淺議住房公積金檔案管理

陳蓉

摘要：住房公積金檔案管理工作，是公積金業(yè)務管理中不可缺少的重要組成部分，是業(yè)務管理的基礎。多年來的工作實踐表明，檔案管理工作在公積金日常工作中發(fā)揮了很大作用。本文在論述過程中，重點探討了住房公積金檔案管理的特點，并提出了一些加強和改進管理的措施。希望可以對提升檔案管理水平，更好的支持住房公積金各項業(yè)務的順利開展，提供一些借鑒和參考作用。

關(guān)鍵詞：住房公積金檔案；檔案管理；留存材料；電子檔案；數(shù)據(jù)信息

住房公積金檔案管理，是現(xiàn)代檔案管理領(lǐng)域較難管理的檔案內(nèi)容。原因在于住房公積金檔案信息資料繁雜多變，而且其檔案存檔標準處在不斷變化之中。住房公積金檔案管理對住房領(lǐng)域各項事務的影響作用重大，因此，其檔案管理不容忽視。在本文的研究中，提出了一些實用的建議措施，通過設計合理的管理制度規(guī)范，采用現(xiàn)代化專業(yè)的檔案管理技術(shù)手段，提升檔案管理的水平。

1 住房公積金檔案的特點

住房公積金檔案是住房公積金管理機構(gòu)在辦理各項有關(guān)公積金的業(yè)務時，留存的原始客戶資料。記錄著客戶的基本信息和所辦業(yè)務種類等。住房公積金檔案同時也是管理機構(gòu)工作開展的一種歷史記錄，具有很寶貴的參考作用。以下是住房公積金檔案的主要特點：

1.1 檔案形成者眾多，種類和內(nèi)容非常豐富

住房公積金的管理機構(gòu)、經(jīng)辦部門、繳存單位和繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。這些機構(gòu)往往還包括一些其他經(jīng)辦機構(gòu)、公證部門以及銀行等，可見，檔案形成者非常多。住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業(yè)務檔案之下具體還有很多層次的細分，檔案的內(nèi)容豐富繁雜。

1.2 留存材料基本相同，保存期限長且存在變化

使用住房公積金辦理的各項業(yè)務類型，一般情況下，要求留存的材料都基本相同。根據(jù)現(xiàn)行的住房公積金管理辦法，對相關(guān)檔案的留存時間一般在15年以上，可以說，較長的留存時間，給檔案管理增添了較大的困難。大量重復相同的材料內(nèi)容，在長期保存管理過程中，不僅意義不大，而且占用了較多檔案管理資源。

1.3 整理立卷具有時效性

住房公積金檔案，在其相關(guān)業(yè)務辦理完畢后就要及時進行歸檔，因此，其實效性很強。如果，對檔案的管理，不能在規(guī)定的時間內(nèi)完成，則會影響后續(xù)的工作。例如，對于住房貸款客戶來說，如果公積金的相關(guān)檔案沒有及時存檔，電子信息系統(tǒng)不顯示客戶的信息資料，則客戶在后續(xù)辦理相關(guān)住房公積金業(yè)務時就會遇到很多需要重復填寫的材料，這是很不方便的。所以，從這個角度來看，住房公積金檔案的管理，一定要具備實效性，即辦即存。

1.4 查閱和使用具有針對性

住房公積金檔案的查閱控制比較嚴格，一般情況下，只有住房公積金監(jiān)管機構(gòu)、公安部門以及客戶本身具有查閱權(quán)利，不允許他人查閱和使用檔案資料。

2 加強住房公積金檔案管理的方法措施

2.1 加強住房公積金檔案管理制度建設

要制定一套時效性強，標準程度高的制度規(guī)定。公積金管理機構(gòu)，要結(jié)合《檔案法》及《住房公積金管理條例》中有關(guān)檔案管理的要求，并結(jié)合不同住房公積金檔案內(nèi)容特點制定合適的檔案管理制度，為檔案管理建立可以遵照執(zhí)行的規(guī)范化制度，確保檔案管理的規(guī)范化、制度化。

2.2 規(guī)范檔案管理人員管理，加強檔案管理知識學習培訓

加強住房公積金檔案管理人員職業(yè)道德教育和業(yè)務學習，規(guī)范檔案管理人員職責，提高住房公積金檔案內(nèi)容的真實性、準確性、完整性和規(guī)范性。加強和改進新形勢下檔案工作，進一步提高住房公積金檔案管理人員的綜合素質(zhì)，及時更新業(yè)務知識，提升業(yè)務能力，是新形勢下業(yè)務發(fā)展的需要。要加強檔案管理人員的檔案管理業(yè)務培訓力度，提升其管理檔案的專業(yè)技能水平，為住房公積金檔案管理，提供高素質(zhì)的專業(yè)化人才。

2.3 規(guī)范住房公積金檔案歸檔管理

住房公積金檔案管理，要嚴格依照檔案管理規(guī)定，提升管理的合規(guī)性和程序性。對不同業(yè)務種類的檔案，要建立不同形式的檔案管理工作流程。在涉及到需要監(jiān)督管理的，應該將檔案管理人員進行崗位分離。

2.4 做好保密工作

對于住房公積金檔案管理，一定要提升檔案管理人員的保密意識。做好檔案的保密工作，不能發(fā)生泄露客戶信息的事件。本人或受委托人查閱、復印、調(diào)取檔案的，必須攜帶身份證，委托人須出示委托書，方可進行查閱、復印和調(diào)取。除紀檢、監(jiān)察、審計等有關(guān)部門依法詢問檔案內(nèi)容外，任何人不得私自向外泄露住房公積金檔案信息，也不得在單位內(nèi)部與其他人員談論有關(guān)檔案的具體內(nèi)容，違者要追究相關(guān)責任人的責任。

2.5 加大投入，完善硬件設施

公積金檔案管理單位要投入資金，購置密集架，配備了恒溫恒濕設備、聲像檔案柜，在原有檔案庫房基礎上，專門打造一個標準數(shù)字化檔案查閱室，將所有檔案目錄均錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)。組織業(yè)務骨干多批次、小范圍進行培訓，努力提升檔案人員的業(yè)務素質(zhì)、服務水平和服務質(zhì)量。

2.6 注重開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案服務功能

住房公積金檔案對于公積金管理、住房公積金貸款調(diào)研等方面，有著很重要的作用。所以，住房公積金管理機構(gòu)，要充分發(fā)掘和利用檔案信息資料，提升其服務功能，為檔案利用者提供準確、迅速、全面的查詢服務，進一步提高服務效率和質(zhì)量。

3 結(jié)語

加強住房公積金的檔案管理，是住房公積金規(guī)范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風險的需要。因此，要以住房公積金管理制度建設為基礎，抓好住房公積金檔案資料的科學管理，不斷提高檔案工作科學化、規(guī)范化管理水平，嚴格按照檔案工作規(guī)范化管理要求，扎實推進檔案管理不斷升級，為住房公積金事業(yè)的發(fā)展，提供良好的檔案信息資料服務支撐。

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