國(guó)有企業(yè)會(huì)議組織的精細(xì)化管理探究

尹翠琴+陳俊

摘要：國(guó)有企業(yè)會(huì)議是為了某些問(wèn)題或工作而開(kāi)展面對(duì)面的交流探討的重要手段。高效的會(huì)議組織和管理將有利于會(huì)議的成功召開(kāi)，有利于企業(yè)進(jìn)行規(guī)范的管理和科學(xué)的決策，進(jìn)而提高企業(yè)的工作效率。文章從會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后需要注意的地方和可能發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行精細(xì)化管理探究，并就提高會(huì)議的有效性和對(duì)過(guò)去傳統(tǒng)的會(huì)議形式進(jìn)行改革提出建議。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；會(huì)議組織；精細(xì)化管理；企業(yè)管理；企業(yè)會(huì)議 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類(lèi)號(hào)：F715 文章編號(hào)：1009-2374（2017）07-0235-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.07.112

國(guó)有企業(yè)肩負(fù)經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)三重責(zé)任，在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)效益的最大化。國(guó)企會(huì)議緊密?chē)@所承擔(dān)的職能進(jìn)行組織和安排，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、決策機(jī)構(gòu)、決策事項(xiàng)等一般可分成決策類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、監(jiān)督類(lèi)、專(zhuān)題類(lèi)四類(lèi)。其中，決策類(lèi)包括黨委會(huì)、董事會(huì)、職工代表大會(huì)等；經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)包括總經(jīng)理辦公會(huì)、月度工作例會(huì)、資金調(diào)度會(huì)、招標(biāo)工作例會(huì)等；監(jiān)督類(lèi)包括紀(jì)委全體會(huì)議、監(jiān)事會(huì)等；專(zhuān)題類(lèi)包括精神文明建設(shè)委員會(huì)全體會(huì)議、安全生產(chǎn)委員會(huì)全體會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)等。針對(duì)現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)會(huì)議的信息化、現(xiàn)代化、專(zhuān)業(yè)化等特點(diǎn)，提升企業(yè)會(huì)議的效率，提高國(guó)有企業(yè)的效益，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)的責(zé)任，本文從精細(xì)化管理角度對(duì)國(guó)有企業(yè)會(huì)議組織管理進(jìn)行探究。

1 會(huì)議組織精細(xì)化管理的必要性

在國(guó)有企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中，組織召開(kāi)會(huì)議是很重要的方式。然而，目前國(guó)有企業(yè)會(huì)議管理普遍存在不規(guī)范性，會(huì)議前準(zhǔn)備不充分，會(huì)中目標(biāo)不明確，會(huì)中應(yīng)付，會(huì)后材料不到位，無(wú)法查詢(xún)等問(wèn)題。這些問(wèn)題不僅浪費(fèi)國(guó)有企業(yè)時(shí)間和精力，更重要的是問(wèn)題沒(méi)有解決，事情沒(méi)有討論定稿，對(duì)國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和發(fā)展產(chǎn)生影響，最終影響國(guó)有企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。因此，國(guó)有企業(yè)在現(xiàn)代科技發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)加時(shí)代組織會(huì)議時(shí)，必須加強(qiáng)會(huì)議管理，提高質(zhì)量和效率，最終為企業(yè)的發(fā)展提供保障，確保企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展。在互聯(lián)網(wǎng)加時(shí)代，國(guó)企辦公室會(huì)議人員，需要運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化等現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)會(huì)議的精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的高效率和高質(zhì)量。

2 會(huì)議組織的精細(xì)化管理措施

會(huì)議的精細(xì)化管理是指會(huì)議組織工作者必須做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤等全過(guò)程工作。會(huì)前準(zhǔn)備是會(huì)議組織工作的基礎(chǔ)，為會(huì)議的順利開(kāi)展創(chuàng)造條件。會(huì)中控制是在會(huì)議的召開(kāi)過(guò)程中，為會(huì)議的順利進(jìn)行提供具體措施。會(huì)后跟蹤是會(huì)議組織工作的效果考核，為會(huì)議工作的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

2.1 會(huì)前籌備工作

會(huì)議組織階段工作是非常重要而繁瑣的，需對(duì)籌備工作進(jìn)行細(xì)致的準(zhǔn)備，對(duì)全過(guò)程全環(huán)節(jié)進(jìn)行精心組織和科學(xué)管理。

2.1.1 收集會(huì)議資料與信息。會(huì)議議題、相關(guān)資料和信息等內(nèi)容的收集是會(huì)議組織工作的首要任務(wù)。會(huì)議議題是會(huì)議召開(kāi)之前首先需要確定的事項(xiàng)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要確定會(huì)議議題，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意或協(xié)商的均不能提交為議題。并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)層嚴(yán)格審核，控制議題數(shù)量，不浪費(fèi)會(huì)議資源。根據(jù)會(huì)議議題的內(nèi)容主次、重要性，列出議題的順序。會(huì)議資料應(yīng)多級(jí)檢查，防止錯(cuò)誤發(fā)生，提高會(huì)議效果。

