新時期電子檔案管理面臨的問題及對策探討

謝暉

【摘 要】隨著信息化技術的迅猛發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的改變，由傳統(tǒng)的紙質檔案形式轉變?yōu)楝F代電子檔案。電子檔案不僅減輕了勞動程度，大大提高了檔案管理工作效率和質量，還充分保障了檔案資源的安全性，有效避免了檔案丟失、篡改等不良事件的發(fā)生。但是目前我國的電子檔案管理還面臨著諸多問題，只有對這些問題進行詳細分析，針對性地采取措施予以改進，才能不斷提高我國電子檔案管理工作的質量和水平。

【關鍵詞】電子檔案；管理；問題；對策

檔案管理工作一直是我國一個非常重要的工作內容。隨著信息技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，我國的檔案工作也面臨著諸多的轉變，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經無法適應社會發(fā)展的現狀， 電子檔案管理迅速興起。采用電子檔案的管理方式，可以有效延長檔案的保存時間，提高檔案信息檢索的效率，為利用者節(jié)省大量的時間。但由此也帶來諸多弊端，如丟失信息、信息庫被黑客入侵、破壞了完整的數據、網絡病毒的傳播等等。針對這些問題，必需采取有效的措施予以解決，使其能夠更好的發(fā)揮積極的作用。

1.電子檔案概述

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，人們開始認識到計算機對于檔案管理的重要作用。1961年在倫敦舉行的第九次國際檔案圓桌會議上曾將數據自動化處理列入會議的議程，十年后即第十三次國際檔案圓桌會議上達成共識，即需要依靠信息化的手段來進行檔案的管理。此后近二十年間由于計算機技術瓶頸的影響，對于采用計算機來管理檔案的呼吁聲音也逐漸消失。直到20世紀80年代，國外一直沒有正式提出“電子文件”一詞。其專門術語的發(fā)展大致經歷了機讀文件、機讀檔案、電子文件等幾個階段，直到計算機技術迅猛發(fā)展的近幾年，才出現了電子檔案這一說法。

電子文件檔案在中國的發(fā)展開始于上個世紀90年代，1996年9月18日國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組，組織力量對電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進行研究。在2002年的時候，我國國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，在這一文件中，將電子文件檔案定義為“在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。

2.電子檔案管理存在的問題

進入信息化時代后，許多單位都采用了自動化辦公的運作方式，檔案的管理也轉換成了電子檔案管理方式，這可以省去大量的工作者來參與到檔案的管理工作。但由于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理的契合度并不高，使得檔案的管理工作，還存在一些技術上的銜接問題。有的單位的檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的知識，不能夠很好地勝任這一工作，使得我國電子檔案的管理工作，面臨著諸多亟需解決的問題。

2.1 原始性、真實性問題

原始性和真實性是一份檔案最重要的兩個屬性，電子檔案同樣也不例外。若是該檔案采用紙質化的制作方式，很容易就能夠分辨出該檔案是否是原始檔案，內容是否真實。但是在形成電子檔案的時候，人們可以任意就改變檔案當中的具體內容，這使得電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。同時，電子檔案并不是和其載體密不可分，其一旦離開了原有的載體，原始性就易受到破壞。在使用計算機形成文件材料的過程當中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發(fā)現和確定。在這樣的情況下，人們就很難分辨出這個檔案是否還是原始、真實的檔案。

2.2 保管性問題

電子文件在保管、使用、傳輸的時候都需要依靠載體，這就會受到計算機硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)等各方面因素的影響，同時也會受到網絡技術、以及數字化環(huán)境的制約。其中存儲載體對以上諸多因素的要求也會比較高，一旦遇到了一些惡劣的自然環(huán)境、黑客的入侵、病毒的迅速蔓延、硬盤損害、電壓不穩(wěn)定以及具體操作中的失誤等，都可能造成載體的崩潰，所負載的電子文件也會隨之消滅，重要信息會丟失。

2.3 安全性問題

如今是全球信息化的時代，全球每個角落的人們都能夠自由享受到網絡帶給大家的便捷，因特網具有較強的開放性，其覆蓋了全球各個地區(qū)，每個人都能夠自由地進入因特網當中，實現資源的共享。這也帶來了信息管理方面的安全性問題。在電子政務系統(tǒng)當中，很多重要文件的傳輸都是通過因特網來進行，電子文件在傳輸的過程中，很容易遭到黑客的攻擊，導致其內容泄露出來，或者內容被偽造。由于電子檔案的保密性能不高、信息泄露、對原始檔案刪改的不易查處等問題，困擾著電子檔案的正常接收、發(fā)送的工作，也妨礙了存儲、歸檔檔案的工作的正常進行，而現有的防火墻等防御技術，對蓄意入侵的黑客還難以防范。因此電子檔案的信息管理，還存在著嚴重的安全性不足的問題。

3.電子檔案管理對策分析

3.1 健全電子檔案管理的相關法律

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。檔案管理部門應不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性。同時應嚴格執(zhí)行管理制度，維護制度執(zhí)行的嚴肅性，制定相應的獎懲制度，提高制度的權威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關的法律、法規(guī)、制度與標準，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。

3.2 加強電子檔案管理技術措施

電子檔案管理需要采用相關的技術措施，保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性，提高電子檔案的可信度。因此我國在管理電子檔案的時候，應該針對我國實際國情，分析我國的技術水平，制定一個科學的、可行的檔案管理的標準，使檔案從原先的制作、收集，到隨后的整理、使用等，都能夠受到嚴格的制度規(guī)范，保證該檔案始終保持其原來面貌，內容足夠真實。這就需要加強檔案管理信息化的基礎設施建設，一方面要配備質量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設備。另一方面，積極運用信息技術與多媒體技術、信息技術等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設、檔案目錄數據庫建設、紙質檔案數字化建設、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數據庫的建設，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。

3.3 加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現代性的檔案管理理念，可通過培訓等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務方式，以更好的適應時代發(fā)展的新需求。一方面要加快培養(yǎng)精通計算機技術的檔案管理的專業(yè)人才，加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業(yè)知識和思想素質的學習，使他們精通計算機技術、熟悉檔案管理專業(yè)知識、熱愛檔案事業(yè)、素質高、責任性強，為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎。同時也要重視和加強對現從事電子檔案管理工作人員的培訓。增強他們的檔案管理專業(yè)知識，提高他們的素質，同時讓他們與時俱進，熟悉和使用計算機進行檔案管理操作，做到檔案管理現代化。

進入信息時代后，我國更多的文件管理工作都會依靠計算機技術來實現，紙質化的文件逐漸會被電子文件所取代。電子檔案管理可以利用先進的技術與設備提高檔案管理效率和利用率，還可以利用互聯(lián)網技術實現檔案資料的實時傳輸。但我們也要及時認識到我國電子文件檔案在管理過程中存在的各種問題，仔細分析原因，提出相應的解決措施，確保電子檔案管理的工作質量，更好地服務社會。

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