信息化背景下企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的優(yōu)化對(duì)策

傅萍

摘 要：近些年來，伴隨著信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，企業(yè)傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)思想已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，迫切需要優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程。企業(yè)在管理過程中已經(jīng)把優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程作為主要內(nèi)容，其與企業(yè)的生存發(fā)展密切相關(guān)。在信息化背景下，優(yōu)化傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程，可以為企業(yè)提供最佳的服務(wù)，推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。本文首先分析了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程定位，研究了信息化環(huán)境對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的影響，并且找出了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程存在的缺陷，最后從宏觀與微觀角度提出了信息化背景下企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程 優(yōu)化

中圖分類號(hào)：F208 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）08（c）-076-02

1 企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程定位

英國(guó)知名管理者達(dá)文波特率先提出了流程定義，通過大量研究，達(dá)文波特在其理論中全面分析了流程的概念。他指出，流程體現(xiàn)出兩個(gè)主要特點(diǎn)：第一點(diǎn)表現(xiàn)為面向顧客，這里所指的顧客是組織內(nèi)外部的顧客；第二點(diǎn)是打破了子單位、職能部門以及分支機(jī)構(gòu)的約束。按照達(dá)文波特理論可知，一個(gè)企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)流程通常包括了業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理三個(gè)方面，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)過程中會(huì)形成很多業(yè)務(wù)信息，對(duì)其進(jìn)行的加工必須通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程來實(shí)現(xiàn)，之后傳輸至管理流程，管理流程加工和提煉接收的信息，最后提供給決策者，決策者將其作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要根據(jù)。由此可知，業(yè)務(wù)流程要想順利傳輸至管理流程，必須借助于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程，這一先后次序是絕不能打亂的。同時(shí)，企業(yè)決策者能否做出準(zhǔn)確的決策完全取決于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程高低質(zhì)量，也直接影響了企業(yè)的健康發(fā)展。

2 信息化環(huán)境對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的影響

2.1 輸入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的形式

在一些應(yīng)用信息化的企業(yè)中，在輸入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)形式方面體現(xiàn)出了較大的不同。首先是原始憑證。逐步開始拋棄了書面形式的原始憑證，各種電子憑證開始嶄露頭角，比如網(wǎng)上銀行交易憑證、各種機(jī)打票據(jù)、系統(tǒng)自行記錄的數(shù)據(jù)等。其次是數(shù)據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)部門將與業(yè)務(wù)有關(guān)的原始憑證發(fā)起點(diǎn)，相關(guān)部門包括了營(yíng)銷和采購(gòu)部門等，卻并不是傳統(tǒng)形式的財(cái)務(wù)部門。最后是記賬憑證。錄入數(shù)據(jù)、產(chǎn)生憑證的形式都出現(xiàn)了一定的改變，通過信息系統(tǒng)自行產(chǎn)生記賬憑證。傳統(tǒng)形式的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作性質(zhì)已經(jīng)出現(xiàn)了較大的改變，勢(shì)必需要重新構(gòu)建處理會(huì)計(jì)憑證的流程。

2.2 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理內(nèi)容

會(huì)計(jì)信息的特點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是客觀、真實(shí)的，同時(shí)不應(yīng)表現(xiàn)出針對(duì)性，會(huì)計(jì)信息對(duì)于全部使用者來講都是有效和公開的。在信息化環(huán)境中形成的數(shù)據(jù)庫(kù)信息，體現(xiàn)出企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的所有事項(xiàng)，在整個(gè)企業(yè)中數(shù)據(jù)必須實(shí)現(xiàn)共享。

隨著不斷完善的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)功能以及快速發(fā)展的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)從之前的日常核算和做賬報(bào)稅功能，逐步開始參加企業(yè)管理，通過分析既有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)為決策者提供數(shù)據(jù)參考。收集和處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不會(huì)受到時(shí)間與空間的影響，大規(guī)模應(yīng)用的遠(yuǎn)程核算，促使實(shí)時(shí)監(jiān)管具有一定的可行性。

