論如何有效提高國際工程項(xiàng)目綜合辦公室行政管理效率

摘 要 在我國綜合國力越來越強(qiáng)大之時，我國越來越多的企業(yè)在“走出去”戰(zhàn)略的鼓勵下，開始進(jìn)入國際市場，投身于國際工程項(xiàng)目的建設(shè)浪潮中。但由于國際工程項(xiàng)目是兩個或多個國家聯(lián)合合作，不同國家之間的政治、文化、法律、風(fēng)俗、辦事習(xí)慣等都存在一定的差異，這種差異性對于國際工程項(xiàng)目的行政工作而言，則存在諸多的問題和不適應(yīng)。面對復(fù)雜的工作環(huán)境，龐大的工程項(xiàng)目，高效率的工作節(jié)奏，以及高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)要求，國際工程項(xiàng)目綜合辦公室的行政管理工作需要正視工作中存在的問題和不足，積極針對問題和不足尋求高效的解決辦法，以期不斷提高綜合辦公室的行政管理效率和為工程項(xiàng)目組人員的服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 國際工程 綜合辦公室 行政管理 效率

一、前言

“走出去”戰(zhàn)略使我國越來越多實(shí)力雄厚的企業(yè)開始選擇投身國際市場，將中國的品牌打出去，同時在海外市場上賺取相應(yīng)利益。但是在面對陌生的生活環(huán)境、工作環(huán)境、法律和政治等環(huán)境下時，我國的部分海外工程建設(shè)公司由于不熟悉海外的市場規(guī)則和人文環(huán)境等，在管理和項(xiàng)目建設(shè)中遇到了諸多難以預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)和困難，給海外工程建設(shè)的工作人員在生活和工作中帶來了諸多困擾，嚴(yán)重影響了工程的建設(shè)進(jìn)度和建設(shè)質(zhì)量。作為以服務(wù)為主要角色的行政管理人員，一方面需要積極解決在陌生環(huán)境中出現(xiàn)的文化困擾，另一方面還需要以優(yōu)良的服務(wù)來幫助工程人員解決工作和生活中的困難。對此，本文對國際工程項(xiàng)目中行政工作范疇和遇到的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而針對問題提出相應(yīng)的解決措施。

二、國際工程項(xiàng)目行政工作的難點(diǎn)分析

（一）多元文化背景下人員難以管理

行政管理工作所涉及的范圍較為雜碎和煩瑣，對于背井離鄉(xiāng)的海外工程而言，行政管理工作需要從項(xiàng)目組人員的衣食住行到工作管理等面面俱到。對于一個陌生的海外環(huán)境，行政管理人員不僅要熟悉海外的市場環(huán)境、采購環(huán)境和文化背景，還要熟悉項(xiàng)目組中的海外員工的特點(diǎn)和習(xí)性等。在不同的文化背景和生活習(xí)慣下，國內(nèi)員工對海外的飲食習(xí)慣、居住習(xí)慣、氣候環(huán)境等都需要一段時間的適應(yīng)，而這些生理和心理上的不適應(yīng)可能會影響員工的工作狀態(tài)和工作效率，而海外員工又可能因?yàn)樗麄冏陨淼墓ぷ髁?xí)慣、價(jià)值觀念等不同，存在在工作上自由散漫、工作時間不能太長等問題，面對多元文化背景下不同員工的不同訴求，行政管理工作難免出現(xiàn)諸多困擾。[1]

（二）背井離鄉(xiāng)項(xiàng)目人員缺乏歸屬感

對于國際工程項(xiàng)目而言，最大的問題之一莫過于離家太遠(yuǎn)和缺乏歸屬感等，由于距離和環(huán)境原因，海外項(xiàng)目工程人員無法頻繁回家探親，也無法將親人接到身邊工作。情感的缺乏使海外項(xiàng)目工程人員內(nèi)心需要忍受孤獨(dú)，長期的孤獨(dú)感和思鄉(xiāng)之情，使得部分海外項(xiàng)目工程人員可能出現(xiàn)情緒低落的現(xiàn)象，進(jìn)而對工作提不起干勁和缺乏積極性，影響項(xiàng)目的正常開展和工作進(jìn)程，加之，在不同的文化環(huán)境中，人與人之間的矛盾和碰撞也難以避免，更使得調(diào)解和管理員工的情感和情緒問題成為了行政管理工作的一部分，而這也是行政管理工作難點(diǎn)的一部分。

（三）不同環(huán)境使工作存在諸多風(fēng)險(xiǎn)

行政管理工作中也存在諸多風(fēng)險(xiǎn)。文化環(huán)境、語言環(huán)境、法律環(huán)境和政治環(huán)境等的不同，使得行政管理工作中所涉及的采購合同、項(xiàng)目合同都可能存在難以預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)。對于這些風(fēng)險(xiǎn)部分在于行政管理人員對他國的文化、語言、政治和法律等研究的不深不透，導(dǎo)致合同簽訂期間出現(xiàn)對方惡意鉆文化、語言和法律的空子；部分在于他國的文化、法律、語言、政治等的歷史背景十分博大和深厚，對于細(xì)微的潛在的風(fēng)險(xiǎn)行政管理人員難以進(jìn)行準(zhǔn)確的把控，進(jìn)而出現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)。對于這些風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避部分需要耗費(fèi)較多的精力和成本，而部分則難以全部進(jìn)行規(guī)避，使行政工作也存在一定的管理風(fēng)險(xiǎn)。[2]

