精益生產(chǎn)理論在企業(yè)會(huì)務(wù)工作中的運(yùn)用分析

樓甜甜

中圖分類(lèi)號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 精益生產(chǎn)理論發(fā)展到今天，已經(jīng)變成一種管理理念、企業(yè)文化。精益生產(chǎn)理論在會(huì)務(wù)工作中的運(yùn)用能夠提升會(huì)務(wù)工作的工作效率和服務(wù)水平。本文在總結(jié)當(dāng)今企業(yè)會(huì)務(wù)工作的存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，運(yùn)用精益生產(chǎn)理論的“精益”的原則、“團(tuán)隊(duì)工作法”、“目視化管理”、“抵制浪費(fèi)”等理論對(duì)企業(yè)開(kāi)展會(huì)務(wù)工作的具體實(shí)踐進(jìn)行了運(yùn)用分析，以期對(duì)當(dāng)今企業(yè)更好地開(kāi)展會(huì)務(wù)工作提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞 精益生產(chǎn) 企業(yè)會(huì)務(wù) 運(yùn)用

一、會(huì)務(wù)工作的概念與作用

會(huì)務(wù)工作是辦公室工作的重要組成部分、是企事業(yè)單位推動(dòng)工作的重要載體。日常會(huì)務(wù)包括黨委會(huì)、辦公會(huì)（例會(huì)）等，其他包括聯(lián)席會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)、工作（務(wù)虛）會(huì)、業(yè)務(wù)（學(xué)習(xí)）交流會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、大會(huì)籌備會(huì)等等。會(huì)務(wù)工作在貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家的路線方針政策，解決問(wèn)題、決策事項(xiàng)、布置工作、調(diào)研交流、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)宣貫、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)等方面發(fā)揮著很大的作用。

企業(yè)會(huì)議溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、銜接左右、推動(dòng)各單位及單位各部門(mén)之間相互配合，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者宣貫管理發(fā)展理念、統(tǒng)籌各方面工作和下達(dá)工作指令的重要方式，會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量關(guān)系到發(fā)展理念的傳達(dá)質(zhì)量和工作目標(biāo)的達(dá)成情況，從而直接影響企業(yè)的發(fā)展。

二、精益生產(chǎn)理論應(yīng)用于企業(yè)會(huì)務(wù)工作的必要性

精益生產(chǎn)是對(duì)日本豐田公司的“豐田生產(chǎn)方式”進(jìn)行的總結(jié)和贊譽(yù)，是當(dāng)前工業(yè)界最佳的一種生產(chǎn)組織體系，在20世紀(jì)60年代逐步完善而形成，并在經(jīng)濟(jì)大蕭條的大背景下充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)使豐田公司保持良好的業(yè)績(jī)從而引起全世界的關(guān)注和研究。

精益生產(chǎn)理論發(fā)展到今天，已經(jīng)變成一種管理理念、企業(yè)文化。會(huì)務(wù)工作引入精益生產(chǎn)理論有利于更加科學(xué)規(guī)范地開(kāi)展會(huì)務(wù)工作，有利于優(yōu)化完善會(huì)務(wù)管理辦法，提高會(huì)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，從而提升整體組織管理和服務(wù)水平。

精益生產(chǎn)理論在會(huì)務(wù)工作中的運(yùn)用是使會(huì)務(wù)工作適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)專(zhuān)業(yè)和精細(xì)化發(fā)展的新形勢(shì)、推動(dòng)會(huì)務(wù)工作從粗放型管理向精益化管理的必經(jīng)之路。

三、企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題

企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題大致包括以下幾個(gè)方面：

1.會(huì)前準(zhǔn)備工作不夠充分和細(xì)致，易出現(xiàn)遺漏和疏忽之處，造成不必要的麻煩，影響會(huì)務(wù)工作質(zhì)量。如籌備前期未召集工作人員召開(kāi)工作協(xié)調(diào)分工會(huì)、籌備工作計(jì)劃書(shū)不夠詳細(xì)，細(xì)節(jié)有疏漏或各項(xiàng)工作沒(méi)有責(zé)任到人，造成工作前后脫節(jié)甚至不能順利進(jìn)行，工作不夠細(xì)致則會(huì)出現(xiàn)與會(huì)人員名單中出現(xiàn)姓名拼寫(xiě)錯(cuò)誤、人名與職務(wù)不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，給參會(huì)人員造成許多不便。

2.會(huì)議開(kāi)展過(guò)程中，工作人員未能很好地做好秩序維護(hù)和現(xiàn)場(chǎng)保障工作，如遇突發(fā)狀況容易出現(xiàn)混亂的場(chǎng)面。如與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)未安排好入場(chǎng)引導(dǎo)人員導(dǎo)致入場(chǎng)時(shí)間長(zhǎng)、會(huì)場(chǎng)嘈雜無(wú)秩序，影響會(huì)議按時(shí)召開(kāi)；又或會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，發(fā)生設(shè)備故障、議程調(diào)整等突發(fā)狀況時(shí)工作人員未能在現(xiàn)場(chǎng)快速發(fā)現(xiàn)、處理或調(diào)動(dòng)應(yīng)急預(yù)案的話，進(jìn)程會(huì)被打斷、會(huì)場(chǎng)會(huì)出現(xiàn)“冷場(chǎng)”的局面；