2.3 數(shù)據(jù)處理流程

企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化，處理數(shù)據(jù)的流程會(huì)發(fā)生較大的改變。通過分析處理數(shù)據(jù)流程的起點(diǎn)可知，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門不會(huì)是唯一承擔(dān)輸入憑證點(diǎn)的部門，而是迅速拓展為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的源頭，高度準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接聯(lián)系到處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。只要計(jì)算機(jī)可以提供最大程度的穩(wěn)定性與安全性，可以有效控制內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性。也就是說只有充分保障輸入的準(zhǔn)確性，才可以獲得準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)處理與輸出結(jié)果。因此，即便是沒有通過人工對(duì)賬與審核，計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理流程也可以將原始數(shù)據(jù)作為重要的參考根據(jù)。

2.4 內(nèi)部控制管理

企業(yè)應(yīng)用信息化之后，可以通過電子數(shù)據(jù)的形式直接反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，并且借助于規(guī)范的流程對(duì)日常業(yè)務(wù)和事務(wù)進(jìn)行處理。傳統(tǒng)形式的以各個(gè)部門作為節(jié)點(diǎn)的管控模式已經(jīng)逐步被淘汰，取而代之的是利用內(nèi)控制度對(duì)信息的安全和可靠性充分保證，通過科學(xué)的制度確定職責(zé)分工、審批權(quán)限。采取計(jì)算機(jī)處理技術(shù)推進(jìn)內(nèi)控保障制度的運(yùn)行，對(duì)操作采取口令控制，對(duì)數(shù)據(jù)采取加密保護(hù)等。隨著迅速發(fā)展的會(huì)計(jì)信息化，內(nèi)部控制的范圍也擴(kuò)展至整個(gè)社會(huì)。

3 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程存在的缺陷

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程已經(jīng)無法滿足日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需求，企業(yè)要想獲得最大化的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必須積極優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程，及時(shí)找出流程存在的缺陷，并且制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程各個(gè)階段缺少必要的聯(lián)系

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的發(fā)展過程已經(jīng)由手工記賬順利過渡到半手工記賬，財(cái)務(wù)人員記賬從根據(jù)一定順序獨(dú)立進(jìn)行記賬到之后的通過財(cái)會(huì)人員獨(dú)立操作子系統(tǒng)。這樣的過渡極大提升了工作效率，但是由于各個(gè)子系統(tǒng)之間一般都是獨(dú)立開展工作，不能共享資源信息，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程發(fā)展停滯不前。

3.2 無法全面了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況

企業(yè)在科技條件與內(nèi)部體系上形成了一定的局限性，極大程度上限制了企業(yè)的信息采集工作，只能對(duì)一部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行采集和加工，同時(shí)這部分信息體現(xiàn)了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，體現(xiàn)出一定的片面性、準(zhǔn)確性不足。只有掌握了所有數(shù)據(jù)，并且深刻進(jìn)行分析處理，才可以準(zhǔn)確反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，否則企業(yè)的會(huì)計(jì)流程將無法有效發(fā)揮自身作用。

3.3 會(huì)計(jì)信息體現(xiàn)出的滯后性

由于科技條件的約束，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算通常滯后于企業(yè)業(yè)務(wù)的產(chǎn)生，也就是說，會(huì)計(jì)核算和業(yè)務(wù)發(fā)展并非同時(shí)出現(xiàn)，這樣就造成了企業(yè)會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重滯后，收集資金流與物流信息無法同步，對(duì)有關(guān)的會(huì)計(jì)信息不能及時(shí)更新。只有通過實(shí)時(shí)采集、科學(xué)加工處理才可以獲得有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息，否則無法真實(shí)有效地體現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況，極有可能導(dǎo)致企業(yè)決策者做出錯(cuò)誤的決定。