三、提高國際工程項(xiàng)目綜合辦公室行政管理效率的措施

（一）耐心傾聽員工訴求，充分尊重文化差異

行政管理人員在海外國際工程項(xiàng)目中既充當(dāng)著管理者的角色，也充當(dāng)著服務(wù)者的角色。對于不同文化背景下的工作人員，以及背井離鄉(xiāng)的同胞，行政管理人員既要像他們的朋友，也要像他們的“母親”，對于每一位員工的訴求，都需要認(rèn)真傾聽，對于無法適應(yīng)海外環(huán)境的員工，力所能及地提供國內(nèi)的飲食環(huán)境和住宿環(huán)境，對于無法克服的飲食和住宿困難，多與其進(jìn)行心靈的溝通和安撫，在生活方面多對其進(jìn)行無微不至的關(guān)懷，以精神的力量鼓勵其適應(yīng)當(dāng)下的困難。而對于他國員工，應(yīng)充分尊重其文化差異，合理布局工作內(nèi)容，行政人員充分發(fā)揮國內(nèi)員工與他國員工之間的橋梁作用，按照他國文化和工作習(xí)慣，在保障項(xiàng)目順利進(jìn)行的前提下，采取靈動的工作時間和合理的工資布局，以滿足多方的工作需求。

（二）適時組織文娛活動，增強(qiáng)項(xiàng)目員工歸屬感

參加國際工程項(xiàng)目對于國內(nèi)員工而言，不僅僅只是對工作和金錢的需要，更應(yīng)該具有一種強(qiáng)烈的國家自豪感和責(zé)任感。對于背井離鄉(xiāng)的國內(nèi)員工而言，思念家鄉(xiāng)、想念親人朋友是在所難免的情感需求，隨著時間的流淌，內(nèi)心的孤獨(dú)感和無助感也開始油然而生。面對這些難以避免的情感需求，行政管理人員需要適時主動組織文娛活動，活動中既可以邀請他國的朋友來展示他國的文化；也可以宣傳典型人物事跡來感染員工；還可以連線國內(nèi)親人給員工們一個溫暖的驚喜；亦可以播放愛國題材的影視節(jié)目，讓員工忽視外在的物欲和艱苦的生活條件；同時多加入游戲互動環(huán)節(jié)讓員工之間多溝通多了解，從同事變成朋友，從朋友變成相互扶持的親人。從而增強(qiáng)員工的歸屬感和凝聚力，進(jìn)而解決員工因?yàn)閭€人情緒問題所導(dǎo)致的工作積極性不強(qiáng)和想回國發(fā)展的問題。[3]

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，合理設(shè)置審核流程

行政管理工作中所涉及的采購及項(xiàng)目合同問題，必然會涉及他國語言、法律、文化等問題。對于合同中語言的翻譯，根據(jù)合同的重要程度，合理安排資深的專業(yè)的翻譯進(jìn)行，而對于法律、政治等這些可能會出現(xiàn)更新或變更的信息，國際工程項(xiàng)目組應(yīng)安排專業(yè)的法律人員定期對他國的法律和政治等進(jìn)行深入研究，對變更的法律條款，及時組織翻譯人員和行政管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，對于合同環(huán)節(jié)的把控，需要合理設(shè)置審核流程，對待簽訂的合同，需要經(jīng)過專業(yè)的法律人員和深入了解他國文化背景的人員進(jìn)行綜合審核，盡最大努力規(guī)避掉合同辦理過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)損失。

四、結(jié)語

國際工程項(xiàng)目綜合辦公室行政管理工作相比國內(nèi)的企業(yè)行政管理工作而言存在較大的難度，它所面對的不僅僅是瑣碎的辦公室業(yè)務(wù)，更是兩國或多國之間的文化沖突，以及國內(nèi)員工特定存在的情緒困擾。面對這些比辦公室事務(wù)性工作更難解決的意識形態(tài)的問題，國際工程項(xiàng)目組的行政管理人員，需要多一份細(xì)心和耐心，多一份體貼和關(guān)懷，多一份責(zé)任和創(chuàng)新，來幫助國內(nèi)員工解決生理和心理的適應(yīng)問題，幫助國外員工解決不同文化和價(jià)值觀的沖突問題，進(jìn)而為國際工程項(xiàng)目的順利開展保駕護(hù)航。

（作者單位為中國葛洲壩集團(tuán)第六工程有限公司科威特961項(xiàng)目部）

[作者簡介：江虹（1964—），男，本科，湖北麻城人，政工師，研究方向：國際項(xiàng)目綜合辦公室的行政管理、黨建工作管理、工會工作管理及職工隊(duì)伍建設(shè)管理等。]

參考文獻(xiàn)

[1] 張祥昭.海外工程總承包項(xiàng)目管理流程探討[J].低碳世界，2013（05）：337-339.

[2] 李迎軍.行政工作與黨建工作如何雙向融入、同頻共振[J]. 2014（11）：512.

[3] 張寧.淺析政府工作報(bào)告翻譯注意事項(xiàng)[J].商情，2015（9）：293.