新時期創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略

辛海燕

【摘要】本文首先分析了文書檔案管理工作中存在的問題，然后從“加強(qiáng)文書檔案管理人員思想上的創(chuàng)新”“更新文書檔案管理所用的系統(tǒng)”“規(guī)范文書檔案的信息化管理”和“創(chuàng)新工作機(jī)制”四個方面淺談新時期創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；新時期

當(dāng)計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)深入到各行各業(yè)時，文書檔案管理工作也深受其影響，這必然會促進(jìn)新時期的文書檔案管理工作“與時俱進(jìn)”，在規(guī)范文書檔案管理的同時，要求該項(xiàng)工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以此來適應(yīng)新時代對其的需要，為單位的發(fā)展作出應(yīng)用的貢獻(xiàn)。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有所區(qū)別。文書工作包括文件的收集、登記、整理以及歸檔等工作。而檔案工作是在文書的基礎(chǔ)上對所收集的資料進(jìn)行保管、統(tǒng)計、檢索和提供利用等工作。文書檔案管理工作集兩者的任務(wù)和特點(diǎn)于一體。所以說它是一種較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)體系工作。文書檔案管理工作中主要存在著以下幾個問題：

（一）文書管理人員的積極性不高、專業(yè)性不強(qiáng)。文書檔案管理工作比較枯燥，也不能給工作人員帶來較好的經(jīng)濟(jì)效益，所以管理人員的工作積極性不高。大學(xué)畢業(yè)的學(xué)生不愿從事此項(xiàng)工作，所以只能安排一些素質(zhì)較低的人員負(fù)責(zé)此工作，所以出現(xiàn)專業(yè)性不強(qiáng)的現(xiàn)象。

（二）文書整理工作與檔案管理工作不能有效地銜接。文書工作重大收集、整理、歸檔。檔案管理工作重在檢索、統(tǒng)計和提供利用?？墒窃诰唧w的操作過程中，這兩大體系各自為政，無法有效地銜接，導(dǎo)致工作承接過程中不能使兩者有機(jī)地統(tǒng)一，緊密地結(jié)合起來。

（三）檔案信息化的工作在執(zhí)行過程中并不順利。在信息化時代，文書檔案管理工作離不開信息技術(shù)，可是檔案信息化的工作在執(zhí)行過程中并不順利，檔案管理工作人員的多種不利因素阻礙了信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的進(jìn)程，導(dǎo)致文書檔案管理工作無法取得明顯的改善。

二、新時期創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略

為了使新時期創(chuàng)新文書檔案管理工作能夠有效地適應(yīng)時代發(fā)展的需要，提高文書檔案管理工作的效率，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個方面進(jìn)行創(chuàng)新：

（一）加強(qiáng)文書檔案管理人員思想上的創(chuàng)新。穿新鞋走老路，只能防礙工作的進(jìn)展。所以在文書檔案管理工作上，務(wù)必要對管理人員進(jìn)行“洗腦”，促使他們改變思想，拋棄傳統(tǒng)管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再單純從政治角度上去管理和處理文書檔案，而應(yīng)從信息資料應(yīng)用的角度去管理文書檔案，增強(qiáng)其實(shí)用性，使之與各行各業(yè)緊密聯(lián)系起來。

（二）更新文書檔案管理所用的系統(tǒng)。在計算機(jī)技術(shù)以及信息化技術(shù)的支持下，新時期創(chuàng)新文書檔案管理的工作已完全脫離了傳統(tǒng)的手工操作系統(tǒng)，已全部借助于計算機(jī)操作系統(tǒng)。但是，因?yàn)橄嚓P(guān)部門對檔案管理工作的不重視，對文書檔案管理工作的操作系統(tǒng)更新不到位，無法跟上信息化時期對其的要求。例如，在文獻(xiàn)資料的檢索中，由于操作系統(tǒng)的版本太低，無法存儲大量的資料，所以查詢資料者只能檢索到目錄，而無法對全文進(jìn)行檢索。單位要想長遠(yuǎn)地發(fā)展下去，立于不敗之地，就需要完善檔案管理系統(tǒng)的信息化，采取相應(yīng)的措施，對單位檔案管理的模式進(jìn)行調(diào)整。在管理上加強(qiáng)力度，根據(jù)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的一些管理?xiàng)l例，改變原有的檔案管理工作的模式。

（三）規(guī)范文書檔案的信息化管理。更新了文書檔案管理工作的操作系統(tǒng)之后，還應(yīng)該規(guī)范文書檔案的信息化管理工作。在文書收集整理的過程中，要使之自動化和文字的規(guī)范化。例如在輸入文書的相關(guān)信息時，要采用統(tǒng)一的文字標(biāo)準(zhǔn)，使用規(guī)范化的文字和管理用語。另外還要加強(qiáng)對文書檔案的監(jiān)控，使之具有安全性，確保文書檔案的安全性，從而對文案工作的創(chuàng)新起著非常重要的推動作用。

（四）創(chuàng)新工作機(jī)制。文書檔案管理工作一定要與社會環(huán)境相適應(yīng)，在操作過程中注重現(xiàn)實(shí)利益，所以要創(chuàng)新工作機(jī)制，不能再像以前那相處于封閉的狀態(tài)，而應(yīng)該做好文書檔案工作的宣傳，以引起上級部門領(lǐng)導(dǎo)對此的重視，使各部門能夠有效地參與到文書檔案管理工作中來。在充分利用這些資源時，可以促進(jìn)文書檔案管理工作的協(xié)調(diào)性，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已不能適應(yīng)新時期對其發(fā)展的需要，其管理模式必然會受到?jīng)_擊，所以必須要與時俱進(jìn)，在管理理念以及管理機(jī)制上加以改進(jìn)，制定出一套符合我國國情的完善的文案管理方案。讓文案管理工作也能跟上時代發(fā)展的步伐，為我國檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

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