建設(shè)工程電子文件歸檔工作實(shí)踐

王海珍

摘 要：在信息化環(huán)境下，建設(shè)工程實(shí)施過程中產(chǎn)生了大量的電子文件，從社會(huì)需求和檔案管理的角度，建設(shè)工程電子文件急需規(guī)范歸檔。根據(jù)建設(shè)工程電子文件歸檔的最新要求，闡述了對(duì)建設(shè)工程電子文件歸檔工作的新認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：電子文件；建設(shè)工程；歸檔

近年來我國城市建設(shè)飛速發(fā)展，各種建筑設(shè)計(jì)也越來越復(fù)雜。建筑師借助計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD），充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，可以更加充分的體現(xiàn)現(xiàn)代建筑設(shè)計(jì)各個(gè)施工單元，而這個(gè)不是不是紙質(zhì)文件所能承載的。所以，對(duì)建設(shè)工程電子文件的保存工作也越來越重要，國家和地方也出臺(tái)了相關(guān)管理規(guī)范。例如：江蘇省分別于2011 年與 2013 年印發(fā)了《關(guān)于實(shí)施建設(shè)工程電子文件報(bào)送工作的通知》和《江蘇省建設(shè)工程聲像檔案管理辦法》等文件。國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、建設(shè)部《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》（建辦檔〔2004〕39號(hào)）、《關(guān)于加強(qiáng)<建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范>宣傳貫徹和實(shí)施工作的通知》（建辦標(biāo)函〔2007〕738號(hào)）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（中華人民共和國建設(shè)部公告第712號(hào)）等。

在自動(dòng)化辦公的浪潮下，建設(shè)工程各單位（建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察等）出現(xiàn)了大量的電子文件。這些電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型多樣、專業(yè)性強(qiáng)、成套性要求高，其中很多具有長期乃至永久保存價(jià)值的電子文件，如果能被收集、整理、歸檔并有效挖掘，將在更大程度上滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求。

1 城建檔案的分類

根據(jù)目前普遍適用的城建檔案分類大綱，按內(nèi)容可將城建檔案分為十八個(gè)大類，102個(gè)屬類，覆蓋廣泛。按存儲(chǔ)介質(zhì)可分為紙本檔案和電子檔案，城建檔案館藏絕大多數(shù)是實(shí)體的紙本檔案；按管理模式可分為靜態(tài)檔案和動(dòng)態(tài)檔案。

建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過程中形成的文件，它與紙質(zhì)文件形成基本過程一致，但它是利用數(shù)字設(shè)備支撐的數(shù)字環(huán)境生成，以數(shù)字編碼格式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，必須依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送。

2 檔案管理方式和檔案查閱需求分析

目前檔案館普遍使用的管理系統(tǒng)沒有采集眾多有價(jià)值的檔案數(shù)字 信息，這就加大了信息統(tǒng)計(jì)、分析等工作的難度，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案信息資源動(dòng)態(tài)化、綜合化、系統(tǒng)化的利用要求。以深圳市世紀(jì)偉圖科技開發(fā)有限公司的建設(shè)建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)為例，分為文件編輯、文件整理、文件組卷三個(gè)主要業(yè)務(wù)模塊。從數(shù)字檔案的管理特點(diǎn)出發(fā)，統(tǒng)一對(duì)電子文檔的前端、中端、后端管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

例如，公安部門要了解全市人防工程的情況，城建檔案館雖可從自動(dòng)化集成管理系統(tǒng)中找到所有人防工程建設(shè)，但具體信息則要逐個(gè)翻閱實(shí)體檔案才能得到，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。

根據(jù)實(shí)體文件與電子文件并存，同需歸檔這一現(xiàn)實(shí)，一些城建檔案館已經(jīng)接收了部分電子文件（例如CAD文件）作為館藏檔案，但建設(shè)工程電子文件的歸檔仍然存在以下問題：建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)無論（是在線還是離線）都是將市城建檔案館及參與城市建設(shè)活動(dòng)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等同時(shí)作用于建設(shè)工程，并通過各方信息的集成、共享形成的合力來保證“由文件形成單位將建設(shè)工程記錄、通過前端電子文件收集、并按城建檔案館的組卷規(guī)則自動(dòng)組卷、歸檔”，從而把電子文件可靠、完整、安全、可讀的措施附加于文件形成過程，有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞。

3 建設(shè)工程電子文件歸檔過程控制

按實(shí)際工作流程和業(yè)務(wù)需要，可將建設(shè)工程電子文件歸檔過程分為三部分內(nèi)容：一部分是工程電子文件形成、登記、組卷、歸檔、移交的企業(yè)子系統(tǒng)，可認(rèn)為是前端過程控制；一部分是實(shí)現(xiàn)工程業(yè)務(wù)監(jiān)控管理及電子文件的接收、采集并集中管理工程檔案數(shù)字資源功能的城建檔案館子系統(tǒng)，可做為中端過程控制；最后是提供用戶查詢服務(wù)等，做為后端過程控制。其整個(gè)管理流程如下圖所示：

建設(shè)工程電子文件的歸檔工作是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，降低了項(xiàng)目參與人的日常管理工作負(fù)擔(dān)、提高警惕了工作效率；加強(qiáng)了各個(gè)項(xiàng)目之間的協(xié)作；由于數(shù)據(jù)采集是每日的實(shí)時(shí)采集，便于對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的個(gè)各環(huán)節(jié)實(shí)施有效檢查監(jiān)督，提高工程質(zhì)量，同時(shí)，整個(gè)工程的數(shù)據(jù)被保存下來，便于日后工作利用。

4 結(jié)束語

建設(shè)工程電子文件是城市發(fā)展歷史中規(guī)劃、建設(shè)、管理的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是與社會(huì)發(fā)展息息相關(guān)的重要信息資源。建設(shè)工程文件的數(shù)字化、信息化建設(shè)是城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)工作的內(nèi)容之一，對(duì)于加強(qiáng)建設(shè)工程質(zhì)量管理，確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性、完整性和有效性具有重要意義。每一個(gè)檔案工作者都應(yīng)按制度規(guī)范積極落實(shí)建設(shè)工程電子文件報(bào)送及歸檔工作，為城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

參考文獻(xiàn)

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