3.會(huì)后未能及時(shí)交流總結(jié)和反思，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、提出改進(jìn)措施，而是以會(huì)議議程結(jié)束而草草收?qǐng)觯讓?dǎo)致惡性循環(huán)。

4.會(huì)議名目繁多，會(huì)山會(huì)海，大型會(huì)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置多，時(shí)間長(zhǎng)、效率低，會(huì)議質(zhì)量不高，間接導(dǎo)致會(huì)務(wù)費(fèi)用成本大，支出多，脫離“精簡(jiǎn)辦會(huì)”的原則。

四、精益生產(chǎn)理論在會(huì)務(wù)工作中的實(shí)際運(yùn)用

1.“精益”的目的：取“精”字中的完美、周密、高品質(zhì)；“益”字中的利、好和增加，更有“精益求精”、“盡善盡美”的含義。運(yùn)用于會(huì)議籌備工作中，就是要求精心組織，細(xì)心辦會(huì)。會(huì)務(wù)工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)瑣碎繁雜，每一個(gè)環(huán)節(jié)都包括諸多細(xì)節(jié)。一套科學(xué)合理可行的工作方案是辦好會(huì)務(wù)的前提和重要保證。

“精”要求精心謀劃。首先要制定一份詳盡的工作計(jì)劃書(shū)，覆蓋會(huì)務(wù)工作的全過(guò)程，包括經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、場(chǎng)地的勘察、座位的安排、參會(huì)人員的確定和通知、會(huì)議日程的擬定、席簽的制作、會(huì)議材料的準(zhǔn)備、會(huì)議物資的采購(gòu)、主席臺(tái)的布置、設(shè)備的調(diào)試、燈光攝影、會(huì)場(chǎng)背景音樂(lè)的準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)及禮儀人員的安排、食宿的安排、交通的安排、新聞?dòng)涗浐蛨?bào)道的安排等等。盡量做到全覆蓋、無(wú)漏項(xiàng)、無(wú)縫隙。

“益”則要求精益求精，盡善盡美。爭(zhēng)取把會(huì)議中的每個(gè)環(huán)節(jié)、每件小事辦好，在每個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精，不容忽視、不忍粗糙，重具體落實(shí)、重質(zhì)量和效果。講究專(zhuān)注地做好每一件事，在每個(gè)細(xì)節(jié)上精益求精。

2.精益生產(chǎn)強(qiáng)調(diào)“團(tuán)隊(duì)工作法”，就是要求一個(gè)團(tuán)隊(duì)里的工作人員都要積極地參與，起到?jīng)Q策和輔助決策的作用，保證工作協(xié)調(diào)順利進(jìn)行。

為舉辦一場(chǎng)會(huì)務(wù)組成的所有工作人員就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，其目的就是保證一個(gè)會(huì)務(wù)工作任務(wù)的圓滿(mǎn)完成?！熬妗w現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)工作法上有兩層含義：一是目標(biāo)要精，首先全員要樹(shù)立“會(huì)務(wù)工作無(wú)小事”的意識(shí)，把每場(chǎng)會(huì)議辦成精品工程為目標(biāo)，按照高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求嚴(yán)控會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量；二是落實(shí)要精，首先要求工作計(jì)劃盡可能詳細(xì)，細(xì)化工作流程、量化任務(wù)，并責(zé)任到人，團(tuán)隊(duì)里的每個(gè)人要把本職工作做到位，對(duì)其工作目標(biāo)負(fù)責(zé)，這樣首先確保各個(gè)環(huán)節(jié)無(wú)縫對(duì)接，使會(huì)務(wù)工作順暢運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，團(tuán)隊(duì)個(gè)人要服從統(tǒng)一管理，如果統(tǒng)一不起來(lái)，就是一盤(pán)散沙，每個(gè)人各走其道，各行其是，將會(huì)影響目標(biāo)的達(dá)成，團(tuán)隊(duì)合作法就是要求團(tuán)隊(duì)每個(gè)人心往一處想，勁往一處使，相互提醒和幫助，處理好分工協(xié)作和通力合作的關(guān)系，保證會(huì)務(wù)工作順利開(kāi)展，任務(wù)的圓滿(mǎn)完成。

3.精益生產(chǎn)理論中的目視化管理是指生產(chǎn)過(guò)程中根據(jù)視覺(jué)感知進(jìn)行分析判斷的管理辦法，目視化管理也就是強(qiáng)調(diào)要重視現(xiàn)場(chǎng)的情況，運(yùn)用于會(huì)務(wù)工作就要重視會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的狀況，很好地開(kāi)展會(huì)中服務(wù)工作，提升現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)水平。

