淺談如何提高高校學(xué)生檔案管理在畢業(yè)招聘中的作用

胡弄娥

摘 要：社會(huì)在不斷發(fā)展前進(jìn)，現(xiàn)在的大學(xué)生畢業(yè)后早已不等著政府來分配工作，高校學(xué)生感覺自己的檔案“無用”，各個(gè)企業(yè)也覺得學(xué)生檔案于自己的用人管理等方面發(fā)揮不了多少作用，而各企業(yè)在選用人才時(shí)卻又常常有不知如何才能高效快捷選到中意人才的苦惱，我認(rèn)為應(yīng)該從三方面提高高校學(xué)生檔案在畢業(yè)招聘工作中的作用：一是完善基本材料，二是根據(jù)發(fā)展豐富檔案材料，三是積極做好高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；電子檔案；信息化建設(shè)

目前，各高?；窘ㄓ袑W(xué)生檔案管理制度，并根據(jù)制度給每名高校畢業(yè)生建有一個(gè)紙質(zhì)檔案袋，袋內(nèi)裝有學(xué)生高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍登記表、畢業(yè)生登記表、評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金記錄表、處分材料、黨團(tuán)組織檔案。當(dāng)學(xué)生找到用人單位后，學(xué)校根據(jù)用人單位的要求把檔案轉(zhuǎn)遞至其指定處。大部分用人單位都不直接接收學(xué)生檔案，一般都由用人單位所在地區(qū)的人力資源管理中心管理。所以，很多用人單位實(shí)際上并不審核或查閱學(xué)生檔案，學(xué)生檔案僅被公務(wù)員、部分有編制的事業(yè)單位及少數(shù)企業(yè)所接收。反觀用人單位。當(dāng)今學(xué)生在求職時(shí)可以通過投遞求職簡(jiǎn)歷讓用人單位比較快速地了解自己的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)過程，可是對(duì)于學(xué)生自己提供的獲獎(jiǎng)證書、職業(yè)資格證書等材料卻真假難辨。由于對(duì)學(xué)生提供的材料的真實(shí)可靠性以及對(duì)學(xué)生能力的質(zhì)疑，用人單位絞盡腦汁設(shè)計(jì)選拔方法。如何讓高校學(xué)生檔案管理工作在畢業(yè)生招聘工作中發(fā)揮作用，值得我們積極探索和加強(qiáng)研究。

一、根據(jù)制度文件，做好學(xué)生檔案基本材料

當(dāng)前，各高校都比較重視學(xué)生檔案的管理工作。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，各校建立了相應(yīng)的學(xué)生檔案管理制度，有專門的檔案工作室，并設(shè)有專職管理人員。但是，從各接收單位反饋的信息來看，有很多高校畢業(yè)生的檔案是不完整的，缺少高中檔案是最常見的。據(jù)近幾年的工作經(jīng)驗(yàn)來看，四川等幾個(gè)省份的高中檔案由學(xué)校用EMS統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，其他高中大部分由學(xué)生自己攜帶至高校，當(dāng)學(xué)生沒有意識(shí)到檔案的重要性時(shí)，很容易疏忽不管造成丟失。所以，根據(jù)現(xiàn)有情況來看，學(xué)校輔導(dǎo)員應(yīng)做好宣傳工作，并督促學(xué)生及時(shí)上交高中檔案，確保原始檔案的完整。

二、根據(jù)市場(chǎng)需求，豐富和完善高校學(xué)生檔案

從現(xiàn)有的檔案材料來看，所包含的內(nèi)容大致有這幾個(gè)方面：一是學(xué)生的個(gè)人基本信息，二是求學(xué)或工作經(jīng)歷，三是學(xué)生的成績(jī)及獎(jiǎng)懲，四是健康狀況。這些材料過于簡(jiǎn)單，對(duì)于用人單位來說沒有太多的參考價(jià)值，甚至抵不上一份簡(jiǎn)歷。所以，我們可以從下面幾個(gè)方面去豐富學(xué)生檔案材料，真正發(fā)揮學(xué)生檔案在求職中的作用。

