)范，如此檔案管理工作的開展就有了明確目標和標準，避免了檔案收集不完全、不規(guī)范等問題。此外，還應(yīng)明確各個崗位的職責權(quán)限以及責任追究制度，確保工作條理清晰、責任明確，不會出現(xiàn)混亂或越權(quán)等情況，而且一旦出了問題也能及時找到相應(yīng)責任人，而不是相互推諉。

（三）提升管理者的專業(yè)水平。不論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理還是信息網(wǎng)絡(luò)時代電子檔案的管理，都需要管理人員來操作，因此，學(xué)校必須注重檔案管理人員專業(yè)水平的提升與強化。一方面，學(xué)校應(yīng)分配專門的檔案工作者，成立檔案管理部門，明確負責人與執(zhí)行人員，并定期對檔案管理人員提供培訓(xùn)課程與實踐機會，提升他們的檔案管理知識與技能，以便更好地開展檔案管理工作。另一方面，學(xué)校應(yīng)積極引進專業(yè)的檔案管理人才，為檔案管理隊伍注入新的力量，引入先進的管理理念和方法。若有需要，學(xué)校還可聘請相關(guān)專業(yè)人士開設(shè)專題講座，鼓勵檔案管理人員積極參與，多學(xué)習(xí)多見識，不斷提升自身專業(yè)能力與素養(yǎng)。

（四）檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的到來，各行各業(yè)都陸續(xù)開展信息化建設(shè)，學(xué)校也應(yīng)充分認識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的價值，并積極展開檔案管理信息化建設(shè)。首先學(xué)校應(yīng)加大投入力度，積極購置先進設(shè)備、引進先進人才、學(xué)習(xí)先進理念與管理模式等，并在日常培訓(xùn)中增加信息化知識與技術(shù)，幫助檔案管理人員掌握相應(yīng)的信息知識與技術(shù)。其次，學(xué)校應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)與校園網(wǎng)結(jié)合起來，若有條件還可與其他軟件系統(tǒng)連接，創(chuàng)建完整的信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)各項資料信息的實時更新與共享。再次學(xué)?？蓜?chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)，相較于其他檔案管理工作，初級中學(xué)檔案管理工作較為簡單，在收集檔案資料的時候可按照人事、教學(xué)、行政等分類管理資料，并在創(chuàng)建檔案信息的時候?qū)⑼愋蜋n案放置在同一窗口，這樣不論是后期管理還是查閱都能很快檢索到需要的信息資料。

（五）注重軟件硬件建設(shè)。硬件軟件是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)設(shè)施，學(xué)校在開展檔案管理信息化建設(shè)的同時也必須注重軟件硬件的建設(shè)。一方面學(xué)校應(yīng)注重硬件軟件設(shè)施的采購工作，在選擇硬軟件設(shè)施的時候要考慮價格、質(zhì)量、使用壽命、內(nèi)存量等因素，確保購買的設(shè)施能滿足學(xué)校檔案管理工作的需求。另一方面學(xué)校應(yīng)要求每位檔案管理人員都能正確使用相關(guān)設(shè)備，并懂得軟硬件設(shè)施的日常維護與檢查，避免人為錯誤操作損壞設(shè)施，進而損壞或遺失檔案資料。此外，學(xué)校必須強化檔案管理工作的安全性，如檔案錄入與存儲的電腦需定期殺毒、安裝防火墻、設(shè)置登錄密碼等；重要檔案資料應(yīng)做好備份；明確檔案錄入、管理、查閱等權(quán)限，并各自保管好自己的登錄密碼；定期檢查軟硬件設(shè)施，做好清理與維護保養(yǎng)工作等等。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案資料不僅是學(xué)校歷史傳承的重要體現(xiàn)，也是學(xué)校后續(xù)管理與發(fā)展的重要支撐依據(jù)，學(xué)校必須重視檔案管理工作。初級中學(xué)檔案管理工作雖相對簡單，但仍不可掉以輕心。當前初級中學(xué)檔案管理工作仍存在檔案管理意識不弱、制度不全、投入力度不夠、信息化建設(shè)缺乏等問題，學(xué)校必須正視這些問題，積極采取有針對性的解決措施，這樣才能真正實現(xiàn)初級中學(xué)檔案管理工作的有效推進。

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