知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應用分析

孟凡宏

摘 要：作為已滲透到社會各個層面的一種科學理論——知識管理，它的豐富性和前瞻性已受到大多數(shù)人認可。本文將從知識管理和事業(yè)單位檔案管理兩個方面，理解分析兩者的概念與關系，并結合現(xiàn)狀，提出知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的具體應用方法，加強和促進事業(yè)單位檔案事業(yè)的進步。

關鍵詞：知識管理；檔案管理；事業(yè)單位

作為全社會檔案管理不可分割的一部分，檔案管理也是事業(yè)單位管理的關鍵。目前，我國在不斷對事業(yè)單位進行重整和提升，同時檔案管理也不應被忽視，而應跟上調整腳步適時改革，從而符合時代的發(fā)展和進步。接下來，本文將圍繞知識管理和事業(yè)單位檔案管理來進行分析和說明。

1 知識管理的含義和事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 知識管理的含義

知識管理的發(fā)展經(jīng)過了兩個階段，第一個階段主要是發(fā)現(xiàn)和研究傳統(tǒng)含義中的顯隱性相對的內容；第二個階段是從知識本體的作用方——用戶入手，發(fā)掘用戶信息。知識管理強調與人的交流與溝通，它彌補了信息管理的不足，開辟了一種將結構化和非結構化信息結合應用的管理方式。知識管理是一種具有靈活性和創(chuàng)新性的、強調挖掘學習資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的一種管理模式。

1.2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

作為事業(yè)單位管理工作的不可分割的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作的好壞決定了事業(yè)單位的工作質量和效率。為了適應現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展，必須著手檔案管理，從而全面、及時的掌握單位整體發(fā)展情況和監(jiān)測單位的運行狀況。因為在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能現(xiàn)在事業(yè)單位的管理工作需求，各單位、部門的所有文件、通知、報表等都以電子文件的方式進行運作，所以，檔案的管理也應獲得現(xiàn)代科技的支持，進行信息化、科學化的收集、存儲、管理和利用。另外，在科技不斷發(fā)展更新的同時，事業(yè)單位檔案管理的問題也從各個方面體現(xiàn)出來。例如，事業(yè)單位對檔案管理工作的輕視、從事檔案管理工作者的專業(yè)素質低、未同步更新現(xiàn)代科技手段來進行管理工作、檔案檢索和利用率低等。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的改革應盡快進行。

1.3 知識管理與事業(yè)單位檔案管理

由社會知識管理、組織知識管理和科學知識管理組成了廣義的知識管理。而在知識管理的內容中，除了最能體現(xiàn)經(jīng)濟價值、最受人們關注的企業(yè)知識管理外，還包含了非盈利性機構知識管理、政府知識管理和教育機構知識管理。然而，在實際生活中，政府機構和企業(yè)對知識管理的應用率其實并不高，但正因如此，對在事業(yè)單位（例如醫(yī)院、檔案館、學校、科研所等）進行相應的知識管理研究顯得尤為必要和重要。與企業(yè)知識管理中的知識產(chǎn)權、科技研發(fā)等內容具有異曲同工之處的事業(yè)單位檔案知識管理，也擁有其特定的知識和內容，舉例來說，學校科研檔案本身的學術課題項目及教學知識、各省級市級區(qū)級檔案館中特定館藏中蘊含的特定知識、醫(yī)院研究及其發(fā)明的專利、先進技術等等，都體現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的特定性和重要性。所以，開展有關該內容的研究刻不容緩。

2 事業(yè)單位檔案管理實施知識管理的應用方法分析

2.1 轉變理念，迎接知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)

在當下知識經(jīng)濟的時代，為了更好的發(fā)揮檔案本身的價值，應讓所有公民對檔案管理有一個全新的認識，特別是應讓從事檔案管理工作者們，深刻而又清晰的認識到知識管理在檔案管理工作中的決定性意義，從而能讓他們重視、認真對待自己的工作，將知識創(chuàng)造、知識組織、知識檢索和知識服務詮釋進數(shù)字檔案館中。同時也應經(jīng)常進行檔案管理有關知識的宣傳工作，比如，向公民宣傳檔案的價值和作用，提供他們咨詢檔案情報和相關事宜的機會。還可以開展對檔案用戶的調查，進行心理的調查和分析，根據(jù)這些數(shù)據(jù)，將知識檔案應用于各個方面，不斷提高它的全面應用性。