3.4 信息之間缺少必要的聯(lián)系

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程尚無法對(duì)企業(yè)運(yùn)作情況進(jìn)行真實(shí)反映，只能對(duì)正在進(jìn)行的業(yè)務(wù)信息實(shí)時(shí)反映，這一部分信息也是獨(dú)立存在的，與之前業(yè)務(wù)信息之間的聯(lián)系不能全面反映。傳統(tǒng)的流程是根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行的，在核算體系之間缺少必要的溝通聯(lián)系，在傳遞信息過程中缺少綜合性，全部模塊都是獨(dú)立存在的，全部信息都喪失了原本的價(jià)值。

4 信息化背景下的企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程的優(yōu)化措施

4.1 宏觀措施

從宏觀角度分析，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化的過程中，必須采取以下步驟。

第一，對(duì)企業(yè)信息化財(cái)務(wù)管理工作流程重點(diǎn)優(yōu)化。在優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的過程中，必須將工作的重點(diǎn)集中在優(yōu)化企業(yè)信息化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理流程上，收集處理企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息，利用信息化會(huì)計(jì)處理系統(tǒng)，提高收集信息的效率，還要充分保障數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，形成良好的企業(yè)形象，企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳統(tǒng)處理方式會(huì)消耗大量的時(shí)間與精力，同時(shí)也容易產(chǎn)生很多錯(cuò)誤。信息化背景下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)是創(chuàng)新會(huì)計(jì)處理工作的重要手段，在對(duì)財(cái)務(wù)管理流程不斷優(yōu)化的過程中，需要明確企業(yè)財(cái)務(wù)管理的作用，同時(shí)企業(yè)管理者還必須形成一定的創(chuàng)新思維，對(duì)財(cái)務(wù)管理使用流程持續(xù)完善，促使其與企業(yè)發(fā)展需求高度契合。

第二，加強(qiáng)培訓(xùn)促使優(yōu)化工作流程目標(biāo)完全實(shí)現(xiàn)。信息化背景下的企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作尚處于起步環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人員尚未十分了解操作系統(tǒng)具體流程，無法全面掌握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程，進(jìn)一步導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作效率低下，因此在對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化的過程中，必須積極培訓(xùn)有關(guān)的工作人員，在企業(yè)內(nèi)部定期安排員工開展培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)目前最先進(jìn)的信息化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)，對(duì)信息資源充分運(yùn)用，有利于員工在短時(shí)間內(nèi)與信息化背景下對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理模式很好地適應(yīng)。通過一系列的培訓(xùn)工作，可以更好的體現(xiàn)出信息化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程優(yōu)化目的，即便是企業(yè)中有新來的員工，也可以較快開展會(huì)計(jì)工作，推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

4.2 微觀措施

第一，企業(yè)積極建設(shè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。全新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程必須與信息化要求高度符合，加工整合原始數(shù)據(jù)，進(jìn)一步達(dá)到共享信息資源的目標(biāo)。通常情況下，必須在會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)賬簿以及各種憑證和報(bào)表數(shù)據(jù)。因此，優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程必須借助于科學(xué)建設(shè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，才有可能實(shí)現(xiàn)資源共享。

比如A集團(tuán)找出傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程存在的問題之后，應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)信息口徑高度統(tǒng)一，建立集中的核算平臺(tái)，在完成了子公司固定資產(chǎn)整體分類以及核算明細(xì)工作之后，根據(jù)月份自行提取折舊，并且自主管理固定資產(chǎn)，同時(shí)與A集團(tuán)總部的賬務(wù)有效集成，完成核銷處理與賬齡管理。