（一）豐富學(xué)生履歷表。用人單位招人時(shí)，他們不僅看學(xué)生的學(xué)歷，更要看學(xué)生的實(shí)踐能力。所以學(xué)生在校期間參加的校內(nèi)外重大活動(dòng)、取得的重要成績(jī)，均以《實(shí)踐活動(dòng)鑒定表》的形式錄入紙質(zhì)檔。表格中有學(xué)生基本信息、活動(dòng)名稱、規(guī)模、參與事項(xiàng)、取得成績(jī)、活動(dòng)意義、舉辦方證明等內(nèi)容組成。這樣的表格能為學(xué)生實(shí)踐能力提供有力證明。

（二）增加體檢項(xiàng)目。因?yàn)轶w檢經(jīng)費(fèi)的限制，使得學(xué)生體檢流于一些簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，對(duì)于招聘單位來說并沒有太大的參考價(jià)值。如今的行業(yè)職業(yè)劃分越來細(xì)，每個(gè)人既有因知識(shí)方面而決定的就業(yè)范圍，還有應(yīng)性格、年齡、氣質(zhì)外貌等因素的影響而有更適合自己崗位，科學(xué)的求職心理測(cè)試應(yīng)該可以讓畢業(yè)生及用人單位做出更合適的選擇，這張表客觀體現(xiàn)出該學(xué)生更適合從事什么職業(yè)什么崗位，從而讓大家更迅速的找到適合的崗位。

（三）提高輔導(dǎo)員評(píng)語(yǔ)質(zhì)量。在《學(xué)生學(xué)籍登記表》《畢業(yè)生登記表》中都有輔導(dǎo)員評(píng)價(jià)一欄，但是評(píng)語(yǔ)一般采用空話、套話，千篇一律，沒有參考和借鑒的意義。要發(fā)揮好檔案的作用，輔導(dǎo)員應(yīng)該給予學(xué)生客觀、公正、中肯、符合時(shí)代需要的評(píng)語(yǔ)。輔導(dǎo)員做出的評(píng)語(yǔ)質(zhì)量不高，很大一部分原因是輔導(dǎo)員不敢講真話，害怕講真話對(duì)學(xué)生一輩子有壞影響，同時(shí)，也有輔導(dǎo)員自己信心不夠的一個(gè)表現(xiàn)，害怕自己說的話不準(zhǔn)確、看人不全不遠(yuǎn)。歸根結(jié)底，還是輔導(dǎo)員工作認(rèn)真程度不夠，所以導(dǎo)致評(píng)語(yǔ)失去了應(yīng)有的參考價(jià)值。

三、加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，建立成熟的高校學(xué)生電子檔案

（一）檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)力度不夠。一般高校都還只建立學(xué)生的基本信息表，還只有一套成績(jī)管理系統(tǒng)，這對(duì)我們用人單位來說是沒有什么參考價(jià)值的，況且這套信息也不會(huì)隨便給其他人用。嚴(yán)格來講，這樣的學(xué)籍信息電子稿還不能說是學(xué)生的檔案的電子稿。它更多的是為學(xué)校的班級(jí)管理、教務(wù)管理服務(wù)。學(xué)生的檔案一旦丟失，其實(shí)是很難再補(bǔ)到原有的那些信息的。學(xué)校的檔案室一般還是只存著學(xué)生錄取花名冊(cè)、畢業(yè)生花名冊(cè)的紙質(zhì)稿，這在證明學(xué)生的學(xué)籍及畢業(yè)情況上還是發(fā)揮了一定的作用，但在檔案信息化管理上面來講是完全不沾邊的。