2.2 完善制度，積極推進知識管理

事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應用不應操之過急，而應自上而下逐步探索方法來實施。作為即將開展知識管理的事業(yè)單位，首先應討論制定知識管理草案和管理工作的相關準則，并且先選定一個部門或者某個小組來首先進行試驗。在試驗過程中，單位應對該部門或小組進行定期的工作考察，且不斷分析、總結經(jīng)驗。在試驗完成之后，總結所有寶貴經(jīng)驗來為全面開展知識管理工作打好堅實基礎，從而保障知識管理工作的正常開展。

2.3 設立專項，從資金上保障事業(yè)單位檔案知識管理的實施

在事業(yè)單位進行檔案知識管理過程中，檔案行政管理部門在制定好方案后，要給出資金的初步預算，且要幫助財政部門獲得批準審核，在固定時間段內向事業(yè)單位檔案部門分發(fā)用于檔案知識管理的相關經(jīng)費，同時，也應要安排工作人員定時或不定時突擊檢查相關單位部門對這筆經(jīng)費的具體應用情況，從而保障事業(yè)單位檔案知識管理能順利、高效率的進行，并在短時間內能夠獲得一定顯著的效果，因此能更好的推動事業(yè)單位整體更好的發(fā)展。

2.4 制定流程，為知識管理推進制定路線圖

知識管理有一個完整的實施流程，包括：知識目標、知識獲取、知識鑒別、知識共享與傳播、知識開發(fā)、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等方面。

做一件事有很多步驟，但不管其他的，第一步應該明確做這事的目標，在鑒別相關知識后，就可以組織進行實施相關步驟。例如，獲得知識產(chǎn)品軟件、專家強項、知識地圖和專業(yè)經(jīng)驗等。還應該挑選便于使用的軟件和平臺，通過各種網(wǎng)絡和實物進行收集，來共享和轉移知識，其中主要是集體、個人和計算機中所儲存的知識。在此之中，用于后期的工作評價分析的是知識評估，知識評估在與知識目標對比之后，會幫助事業(yè)單位更好的對整體知識管理的效果進行分析總結。

除了上述之外，事業(yè)單位還需構建一個內部的網(wǎng)絡平臺，在認真仔細的收集和整理資源之后，用于整體的知識收納整理，這樣可以提高知識的高效利用率。同時，該知識管理庫也應該不斷添加入各種全面的知識，不斷得到擴充，最后成為一個良好的共享知識渠道，來方便事業(yè)單位檔案管理。

2.5 建立學習性組織，提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務素質和能力

跟隨不斷進步和發(fā)展的現(xiàn)代高科技技術而來的，是對檔案管理工作者的高水平、高素質、高專業(yè)素養(yǎng)的要求，這是近年來檔案管理工作者的壓力來源。為了適應時代需要，他們需要在學習先進的檔案管理系統(tǒng)相關知識和專業(yè)技能的同時，不斷加強對知識和技能的實際運用，在提升自我專業(yè)素養(yǎng)的同時，提高工作效率，強化事業(yè)單位檔案知識管理的先進性和高效性，從而體現(xiàn)檔案知識管理的重要性和必要性。所以對此，事業(yè)單位檔案管理工作部門應在加強對部門內員工進行專業(yè)素質提升的同時必要的引進招聘具有高素質知識和技能的人才，從內而外的提升部門內的專業(yè)素質水平，從而促進事業(yè)單位檔案管理的工作科學進行。

2.6 利用信息化技術創(chuàng)新檔案管理服務手段，提高檔案利用率

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)嚴重影響了檔案管理工作的質量，因此，運用網(wǎng)絡管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網(wǎng)絡平臺，從而為各事業(yè)單位檔案知識管理提供資源和經(jīng)驗借鑒，才能更好的服務于大眾，共同提高我國的事業(yè)單位檔案知識管理的服務水平。

3 總結

綜上而言，在這個科技日新月異的新時代，事業(yè)單位檔案知識管理應該采用更加科學、更加具有新時代特征的高科技手段，結合高素質檔案管理工作者的管理來進行，而不是被時代所淘汰。只有讓全民認識到檔案管理的重要性，從觀念到制度到資金到流程、人員等環(huán)節(jié)開始改革，才能為事業(yè)單位檔案知識管理的應用開辟一條新航路。

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