辦公自動化對文書檔案管理的意義體會

陳慶杰

摘要：伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文書檔案的管理工作正面臨著全方位的變革，不管是從管理的理念、管理的方式、還是管理的手段，都面臨著革新和挑戰(zhàn)。在文書檔案的管理工作中，運用辦公自動化的管理方式和手段，可以進(jìn)一步的提高文書檔案管理的運行效率和使用效率，并且還可以提高工作人員的辦公效率，促使檔案資源可以在一定程度和空間內(nèi)得到共享。就對辦公自動化下的文書檔案管理工作展開研究。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.18.028

1.辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計算機(jī)的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的，在文書檔案管理的工作中，引用現(xiàn)代的辦公自動化技術(shù)，可以有效的提高辦公工作的效率，并且還可以為它的發(fā)展帶來很大的變化。例如，辦公自動化的應(yīng)用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經(jīng)驗，從而為后期能夠順利的運用這項技術(shù)奠定基礎(chǔ)。但是，電子文件檔案的運用過程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù)，才能保障其有效的功能，因此它在使用時也極具復(fù)雜。所以說，辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應(yīng)用還是一把雙刃劍，需熟練掌握。

2.自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點

2.1提高工作效率

由于計算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù)，近幾年由于它的介入，使得文書檔案的管理工作在一定程度上實現(xiàn)了全方面的自動化。在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書檔案管理工作，管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多，并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作，使得檔案管理工作的過程變得極其復(fù)雜?，F(xiàn)如今計算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入，使得這一工作過程變得簡單、有序。

2.2實現(xiàn)信息資源的共享

在檔案進(jìn)行管理工作的過程中，結(jié)合計算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系，可以使其在利用時的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對其進(jìn)行脫機(jī)處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率。其次，可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態(tài)。

2.3提高穩(wěn)定性和使用周期

在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中，由于紙張容易受損不方便保存等原因，使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象。但是，辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現(xiàn)這種問題，隨著文件儲存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善，管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需，這些載體相對來說都非常方便存、讀，以及有較長的存儲時間，并且便于傳遞。最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響，不容易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

3.文書檔案管理中辦公自動化的具體應(yīng)用

3.1規(guī)范管理體制

按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來講，很多單位對文書和檔案依舊實行不同部門的管理體制，這種部門的管理體制，使得文書檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化。因此，為了保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，對它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無可避免的，無論是前期還是后期，文書檔案的管理工作都應(yīng)該要歸屬于檔案管理部門，并對其實施統(tǒng)一的監(jiān)督管理。

3.2操作的統(tǒng)一化

辦公自動化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性，并且還要具備良好的應(yīng)用性能。所以，在它應(yīng)用的過程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外，還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn)。比如，確保數(shù)據(jù)的安全使用，促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運行。

4.辦公自動化的環(huán)境下文書檔案的管理工作

在辦公自動化的環(huán)境影響下，管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng)，雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷，容易增刪改動，但同時它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗，在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術(shù)和扎實的素質(zhì)水平。為了保證電子檔案文件的安全管理，檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專業(yè)知識的同時，還將要具備計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù)，要緊跟時代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì)。比如，采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，要定期的對存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份，防止電子文件受到隨意的修改，而影響它的完整性。

5.結(jié)束語

綜上所述，辦公自動化在今后的文書檔案管理工作中，有著廣闊的發(fā)展前景和應(yīng)用空間。實現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化是檔案工作的首要任務(wù)，它不但可以提高檔案的利用率，還可以提高管理工作人員的辦公效率。其次，就是在結(jié)合辦公自動化的技術(shù)下進(jìn)行文書檔案管理工作的時候，要完善和健全它的管理體制，并且要建立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能充分的發(fā)揮出辦公自動化的優(yōu)越性，促使文書檔案管理工作能夠做得更好。