會(huì)中服務(wù)的質(zhì)量很大程度決定了辦會(huì)的質(zhì)量。因?yàn)闀?huì)議期間最易出現(xiàn)突發(fā)狀況，必須要時(shí)刻警惕，時(shí)刻保持良好的服務(wù)熱情和清晰的頭腦，冷靜快速地處理問(wèn)題，比如重要與會(huì)人員的變動(dòng)、會(huì)議議程的臨時(shí)變化、音響燈光等多媒體故障等。在與會(huì)人員入場(chǎng)階段，由于人員多、時(shí)間緊、會(huì)場(chǎng)及座位安排不熟悉，會(huì)出現(xiàn)混亂的場(chǎng)面，會(huì)務(wù)人員就應(yīng)時(shí)刻關(guān)注，積極引導(dǎo)，安排與會(huì)人員快速有序入座，保證現(xiàn)場(chǎng)秩序。會(huì)議進(jìn)行時(shí)，一方面要時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)人員的需求，及時(shí)妥善滿(mǎn)足需求，確保會(huì)議順利進(jìn)行，另一方面，提醒會(huì)場(chǎng)人員保持會(huì)場(chǎng)安靜氛圍，將手機(jī)調(diào)成靜音或震動(dòng)狀態(tài)或友善提醒到會(huì)場(chǎng)外面接聽(tīng)電話等。在開(kāi)展目視化管理的同時(shí)應(yīng)注意工作方式和藝術(shù)，既要謙卑有禮、尊重他人，又要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，統(tǒng)籌全局。

4.精益生產(chǎn)理論還有重要一點(diǎn)就是持續(xù)改進(jìn)。豐田的創(chuàng)業(yè)發(fā)展史是一部持續(xù)改進(jìn)的歷史，“持續(xù)改進(jìn)”已經(jīng)上升到了一種非常重要的企業(yè)文化的高度，“持續(xù)改進(jìn)”就是豐田公司永不停歇的動(dòng)力。運(yùn)用于會(huì)務(wù)工作就是會(huì)后及時(shí)總結(jié)建檔、改進(jìn)提升。

一次完整的會(huì)務(wù)工作不應(yīng)以會(huì)議的結(jié)束而結(jié)束，正確的做法應(yīng)在會(huì)議結(jié)束的第一時(shí)間召開(kāi)一次總結(jié)交流會(huì)，由會(huì)務(wù)工作人員一起評(píng)估各個(gè)實(shí)施環(huán)節(jié)，梳理會(huì)議的亮點(diǎn)、不足、遇到的難題及個(gè)人心得和意見(jiàn)建議。針對(duì)不足，提出可行性的解決方案和措施，進(jìn)行復(fù)盤(pán)演習(xí)，防患未然，針對(duì)亮點(diǎn)，不斷總結(jié)和升華，推廣學(xué)習(xí)和發(fā)揚(yáng)，持續(xù)不斷改進(jìn)，從而提升會(huì)務(wù)接待的整體水平，也推動(dòng)了精益生產(chǎn)理論在其他工作領(lǐng)域的應(yīng)用。

5.“誰(shuí)也不許浪費(fèi)”-徹底杜絕浪費(fèi)是豐田致勝的一個(gè)法寶。運(yùn)用于會(huì)務(wù)工作中就是順應(yīng)時(shí)代潮流，精簡(jiǎn)辦會(huì)。

黨的十八大會(huì)議提出了“精簡(jiǎn)節(jié)約”的精神，辦會(huì)應(yīng)謹(jǐn)遵“簡(jiǎn)潔、高效”的原則，做到“精打細(xì)算”。首先，在制作會(huì)議預(yù)算的時(shí)候應(yīng)將節(jié)儉的因素考慮其中，做好明細(xì)，避免不必要的浪費(fèi)，做到隆重不鋪張、簡(jiǎn)潔不簡(jiǎn)單，在有限資金預(yù)算上爭(zhēng)取會(huì)議的最優(yōu)質(zhì)；其次精簡(jiǎn)會(huì)議場(chǎng)次和環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間，節(jié)約能耗和物資，保證會(huì)議效果的前提下提高工作效率，切實(shí)打造節(jié)約高效、求真務(wù)實(shí)的新型會(huì)議模式。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，只有懂得杜絕浪費(fèi)的企業(yè)，才能在市場(chǎng)中游刃有余。

五、結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，精益生產(chǎn)理論在企業(yè)的發(fā)展中日益發(fā)揮出它的強(qiáng)大的生命力，在后續(xù)工作中應(yīng)繼續(xù)對(duì)其細(xì)節(jié)和內(nèi)涵進(jìn)行深層次的思考，充分發(fā)掘它對(duì)企業(yè)會(huì)務(wù)工作的促進(jìn)、規(guī)范和指導(dǎo)作用，使企業(yè)會(huì)務(wù)工作更上一個(gè)新臺(tái)階。

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