第二，企業(yè)建立的會(huì)計(jì)核算流程必須體現(xiàn)出實(shí)用性。應(yīng)當(dāng)根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一體化的IT模型建立會(huì)計(jì)核算流程，在這一前提下，需要高度統(tǒng)一財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，構(gòu)建科學(xué)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化流程，防止重復(fù)計(jì)算原始數(shù)據(jù)。這時(shí)，財(cái)務(wù)部門不需要業(yè)務(wù)部門徹底結(jié)束業(yè)務(wù)行為之后搜集數(shù)據(jù)，而是可以通過共享資源，直接采集業(yè)務(wù)部門審核通過的單據(jù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)部門加工處理采集的數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)可以直接轉(zhuǎn)化這些加工整理的信息成為記賬憑證。若企業(yè)有需求，還可以自行產(chǎn)生財(cái)務(wù)報(bào)表。

比如A集團(tuán)下屬的子公司正在各個(gè)系統(tǒng)之間實(shí)行無縫連接，同時(shí)規(guī)劃與升級(jí)信息系統(tǒng)，整合運(yùn)用各自的生產(chǎn)調(diào)節(jié)系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、采購(gòu)控制系統(tǒng)等，各個(gè)子公司必須利用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作流程，同時(shí)制定與集團(tuán)總部需求相符的報(bào)表。

第三，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建“事件驅(qū)動(dòng)程序”。這里提及的“事件驅(qū)動(dòng)程序”，就是針對(duì)某一既定事件形成的相應(yīng)代碼，當(dāng)事件需要執(zhí)行時(shí)，只要輸入與其對(duì)應(yīng)的代碼，就可以執(zhí)行這一既定事件。這樣一來，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程在掌握企業(yè)需求的前提下，就能建立相應(yīng)的“過程程序”模型。企業(yè)一旦需要獲取某一信息資源，在第一時(shí)間內(nèi)“事件驅(qū)動(dòng)”就能將信息提供給企業(yè)，極大地提升企業(yè)財(cái)務(wù)工作效率。

第四，企業(yè)需要構(gòu)建動(dòng)態(tài)的會(huì)計(jì)平臺(tái)IT模型。這一模型的建立有利于完成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)統(tǒng)一化管理，有效融合財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)兩個(gè)階段的工作，可以促使業(yè)務(wù)單據(jù)自行轉(zhuǎn)變?yōu)橛涃~憑證，進(jìn)一步獲得準(zhǔn)確、完整的財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息，從而提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。

比如在A集團(tuán)采取報(bào)表基礎(chǔ)體系的基本數(shù)據(jù)與OLAP工具，建立了基于本集團(tuán)的多角度分析模型，同時(shí)利用動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)模型，從結(jié)構(gòu)與趨勢(shì)等方面分析年、季、月的同期計(jì)劃，并且針對(duì)企業(yè)運(yùn)輸與銷售成本等一系列業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)相應(yīng)模型，進(jìn)一步對(duì)集團(tuán)價(jià)值鏈有效優(yōu)化。

第五，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取實(shí)時(shí)控制措施。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員在初始化程序中，應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫(kù)中加入各項(xiàng)與會(huì)計(jì)控制有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，如此一來當(dāng)企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的過程中，管理軟件可以結(jié)合本身數(shù)據(jù)庫(kù)中形成的標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)判斷這項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，完成實(shí)時(shí)控制。另外，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員還可以在判斷管理軟件的基礎(chǔ)上，實(shí)施更加深刻的研究，進(jìn)一步為科學(xué)的決策提供參考，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)積極規(guī)避。

比如A集團(tuán)通過EAM資產(chǎn)管理系統(tǒng)更好地完成了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的管理工作，高度連接了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)，成功完成了子公司與A集團(tuán)總部之間通過調(diào)撥網(wǎng)審批固定資產(chǎn)的模式，如此一來降低了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

5 結(jié)語(yǔ)

在對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化之前，需要全面分析和診斷企業(yè)目前正在使用的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程，找出存在的問題，采取合理的優(yōu)化措施。優(yōu)化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程，可以對(duì)現(xiàn)有流程持續(xù)完善，具有一定的實(shí)用價(jià)值。

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