2.1.2 溝通。會(huì)議前若未和參會(huì)人員溝通，開(kāi)會(huì)前若不清楚會(huì)議議題內(nèi)容，必然影響會(huì)議效率。因此，在會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議組織人員應(yīng)及時(shí)和參會(huì)人員溝通，對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和議題等要素進(jìn)行溝通、確定，將會(huì)議議題等材料發(fā)放到參會(huì)人員手中，對(duì)會(huì)議中可能存在的問(wèn)題進(jìn)行溝通，讓參會(huì)人員提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。會(huì)議制度和紀(jì)律是保證會(huì)議順利進(jìn)行的根本，應(yīng)制定出合理的會(huì)議制度和紀(jì)律，如會(huì)議請(qǐng)假手續(xù)辦理制度、會(huì)議簽到制度、缺席人員的懲罰紀(jì)律、會(huì)場(chǎng)秩序紀(jì)律等。

2.1.3 會(huì)議通知與議程。會(huì)議通知和議程是傳達(dá)會(huì)議信息的重要內(nèi)容，因此要做到及時(shí)、準(zhǔn)確。會(huì)議通知主要包括會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、主要的會(huì)議內(nèi)容；會(huì)議議程包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、會(huì)議議程及其他事項(xiàng)。會(huì)議組織人員在起草會(huì)議通知之前，必須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)會(huì)議通知的各項(xiàng)信息，通知擬稿內(nèi)容再次向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無(wú)誤后，將會(huì)議通知與會(huì)議議程同時(shí)發(fā)送給所有參會(huì)人員，讓所有參會(huì)人員提前知悉會(huì)議內(nèi)容，如有發(fā)言需要提前準(zhǔn)備相關(guān)議題的發(fā)言材料。

值得注意的是組織大型會(huì)議時(shí)，如國(guó)企的職工代表大會(huì)等，參會(huì)人員較多，在起草會(huì)議通知內(nèi)容時(shí)，必須認(rèn)真分析會(huì)議的任務(wù)和會(huì)議召開(kāi)的目的，請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而確定會(huì)議的具體內(nèi)容和議程。

2.1.4 布置會(huì)場(chǎng)。布置會(huì)場(chǎng)要求做到規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。會(huì)場(chǎng)布置主要包括以下內(nèi)容：

一是制作會(huì)議橫幅。會(huì)議橫幅是顯示會(huì)議名稱(chēng)的標(biāo)志，它的制作要簡(jiǎn)潔、概括、明了，具有象征性和標(biāo)志性，通常為紅底黃字等展示形式，通常置于會(huì)場(chǎng)中與主席臺(tái)處在同一方位最醒目的位置。

二是布置主席臺(tái)。主席臺(tái)布置應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的類(lèi)型、性質(zhì)、規(guī)模來(lái)確定，一般包括參會(huì)人員座次安排、話(huà)筒放置位置等內(nèi)容。參會(huì)人員座次安排是重點(diǎn)，不允許出現(xiàn)任何錯(cuò)誤。領(lǐng)導(dǎo)座次通常按照級(jí)別層次和職務(wù)高低確定，即以臺(tái)上就坐的最高領(lǐng)導(dǎo)人居中，然后依次先左后右的次序向兩邊延伸；另外要注意主席臺(tái)上就坐領(lǐng)導(dǎo)奇、偶數(shù)是有所區(qū)別。一般而言左為上，右為下。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)排在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左邊，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)排右邊，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)排在居中座位的左邊，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)排右邊，其他依次排列。如果主席臺(tái)是多排的，后排座次依照前排的原則擺放。

2.1.5 會(huì)場(chǎng)保障措施。會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議組織人員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)場(chǎng)保障工作。主要包括：

一是檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備。會(huì)場(chǎng)設(shè)備包括投影儀、會(huì)議電腦、攝像機(jī)等。提前反復(fù)檢查，特別是投影儀設(shè)備的分辨率、投影角度、清晰度等各項(xiàng)指標(biāo)。如果是召開(kāi)電視電話(huà)會(huì)議，應(yīng)提前開(kāi)啟電視電話(huà)會(huì)議操控柜，切記做到提前調(diào)試設(shè)備的輸入、輸出、話(huà)筒的電池和音量以及攝像頭等是否能正常工作。會(huì)議筆記本電腦和包括拷貝數(shù)據(jù)的U盤(pán)，要求是提供一用一備，以防出現(xiàn)會(huì)場(chǎng)設(shè)備故障等。攝影機(jī)需要提前進(jìn)行調(diào)試，放置在攝像的最佳位置，調(diào)好焦距等。

二是檢查會(huì)場(chǎng)燈光、空調(diào)設(shè)備、窗戶(hù)通風(fēng)和茶水供應(yīng)等。提前打開(kāi)窗戶(hù)通風(fēng)，然后開(kāi)啟空調(diào)設(shè)備，確保會(huì)場(chǎng)的溫度適宜，并做好茶水供應(yīng)相關(guān)準(zhǔn)備，例如茶杯消毒等。