2.學(xué)生檔案管理工作者的意識(shí)和管理水平不夠高。有很多高校管理層認(rèn)為：學(xué)生的檔案管理是一件很簡(jiǎn)單、很容易且不需要培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的工作。上崗前，也最多就是簡(jiǎn)單羅列幾條，布置安排檔案管理者需要做一些什么事情，對(duì)于這些材料的嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性等方面的認(rèn)識(shí)可能就沒有了，與其它各市州等檔案管理中心的對(duì)接等工作就更是靠摸著石頭過河了。像這種走一步想一步、出個(gè)問題問一下的做事狀態(tài)已完全不能適應(yīng)當(dāng)前告訴發(fā)展的管理模式了。

3.學(xué)生對(duì)檔案的重要性意識(shí)不夠。首先是填寫表格態(tài)度不認(rèn)真。由于學(xué)生在校期間多次填過相關(guān)的電子表、紙質(zhì)表，他們對(duì)表格的填寫已經(jīng)感到厭倦，也辨不清楚哪些非常重要哪些可以隨便糊弄，使得填寫出來的信息不準(zhǔn)確，如時(shí)間前后不一致、或與其他證明材料有出入，信息錯(cuò)填、漏填，還有隨意涂抹等現(xiàn)象。其次是對(duì)檔案材料的錯(cuò)、漏資料所帶來的的嚴(yán)重后果認(rèn)識(shí)不到位。對(duì)于學(xué)生來說，他們不知道檔案的殘缺會(huì)給自己今后的工作生活帶來些什么不便，有什么材料不齊，他們也不會(huì)去積極整理補(bǔ)充。

（二）如何提升高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮畢業(yè)生檔案在工作應(yīng)聘中的作用

1.政府加大資金投入。檔案信息化建設(shè)前期的開發(fā)研究、后期的運(yùn)行維護(hù)及更新?lián)Q代都需要大量的資金做強(qiáng)大的后盾。現(xiàn)在，檔案管理已經(jīng)不許收取任何費(fèi)用，檔案管理工作無法創(chuàng)收、沒有任何的其他經(jīng)濟(jì)效益，國(guó)家的財(cái)政支持已成為唯一的資金來源。各級(jí)財(cái)政部門應(yīng)單獨(dú)做出預(yù)算，保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.組建智庫(kù)加大研究力度。政府在給予了足夠的財(cái)政支持后，必須要組建一支高水平的研究團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案信息化建設(shè)全面研究。檔案的管理，不僅僅要保證各項(xiàng)信息的真實(shí)準(zhǔn)確，而且還要注意其秘密性質(zhì)，要切實(shí)做好查詢方便、調(diào)取快捷等方面的工作，更要做好安全保密工作，防止失密、泄密事件的發(fā)生。在安全方面的研究工作肯定將成為我們信息化建設(shè)的難題，這需要政府組織一支能力強(qiáng)、水平高的研發(fā)隊(duì)伍來進(jìn)行此項(xiàng)工作。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)。在檔案管理人員的素質(zhì)提升上面，一方面要引進(jìn)高水平、高質(zhì)量是新鮮血液，另一方面也要加大力度培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理工作人員。檔案的信息化必定要求工作人員既具備檔案管理方面的知識(shí)，同時(shí)也需要具備計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，所以新型復(fù)合型人才成了培養(yǎng)的新目標(biāo)。但是現(xiàn)有的這些人員不能簡(jiǎn)單退出，所以各單位可以用送培骨干力量、交流學(xué)習(xí)以及鼓勵(lì)其自身自學(xué)等方式來提高他們的檔案管理水平。

4.加大監(jiān)督管理的力度。資金到位、研發(fā)到位，檔案管理人員的學(xué)習(xí)到位，這三個(gè)方面都有了，但是并不意味著檔案信息化建設(shè)就能順利到位。各相關(guān)部門還要出臺(tái)相關(guān)政策、規(guī)章制度，督促和檢查各單位的工作質(zhì)量，確保檔案信息化建設(shè)真正落到實(shí)處，使信息化的檔案真正為需要的單位、企業(yè)帶來方便。