三是設(shè)置會(huì)場(chǎng)提示。在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)置如“會(huì)場(chǎng)禁止吸煙”、“請(qǐng)關(guān)閉手機(jī)”等溫馨提示。

四是迎接領(lǐng)導(dǎo)（有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)時(shí)）。安排禮儀人員在關(guān)鍵位置進(jìn)行迎接：如大樓的門(mén)口、電梯口和會(huì)議室門(mén)口等。

五是劃定停車(chē)區(qū)域。如果參會(huì)人員很多，應(yīng)提前與后勤等相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)，專(zhuān)門(mén)劃定會(huì)議停車(chē)區(qū)域，便于參會(huì)人員停車(chē)，確保準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)以及會(huì)議結(jié)束后順利離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。

六是檢查供電、安全設(shè)施。應(yīng)提前與后勤中心等相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)，安排專(zhuān)業(yè)人員對(duì)會(huì)場(chǎng)的供電設(shè)施、安全設(shè)施進(jìn)行檢查，以防出現(xiàn)不必要的事故。

另外，會(huì)議工作人員在特殊情況下需要制定突發(fā)狀況應(yīng)急方案，應(yīng)對(duì)各種情況。例如：領(lǐng)導(dǎo)講稿、會(huì)議議程等資料提前打印，講稿及時(shí)送至領(lǐng)導(dǎo)手中，并標(biāo)注一些生僻字等，會(huì)議議程及時(shí)發(fā)放到參會(huì)人員手中，組織者需有備份。

會(huì)前組織工作是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，是決定會(huì)議是否正常開(kāi)展的重要前提，因此需要會(huì)議組織人員必須具備“三心”，即：細(xì)心、耐心、責(zé)任心，對(duì)會(huì)前各項(xiàng)工作進(jìn)行精細(xì)化籌備。

2.2 會(huì)中事務(wù)管理

會(huì)中事務(wù)管理要熱情周到，搞好會(huì)議期間的組織服務(wù)，包括材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。

2.2.1 簽到和引導(dǎo)，會(huì)議組織人員應(yīng)熱情地將參會(huì)人員引到簽到表（或簽到簿）邊簽到，同時(shí)發(fā)送相關(guān)會(huì)議資料，隨后再將參會(huì)人員引導(dǎo)至他們的座位。如果參會(huì)人數(shù)很多，需要安排多名會(huì)議引導(dǎo)人員。

2.2.2 在會(huì)議正常開(kāi)始后，會(huì)議攝像人員專(zhuān)心負(fù)責(zé)攝像，會(huì)議記錄人員要做好記錄和錄音。會(huì)議記錄是會(huì)議檔案的重中之重，會(huì)議秘書(shū)人員需采用現(xiàn)代化手段，對(duì)會(huì)議內(nèi)容、發(fā)言人員、決議等進(jìn)行記錄和錄音。

2.2.3 維持會(huì)場(chǎng)秩序，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，提醒與會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)等。

2.3 會(huì)后工作管理

一般而言，會(huì)務(wù)工作并未因會(huì)議日程結(jié)束而宣告完成。而是要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會(huì)后有關(guān)工作。

2.3.1 在會(huì)議結(jié)束后要注意整理有關(guān)會(huì)議的所有文件，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會(huì)議記錄與紀(jì)要、會(huì)議照片等資料，按照檔案室存檔要求對(duì)每一次會(huì)議的所有文件進(jìn)行正確處理，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的文件及時(shí)解決，做好存檔，以便隨時(shí)調(diào)閱。

2.3.2 對(duì)會(huì)議中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，并提出應(yīng)對(duì)措施，避免類(lèi)似問(wèn)題再次出現(xiàn)，力爭(zhēng)在以后的會(huì)議中取得更好的成效。

2.3.3 及時(shí)對(duì)會(huì)議精神進(jìn)行反饋、學(xué)習(xí)和傳達(dá)。認(rèn)真貫徹落實(shí)會(huì)議精神，對(duì)會(huì)議的精神和會(huì)議的主要決策內(nèi)容要進(jìn)行行之有效的反饋和傳達(dá)，確保實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目的和效果。

3 總結(jié)與建議

綜上所述，會(huì)議組織的精細(xì)化管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)管理者制定發(fā)展規(guī)劃、提高企業(yè)整體工作效率的重要手段。因此，企業(yè)會(huì)議組織管理人員需要事先精心設(shè)計(jì)，科學(xué)合理地對(duì)會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理。在互聯(lián)網(wǎng)加時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)管理人員需要不斷地對(duì)會(huì)議形式進(jìn)行改革。利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新會(huì)議管理，提高會(huì)議效率；加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化會(huì)議流程，探索會(huì)議管理的科學(xué)方法和精細(xì)務(wù)實(shí)的全過(guò)程工作。

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（責(zé)任編輯：秦遜玉）